Учет и аудит материально-производственных запасов

По мере списания безвозмездно полученных материалов на счета учета  затрат и по  другим причинам выбытия (в дебет счетов 20, 23, 25, 26 с кредита счета 10) их стоимость списывается со счета 98 в кредит счета 91.

 При приемке материалов от поставщиков могут быть выявлены излишки или недостачи фактически поступивших материалов по сравнению с документальными данными, оформляемые актом. Излишки приходуют по акту и расценивают по учетным ценам организации или по отпускным ценам. Затем отдел снабжения сообщает об излишках поставщику и просит  выслать платежное требование на стоимость излишков.

   Аналитический учет поступления  материалов в значительной мере  зависит от выбора учетной  цены. Если в качестве учетных  цен применяют средние покупные цены, то поступившие материалы отражают на  каждом аналитическом счете по средним ценам. Наценки сбытовых и  снабженческих организаций и транспортно-заготовительные расходы по всем поступившим материалам учитывают на аналитическом счете «Транспортно-заготовительные расходы ».

 Если учетной ценой  служит  плановая себестоимость материалов, то поступившие материалы отражают  на каждом аналитическом счете  по плановой себестоимости, а  разницу между фактической и  плановой себестоимостью материалов показывают на аналитическом  счете «Отклонения фактической себестоимости от плановой»

Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам. При этом составляют следующую бухгалтерскую проводку:

Дебет 20 «Основное производство» (материалы отпущены в производство);

Дебет 23 «Вспомогательные производства» (материалы вспомогательным производствам);

Дебет других счетов в  зависимости от направления расходов материалов (25, 26 и др.);

Кредит счета 10 «Материалы».

Проданные материалы  списывают с кредита счета 10 в  дебет счета 91 «Прочие доходы и  расходы». По дебету счета 91 отражают также  расходы, связанные с продажей материалов, и сумму НДС по проданным материалам.

Стоимость материалов по учетным ценам между различными счетами издержек производства и другим направлениям выбытия материалов распределяют на основании ведомости распределения материалов, которую составляют по данным первичных  документов о расходе материалов.

 По истечении месяца  определяют разницу между фактической  себестоимостью израсходованных материалов и стоимостью их по учетным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на которые  были списаны материалы по учетным ценам (счета  20, 23, 25, 26 и др.). При этом, если фактическая себестоимость выше учетной  цены, то разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской проводкой, обратную же разницу, что возможно при использовании в качестве цены плановой себестоимости материалов, способом «красное сторно», т.е. отрицательными числами.

При синтетическом  учете  материальных ценностей по учетным  ценам   дополнительно используют счета 15 «Заготовление и  приобретение  материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных  ценностей».

Счет 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» предназначен для учета заготовления и приобретения материальных ценностей, относящихся к средствам в обороте (материалы, животныe на выращивании и откорме, товары),

В дебет счета 15 относят покупную стоимость материальных ценностей, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщика, и другие расходы по приобретению материала с кредита счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в зависимости от того, откуда поступили материальные ценности, и от характера расходов по заготовке и  доставке материальных ценностей в организацию.

Материально-производственные запасы, фактически поступившие в  организацию, списывают по учетным ценам с кредита счета 15 в дебет счетов 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании»  и 41 «Товары».

Сумму разницы в стоимости  приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической  себестоимости приобретения  и учетных ценах, списывают со счета 15 в дебет счета 16. Остаток на счете 15 на конец месяца показывает наличие материально-производственных запасов в пути.

Израсходованные или  проданные материально-производственные запасы списывают на счета издержек производства и продажи с кредита материальных счетов по учетным  ценам.

Счет 16 «Отклонение в  стоимости материальных ценностей» предназначен для учета разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения и учетных ценах. Этот счет используют только в том случае, если на счетах 10, 11, 41 синтетический  учет ведут по учетным ценам.

Накопленные на счете 16 разницы  между фактической  стоимостью приобретенных  материально-производственных запасов и стоимостью их по учетным ценам списывают с кредита  счета 16 в дебет счетов издержек производства или обращения или других счетов пропорционально стоимости израсходованных  материально-производственных запасов по учетным ценам.

Аналитический учет по счету 16 ведут по группам материально – производственных запасов с приблизительно одинаковым уровнем  этих отклонений.

Для хранения материалов на предприятии существуют специализированные помещения - склады (кладовые). Кроме центрального склада в различных подразделениях могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов.

Для правильного учета  материалов важное значение имеет четкая организация работы склада. Важной предпосылкой рациональной организации учета является четкая система документооборота, строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей, компьютеризация складского учета. Если в бухгалтерском учете ведется, прежде всего, стоимостной учет материально-производственных запасов, выраженный в рублях, то на складах ведется учет в натуральных единицах измерения – штуки, комплекты, рулоны, килограммы, тонны и прочие.

Все операции движения материалов осуществляет кладовщик, являющийся материально-ответственным лицом. Материально ответственное лицо организует складской учет на складе и ведет его ежедневно под постоянным контролем бухгалтерии в карточках учета материалов по каждому сорту, виду и размеру. В карточке указывается название предприятия, номер карточки, склад, номенклатурный номер материала, единица измерения, наименование материала. Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их кладовщику.

Записи в карточках  учета материалов производятся только на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных, накладных на внутреннее перемещение материалов, накладных на отпуск материалов на сторону). После каждой записи о поступлении или расходовании материалов выводится остаток. Благодаря этому, кладовщик располагает активными сведениями о состоянии запасов материалов. Карточки располагаются в картотеке в порядке возрастания номенклатурных номеров.

Карточки складского учета материалов ведутся с составлением в конце месяца отчета, в зависимости  от организации складского учета. В  установленные сроки бухгалтер материального отдела принимает от материально-ответственного лица документы на приход и расход материалов, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра. Подтверждением приемки-сдачи документов здесь служит подпись работника бухгалтерии в карточке складского учета о проверке записей по каждой операции, что не противоречит действующим нормативным документам.

На местах ведется  количественный учет поступления и  использования материалов, полученных со склада. Приход материалов отражается в книге учета материалов на основании лимитно-заборных карт и требований-накладных. На основе требований и заказов составляется материальный отчет по цеху за месяц, который является основным аналитическим регистром по формированию себестоимости продукции в части прямых материальных затрат. Ежемесячно материальный отчет передается в бухгалтерию предприятия.

3. Инвентаризация материально-производственных запасов

      Инвентаризация материально-производственных запасов является важным средством контроля, предусмотренным законодательством и необходимым для качественного и точного отражения хозяйственной ситуации в организации.  В ходе инвентаризации проверяются наличие материальных ценностей, находящихся на хранении у материально ответственных лиц, условия их хранения, место расположения и порядок использования.

Инвентаризация материально-производственных запасов, в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, является обязательной в следующих случаях: при составлении годовой отчетности; в случае смены материально ответственных лиц на день приемки-передачи дел; после пожара или стихийных бедствий немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия; при установлении фактов утраты имущества вследствие краж, ограблений, хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества.

Процесс инвентаризации можно подразделить на несколько  этапов.

Этап первый - подготовительный. Этот этап включает в себя следующие мероприятия:

- подготовка приказа  о проведении инвентаризации;

- формирование инвентаризационной комиссии;

- определение сроков  проведения и видов инвентаризуемого  имущества;

- получение расписок  от материально ответственных  лиц.

На втором этапе происходит взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление  и проверка фактического наличия  материально-производственных запасов, а также составление инвентаризационных описей.

Третий этап - это сопоставление  данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. На этом этапе выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

Четвертый этап - оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета  приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, а лица, виновные в неправильном учете материально-производственных запасов, привлекаются к ответственности.

Перед началом инвентаризации, прежде всего, следует оформить приказ руководителя о проведении инвентаризации, зарегистрировать его в журнале. Для этих документов предусмотрены  специальные формы - ИНВ-22 и ИНВ-23. В приказе о проведении инвентаризации указываются содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также состав инвентаризационной комиссии. Приказ о проведении инвентаризации может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет сроки окончания инвентаризации, разграничивает обязанности между членами инвентаризационных комиссий.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты. В нее также могут входить представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Материально ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Такие же расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках материальных ценностей, правильность и своевременность оформления документов. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

Правильное оформление документов позволит в последующем  избежать множества различных недоразумений, которые могут повлечь за собой более крупные неприятности.

В тех случаях, когда  материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Некоторые материально-производственные запасы в процессе хранения под влиянием внешних факторов могут высыхать, испаряться, вымораживаться, высыпаться, разбиваться и проливаться. Для таких материалов разрабатываются и утверждаются отраслевые нормы естественной убыли. При инвентаризации подобных материалов часть недостачи, в пределах норм естественной убыли, может быть списана на издержки производства и обращения и отнесена в бухгалтерском учете на счета 20 "Основное производство" и 44 "Расходы на продажу", а оставшаяся часть должна быть отнесена на материально ответственное лицо. Нормы естественной убыли могут применяться только тогда, когда установлен факт недостачи. Их нельзя использовать просто как инструмент списания части материалов.