Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

Основными целями инвентаризации в соответствии с Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, являются[44,c.230]:

- выявление фактического  наличия имущества и обязательств;

- сопоставление фактического  наличия имущества с данными  бухгалтерского учета;

- проверка полноты отражения  в учете обязательств.

Сроки проведения инвентаризации определяются руководителем предприятия, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами  должны проводиться не менее двух раз в год.

Для проведения инвентаризации приказом (распоряжением) руководителя предприятия назначается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия, срок начала и окончания работы. Инвентаризационная комиссия назначается  в составе: руководителя предприятия  или его заместителя (председателя комиссии); главного бухгалтера; начальников  структурных подразделений и  других специалистов.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для  признания ее результатов недействительными.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

- правильность расчетов;

- правильность и обоснованность  числящейся в бухгалтерском учете  суммы задолженности;

- правильность и обоснованность  сумм дебиторской, кредиторской  и депонентской задолженности,  включая суммы дебиторской и  кредиторской задолженности, по  которым истекли сроки исковой  давности.

Для отражения результатов  инвентаризации расчетов применяется  Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17), который  составляется не менее чем в двух экземплярах.

1.3 Раскрытие информации  и ошибки по учету расчетов  с поставщиками и подрядчиками  в бухгалтерской отчетности

Типичные ошибки и нарушения  при отражении в учете операций по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками

Информация о дебиторах  и кредиторах в бухгалтерской  отчетности организации раскрывается довольно подробно. Она приводится в бухгалтерском балансе, в расшифровке  к отчету о прибылях и убытках, в приложении к бухгалтерскому балансу[57,c.200]. Информация о расчетах с поставщиками и подрядчиками, отражаемая в формах бухгалтерской отчетности, представлена в таблице 2.

Таблица 2

Бухгалтерская отчетность, проверяемая аудитором при проверке расчетов с поставщиками и подрядчиками

Бухгалтерский баланс (форма  №1)

234 Авансы выданные. В графах 3 и 4 указывается сальдо субсчетов  счета 60, где отражен размер  авансов, выданных на срок более  12 месяцев (дебиторская задолженность)

245 Авансы, выданные. В графах 3 и 4 указывается сальдо субсчетов  счета 60, где отражен размер  авансов, выданных на срок менее  12 месяцев (дебиторская задолженность)

621 Задолженность поставщикам  и подрядчикам. В графах 3 и  4 указывается сумма, рассчитанная  таким образом: к кредитовому  сальдо (сумма задолженности) субсчетов  счета 60, на которых отражена  задолженность поставщикам и  подрядчикам, прибавить кредитовое  сальдо (сумма задолженности) субсчетов  счета 76, на которых отражена  задолженность поставщикам и  подрядчикам (расчеты по претензиям)

622 Векселя к уплате. В  графах 3 и 4 указывается сумма,  рассчитанная таким образом: к  кредитовому сальдо (сумма задолженности)  субсчетов счета 60, на которых  указана стоимость выданных векселей, прибавить кредитовое сальдо (сумма  задолженности) субсчетов счета  76, где также показана стоимость  этих векселей

Отчет о прибылях и убытках (форма №2)

Расшиф-ровка отдельных прибылей и убытков

260 Списание дебиторской  и кредиторской задолженностей, по которым истек срок исковой  давности Указываются суммы списанной в отчетном периоде дебиторской (графы 4 и 6) и кредиторской (графы 3 и 5) задолженностей, по которым истек срок исковой давности

Приложение к бухгалтерскому балансу (форма 5)

Раздел 6 "Дебиторская  и кредиторская задолженность" Дебиторская  задолженность: краткосрочная, в том  числе авансы выданные В графах 3 и 4 указывается сальдо субсчетов счета 60, где отражен размер авансов, выданных на срок более 12 месяцев

Дебиторская задолженность: долгосрочная, в том числе авансы выданные В графах 3 и 4 указывается сальдо субсчетов счета 60, где отражен размер авансов, выданных на срок менее 12 месяцев

Кредиторская задолженность: расчеты с поставщиками и подрядчиками В графах 3 и 4 указывается сумма, рассчитанная таким образом: к кредитовому сальдо (сумма задолженности) субсчетов счета 60, на которых отражена задолженность поставщикам и подрядчикам, прибавить кредитовое сальдо (сумма задолженности) субсчетов счета 76, на которых отражена задолженность поставщикам и подрядчикам (расчеты по претензиям)

Возможные ошибки и нарушения, свойственные учету расчетов с поставщиками и подрядчиками можно сгруппировать  следующим образом:

1 – в части организации  первичного учета;

2 – в части организации  бухгалтерского и налогового  учета[62,c.178].

В части организации первичного учета выделяют:

- арифметические ошибки  при фиксировании оперативного  факта (при измерении количества, веса, размеров);

- несвоевременная регистрация  оперативного факта на носителе  информации;

- регистрация хозяйственных  операций в документах неунифицированной  формы (в случае если для  данной операции унифицированный  документ предусмотрен);

- отсутствие необходимых  реквизитов, придающих документу  юридическую силу;

- нарушения, допущенные  при оформлении первичного документа  (заполнение документов средствами, не допускающими их долговременное  хранение, нарушения при внесении  исправлений в первичный документ);

- отсутствие графиков  документооборота;

- ошибки при регистрации  документа (количественные либо  качественные расхождения при  переносе данных из документа  в учетные регистры);

- несвоевременная регистрация  документа в учетном регистре (либо отсутствие данных в учетном  регистре по отдельным первичным  документам);

- нарушения сроков хранения  документации в архиве;

- уничтожение первичных  документов без акта о выделении  документов к уничтожению;

- нарушения при оформлении  дел с первичной учетной документацией  (касается кассовых и банковских  документов).

В части организации бухгалтерского и налогового учета типичными  ошибками расчетов с поставщиками и  подрядчиками являются[48,c.79-80]:

- перекрытие задолженности  одного контрагента авансами, выданными  другому контрагенту (проводка: Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" субсчет "Авансы выданные");

- несвоевременное списание  задолженности в связи с неверным  исчислением сроков исковой давности (проводка: Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками");

- возмещение входящего  налога на добавленную стоимость  по неотфактурованным поставкам (проводки: Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" субсчет "Неотфактурованные поставки" и Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям");

- отсутствие корректировки  по списанным на затраты товарно-материальным  ценностям (работам, услугам), ранее  отраженным как неотфактурованные поставки, документы по которым поступили и имеют несоответствия с ранее отраженными в учете показателями;

- возмещение входящего  налога на добавленную стоимость  по поставкам, обеспеченным выданными  организацией собственными векселями;

- несвоевременное предъявление  претензий поставщикам (проводка: Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет "Расчеты по претензиям" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"), отражение на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет "Расчеты по претензиям" нереальных сумм;

- неправильное отражение  на счетах учета суммовых разниц;

- списание безнадежного  долга на счет прочих доходов  и расходов при наличии ранее  образованного резерва под эту  задолженность (проводка: Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

- неправомерное признание  задолженности безнадежной и  ее списание за счет резерва  по сомнительным долгам либо  за счет внереализационных расходов (проводки: Дебет 63 "Резервы по сомнительным долгам" или 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" субсчет "Авансы выданные");

- отсутствие аналитического  учета по: поставщикам, неоплаченным  в срок расчетным документам, неотфактурованным поставкам, авансам выданным, выданным векселям, просроченным оплатой векселям;

- нарушение методологии  учета в части неверно составленных  корреспонденций счетов.

