Учет и аудит материально-производственных запасов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Бухгалтерский учет и аудит материально-производственных запасов

2.1. Документальное оформление движения материально-производственных запасов

 

Движение материалов в организациях осуществляется в  результате операций, связанных с  поступлением, перемещением, отпуском и реализацией. Правильное и своевременное документальное оформление движения материалов, позволяет предупредить различные нарушения, вскрыть злоупотребления, повышает дисциплинированность материально ответственных работников.

Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм.

Документы, форма которых  не предусмотрена в указанном  перечне и в других альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления  документа;

-  наименование организации,  от имени которой составлен  документ;

-  содержание хозяйственной  операции;

- измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном  выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных  лиц.

Материалы могут поступать  в организацию различными способами: от поставщиков, от подотчетных лиц, приобретающих материалы за наличный расчет, от собственного производства, от списания пришедших в негодность основных средств.

Производственные запасы материалов пополняются за счет их приобретения у предприятий поставщиков или снабженческо-сбытовых организаций на основании договоров.

Договором, в соответствии с которым предприятие получает материалы, является договор поставки, основные положения которого изложены в статьях 506-524 Гражданского кодекса Российской Федерации. Договор поставки заключается между двумя конкретными организациями, и влечет определенные юридические последствия - устанавливает права и обязанности сторон договора, и прекращается после исполнения условий договора. По договору поставки организация-поставщик обязуется поставить в определенные сроки организации-покупателю в собственность продукцию по согласованной цене и в соответствии с согласованными техническими требованиями. В договоре должны обязательно определяться номенклатура, количество и качество продукции, сроки поставки и цена, а в долгосрочном договоре - наименование, групповая номенклатура и количество продукции, порядок и сроки согласования и представления спецификаций.

Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают товарные накладные и счета фактуры. К сопроводительным документам поставщика относятся также квитанции к железнодорожным накладным, товарно-транспортные накладные.

Расчетные и отгрузочные  документы (товарные накладные, счета-фактуры) на поступающие товарно-материальные ценности с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:

- зарегистрировать документы  в журнале учета поступающих  грузов;

- проверить соответствие  данных этих документов договору  поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки;

- сделать в карточках  или книге оперативного учета  соответствующие записи о выполнении договора поставки;

- акцептовать расчетные  документы поставщика или мотивированно  отказаться от акцепта;

- передать уполномоченному  лицу распоряжение на получение и доставку груза; перечень этих лиц устанавливается директором предприятия по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером;

- передать документы  в финансовый отдел или бухгалтерию.

Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и тому подобные) передаются соответствующему складу для руководства при приемке и оприходовании материальных ценностей.

Для получения материальных ценностей со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдается квитанция, товарно-транспортная накладная или наряд на выполнение работ по доставке груза и доверенность на его получение.

Доверенности (формы №  М-2 и № М-2а) применяются для  оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу или соглашению.

Доверенность в одном  экземпляре оформляет бухгалтерия  организации и выдает под расписку получателю. Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Доверенности должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером, иметь оттиск печати и паспортные данные получателя.

Форму № М-2а применяют  организации, у которых получение  материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику  предприятия, уполномоченному на получение  товарно-материальных ценностей, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации.

Выдача доверенностей  лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена, и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия доверенности - как правило, не более чем 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Доверенности, независимо от срока их действия, отбираются поставщиком при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями, на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой - подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.

По окончании отпуска  товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

В случаях перевозки грузов автотранспортом приемка материалов, поступающих на предприятие, осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78, предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

1) товарного, определяющего  взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;

2) транспортного, определяющего  взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Товарно-транспортная накладная  выписывается в четырех экземплярах:

- первый - остается у  грузоотправителя и предназначается  для списания товарно-материальных ценностей;

- второй, третий и четвертый  экземпляры, заверенные подписями  и печатями грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;  второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;  третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация-владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Порядок документального оформления операций отпуска материалов со складов предприятия зависит от того, для каких целей они отпускаются: систематически на производственные потребности или эпизодически в цеха и отделы на административные и общехозяйственные нужды.

Для оформления систематического отпуска основных видов сырья  и материалов со склада на производственные нужды используется лимитно-заборная карта формы М-8. Она выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала, как правило, сроком на один месяц. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Отпуск материалов на нужды организации, управления и  обслуживания производства, также осуществляется по требованию-накладной формы М-11. Данный документ применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Движение материально-производственных запасов также может отражаться по накладной на отпуск материалов на сторону по форме М-15. Этот документ применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов.

 

2.2. Учет материально-производственных запасов на счетах бухгалтерского учета.

 

Синтетический учет производственных запасов ведут, как уже отмечалось, на синтетических счетах 10 «Материалы», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материалов». Рассмотрим эти счета подробнее:

- счет 10 «Материалы» - предназначен для обобщения информации  о наличии и движении сырья,  материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке). Аналитический учет по счету 10 "Материалы" ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям (видам, сортам, размерам);

- 14 «Резервы под снижение  стоимости материальных ценностей» - предназначен для обобщения  информации о резервах под отклонения стоимости сырья, материалов, топлива и аналогичных ценностей, определившейся на счетах бухгалтерского учета, от рыночной стоимости (резервы под снижение стоимости материальных ценностей). Этот счет применяется также для обобщения информации о резервах под снижение стоимости других средств в обороте: незавершенного производства, готовой продукции, товаров;

- 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей» - предназначен для обобщения информации о заготовлении и приобретении материально-производственных запасов, относящихся к средствам в обороте;

- 16 "Отклонение в  стоимости материальных ценностей" - предназначен для обобщения информации о разницах в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления) и учетных ценах, а также о данных, характеризующих суммовые разницы.

На синтетических счетах учет материальных ценностей ведут  по фактической себестоимости или  по учетным ценам.

 При  учете   материалов по фактической себестоимости в дебет  материальных  счетов относят все расходы по их приобретению.

При поступлении материалов дебетуют счет 10  «Материалы» и  кредитуют:

- счет 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками»  - на стоимость поступивших материалов  по ценам поставщиков со всеми  наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами;

- счет 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами» - на стоимость различных услуг, связанных с приобретением материалов;

- счет 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» — на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

- счет 20 «Основное производство»  — на стоимость возвратных  отходов.

Материальные ценности, полученные от разборки списанных основных средств, и излишки материалов, выявленные при инвентаризации, оценивают по рыночной стоимости и приходуют по дебету счета 10 с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы». Материалы, полученные по договору дарения и безвозмездно,  принимаются на учет по рыночной стоимости по дебету счета 10 с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов».