Учет и аудит расчетов по оплате труда в бюджетных организациях

 

Кроме выплат стимулирующего характера, Минздравсоцразвития Приказом от 29.12.2007 N 822 утвердил также Перечень выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных учреждениях и разъяснения о порядке установления выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных учреждениях приведен на рис. 1.2.

 

Рисунок  - 1.2. Выплаты компенсационного характера

 

В соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании" в редакции Федерального закона от 13.01.96 N 12-ФЗ ( ст. 41) образовательное учреждение, независимо от его организационно-правовой формы, вправе привлекать дополнительные финансовые, в том числе валютные, средства за счет предоставления платных дополнительных образовательных и иных предусмотренных уставом образовательного учреждения услуг, а также за счет добровольных пожертвований и целевых взносов физических и (или) юридических лиц, в том числе иностранных граждан и (или) иностранных юридических лиц.

Образовательное учреждение вправе использовать дополнительные привлеченные финансовые средства на функционирование и развитие учреждения, осуществление образовательного процесса, в том числе на приобретение предметов хозяйственного пользования, обустройство интерьера, проведение ремонтных работ, организацию досуга и отдыха детей, различные виды доплат работникам учреждения и другие нужды.

В условиях значительного дефицита бюджетных средств, выделяемых в последние годы на содержание и развитие системы образования, образовательные учреждения явно недостаточно используют имеющиеся возможности привлечения внебюджетных средств от предоставления дополнительных образовательных услуг спонсорских взносов физических и юридических лиц и т.п.

Состав источников образования таких средств представлен на рис. 1.3.

Рисунок - 1.3. Источники образования внебюджетных средств

 

Смета доходов и расходов по внебюджетным средствам определяет направления использования этих средств в структуре показателей ведомственной и экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации, в том числе:

-оплата труда;

-начисления на оплату труда;

-приобретение предметов снабжения и расходных материалов (медикаментов, мягкого инвентаря и оборудования, продуктов питания, горюче-смазочных материалов);

-командировочные и служебные разъезды;

-транспортные услуги;

-оплата услуг связи;

-оплата коммунальных услуг;

-оплата научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ;

-оплата текущего ремонта зданий и сооружений, оборудования и инвентаря;

-выплата стипендий;

-капитальное строительство;

-капитальный ремонт;

-приобретение нематериальных активов и т.д.

Во всех типах и видах образовательных учреждений имеются свои определенные источники и возможности поступления и расходования внебюджетных средств.

Они регламентированы соответствующими нормативными правовыми актами.

В Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н четко определен порядок построения счета, на основании которого можно определить сходства и различия в формировании счета при учете операций от средств бюджета и внебюджетной деятельности.

Схожими в формировании счета при учете бюджетной и внебюджетной деятельности являются:

1. структура счета;
2. коды синтетических и аналитических счетов (разряд 19-23);
3. содержание классификации операций сектора государственного управления (разряд 23 - 26).

Различиями в формировании счета при учете бюджетной и внебюджетной деятельности являются:

1. кодировка вида деятельности (в 18-м разряде применение цифры 1 означает бюджетную деятельность, 2 - внебюджетную);
2. содержание бюджетной классификации (разряды 1 - 17);
3. часть счетов используется только в бюджетной деятельности (например: 30400000, 30500000, 21002000), часть - только во внебюджетной (например: 21001000, 20101000).

Таким образом, особенности бухгалтерского учета бюджетных образовательных учреждений определяются отраслевой спецификой их деятельности, к которой относится и исполнение сметы расходов, являющейся основным плановым и финансовым документом в организации на текущий год, а также выделение фактических и кассовых расходов в разрезе статей бюджетной классификации.

Кассовыми расходами при бухгалтерском учете операций хозяйственной деятельности принято называть средства, выданные банком с бюджетных или текущих счетов образовательных учреждений на их расходы. Однако по ним нельзя судить о фактическом использовании средств, так как отдельные суммы могут быть начислены, но не выплачены (начисленная заработная плата; суммы, причитающиеся кредиторам за выполненные работы, за оказанные коммунальные услуги и др.). Поэтому в учете используется понятие фактических расходов.

Фактические расходы представляют собой действительные расходы образовательного учреждения по исполнению сметы, оформленные соответствующими документами, то есть это все средства, израсходованные в соответствии со сметами за отчетный период, независимо от того, были эти суммы выданы со счета в банке либо оплаты денежными средствами не было произведено (оплачены методом взаимозачета).

 

1.2 Документы по учету личного состава, труда и его оплаты

 

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 [17], а также первичные учетные документы, применяемые только в бюджетных организациях.

Основными документами для начисления заработной платы являются приказы руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и др. Эти документы должны поступать в бухгалтерию и обрабатываться соответствующим образом.

В отличие от ранее действовавшей Инструкции N 25н, новая Инструкция N 148н предусматривает применение бюджетными учреждениями ряда форм, которые похожи на унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1 . Так, например, для учета рабочего времени работников образовательных учреждений используется Табель учета рабочего времени (ф. 0504421).