2. Оценка организации  бухгалтерского учета и системы  внутреннего контроля расчетов  с поставщиками и подрядчиками ООО "Вектор"

2.1.Особенности  финансово-хозяйственной деятельности ООО "Вектор"

Хозяйственное Общество в  форме Общества с ограниченной ответственностью "Вектор", действует в соответствии с законодательством Российской Федерации. Общество является юридическом  лицом, имеет в собственности  обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать  и осуществлять имущественные и  личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество имеет самостоятельный  баланс, круглую печать с фирменным  наименованием и указанием его  местонахождения, штампы, фирменные  бланки и другие средства визуальной идентификации.

Общество открывает расчетный  и иные, в том числе валютный, счета в банках на территории России и за рубежом, действует на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости.

Общество действует на основании Устава, Гражданского кодекса  РФ, действующего законодательства РФ. Если иное не предусмотрено законом  или договором, к сделкам Общества, совершенным на территории Российской Федерации; к сделкам, совершенным  за границей - законодательство соответствующего государства.

Исполнительным орган  общества является исполнительный директор. Директор без доверенности действует  от имени общества, в том числе  представляет его интересы на всех отечественных и иностранных  предприятиях, совершает сделки от имени Общества, утверждает штаты и отдает указания обязательные для исполнения всеми работниками общества.

ООО "Вектор" является субъектом рыночных отношений, и  деятельность его определяется ситуацией, складывающейся на потребительском  рынке страны, т.е. конъюнктуры рынка.

Общество создается с  целью получения прибыли, удовлетворения потребностей других предприятий и  населения в товарах и услугах  производственного и непроизводственного  назначения с высокими потребительскими свойствами и качеством как собственного изготовления так и изготовленных на других фирмах и частными лицами. Основным видом деятельности ООО "Вектор" является оптовая и оптово-розничная торговля цветами, семенами, садовым инвентарем, керамикой и т.д.

Как видно из схемы (рис. 2) фирма имеет многоуровневую систему  управления. Вся организация подчиняется  генеральному директору (учредителю). Управление осуществляется исполнительным директором, ему подчиняются бухгалтерия, юрисконсульт, секретарь - референт. В  бухгалтерию сдают отчеты менеджеры. В свою очередь начальник отдела продаж осуществляет договорные отношения  с поставщиками и контролирует совместно  с исполнительным директором поставку.

Рис. 2 Организационная структура  управления ООО "Вектор"

Имущество Общества состоит  из Уставного капитала, резервного и других специальных финансовых фондов, а также зданий, сооружений, оборудования транспортных средств  и другого имущества, приобретаемого Обществом в Установленном Законом  порядке. Уставный капитал Общества составляет 230 000 (двести триста тысяч) рублей.

По состоянию на 01.01.2009 на балансе ООО "Вектор" находилось основных средств на сумму 1097 тысяч  рублей, в основном это производственное оборудование и офисная оргтехника. Предприятие имеет участок незавершенного строительства (склад), который должен быть введен в эксплуатации в 4 квартале 2009 года.

Прибыль является основным качественным показателем, характеризующим  конечный результат деятельности ООО "Вектор". Прибыль как финансовый результат представляет собой разность между суммой всех расходов и отчислений. Проведем краткий анализ хозяйственной деятельности ООО "Вектор", данные бухгалтерского баланса за 2008 год и отчета о прибылях и убытках за этот же период (Приложения 2,3).

Выручка от продажи товаров (работ, услуг) за 2008 год выросла по сравнению с предыдущим годом  на 6937 тыс.руб. или на 7,71 %. Себестоимость увеличилась на 6,08 % или на 5419 тыс.руб., не смотря на это ее доля в выручки от продажи товаров сократилась на 1,5 п.п. Отрицательным фактором, значительно повлиявшим на формирование конечного финансового результата, является увеличение процентов к уплате, их доля составлявшая за 2007 год 0,92 %, в 2008 году выросла до 2,42%, а темп роста составил 414,26 %. Это связано с тем, что в декабре 2008 года исследуемое предприятие получило кредитов в размере 14 000 тыс.руб.