Формы первичных документов для оформления операций по оплате труда и утвержденные Инструкцией N 148н:

0504401 - Расчетно-платежная ведомость;

0504403 - Платежная ведомость;

0504421 - Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

0504425 - Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используются унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1. Так, по учету кадров в бюджетных образовательных учреждениях необходимо применять формы первичных документов, указанные в таблице 1.2.

Таблица 1.2  - Унифицированные формы первичных документов по учету кадров

№ п/п	Номер формы	Наименование формы
1	Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
2	Т-1а	Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
3	Т-2	Личная карточка работника
4	Т-3	Штатное расписание
5	Т-4	Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
6	Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
7	Т-5а	Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
8	Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
9	Т-6а	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
10	Т-7	График отпусков
11	Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
12	Т-8а	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)
13	Т-9	Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
14	Т-9а	Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
15	Т-11	Приказ (распоряжение) о поощрении работника
16	Т-11а	Приказ (распоряжение) о поощрении работников

 

Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца. Авансы начисляются в суммах, не превышающих половину заработка, причитающегося работнику по итогам работы за месяц без распределения по видам надбавок и доплат. Начисление заработной платы за месяц и выплата за вторую половину месяца производятся по Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), в которой указываются табельные номера, фамилии и инициалы работников, суммы начисленной заработной платы, пособий, выданного аванса, удержанных налогов и др.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам осуществляются, как правило, по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002).

Расчеты с работниками при уходе в отпуск или увольнении производятся в записке-расчете, номер и дата которой должны соответствовать номеру и дате приказа о предстоящем отпуске или увольнении. Начисленные суммы переносятся в расчетно-платежную ведомость, открытую на текущий месяц. Если разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с общим расчетом, то выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордерам. Выплаченная сумма записывается в графе "Выплаты в межрасчетный период" расчетно-платежной ведомости.

В Платежной ведомости (ф. 0504403) по каждому работнику указываются фамилия, имя, отчество, его табельный номер, сумма к получению и расписка в получении суммы. На практике, кроме расчетно-платежных ведомостей, на каждого работника открывают карточки-справки (ф. 0504417), в которых отражают дату поступления его на работу, основной оклад (ставку), количество детей и иждивенцев, данные о приеме на работу и переводах, об использовании отпусков, количестве отработанных дней по месяцам, начисленной оплате (по видам) и удержаниях и суммах к выдаче и др. По этим данным рассчитывают средний заработок за любой период (для отпускных, оплаты по больничным листам и т.п.).

Для расчета среднего заработка при определении сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и в других случаях применяется Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425). В ней указывается период, на который предоставляется отпуск, количество расчетных дней основного и дополнительного отпусков, заработная плата по месяцам с указанием отработанных дней, а также по видам источников, средний месячный и дневной заработки, сумма за отпуск за текущий и будущий месяцы, удержания из заработной платы и выплаченная зарплата.

Расчетно-платежные и платежные ведомости подписываются составившими и проверившими их работниками. Разрешение на выплату заработной платы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер. В централизованных бухгалтериях расчетно-платежные и платежные ведомости составляются на каждое обслуживаемое образовательное учреждение, подписываются руководителем обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и их составителем.

На основании расчетно-платежных ведомостей делаются записи в Журнале операций расчетов по оплате труда (ф. 0504071). К нему должны быть приложены документы, на основании которых начисляется заработная плата (табели использования рабочего времени, выписки из приказов о зачислении, увольнении и др.). Обязательные реквизиты этого журнала определены п. 36 к Инструкции N 148н.

Выплата начисленных сумм (за минусом удержаний) производится кассиром из кассы образовательного учреждения (раздатчиком заработной платы при обслуживании учреждения централизованной бухгалтерией) либо может перечисляться безналичным путем в кредитную организацию или на карточный счет по желанию работников (на основании письменного заявления работника).

На предприятии оплата труда работникам должна производиться за фактически отработанное время и с учетом окладов, соответствующих штатному расписанию, утвержденному директором предприятия. При данной системе оплаты труда основным документом для начисления заработной платы служит табель учета использования рабочего времени. В организации должен осуществляется строгий контроль со стороны бухгалтерии за правильностью заполнения всех первичных документов, имеющих юридическую силу. Все начисления оплаты труда должны производиться только на основании документов, оформленных в соответствии с требованиями законодательства.

 

1.3 Учет расчетов по оплате труда в бюджетной сфере

 

Начисления за отработанное рабочее время. Размер оплаты повременщиков зависит от количества отработанных часов и часовой тарифной ставки. Работнику повременщику, отработавшему по табелю месячную норму времени не может быть установлена оплата ниже МРОТ и (кроме совместителей). Если в течение месяца изменилась тарифная ставка, то начисление за каждый период ведется по разным ставкам. Повременно почасовая оплата входит в ЧФОТ с отнесением на конкретный ШПЗ и рассчитывается по формуле:

ЧСПхКОЧ=ППО,

где ЧПС - часовая ставка повременщика, КОЧ - количество отработанных часов, ППО - повременно-почасовая оплата.

Оплата по утвержденным окладам выполняется умножением количества отработанных за месяц дней на стоимость дня в данном месяце, определяемом делением оклада на количество рабочих дней в месяц по графику. Оплата повременная по окладам входит в ЧФОТ с отнесением на конкретный ШПЗ и исчисляется по формуле: