Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

Проверка расчетов по претензиям. Претензия предъявляется поставщикам, если счет поставщика оплачен и акцептован до поступления ТМЦ (оказания работ, выполнения услуг), а при приемке  на склад обнаружилась недостача  ТМЦ против отфактурованного количества либо обнаружились несоответствия принятых ТМЦ (работ, услуг) по ценам, качеству, номенклатуре против оговоренных в договоре величин. На неудовлетворенные претензии поставщику должен быть предъявлен иск.

При проверке таких операций аудитор должен убедиться, что претензия  действительно была предъявлена  и что отраженные на счете 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по претензиям" суммы соответствуют значениям, указанным в коммерческом акте. Кроме  того, важно, чтобы претензия была предъявлена своевременно, так как  в противном случае суд может  отказать в удовлетворении иска. И наконец, пакет документов, приложенных к претензии и исковым заявлениям, должен быть доказательным, в частности в нем должны присутствовать, как минимум, претензионный расчет, коммерческий акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке ТМЦ (в качестве - при приемке выполненных работ, оказанных услуг), претензионное удостоверение о полномочии участников количественной и качественной выбраковки, документы, подтверждающие произведенные расходы, стоимость которых возмещается за счет поставщика.

Проверка учета курсовых и суммовых разниц. Если у проверяемой организации есть поставщики-нерезиденты или расчеты между контрагентами-резидентами производятся в рублях, а в договоре сумма указана в иностранной валюте или в условных единицах, то в учете возникают курсовые и суммовые разницы. При проверке аудитор должен убедиться в правильности расчета курсовых разниц, отнесенных на внереализационные доходы и расходы организации. В соответствии с п.7 положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2000), утвержденного приказом Минфина России от 10.01.2000 г. N 2н, пересчет должен производиться по курсу Банка России, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте (при импорте ТМЦ - на дату перехода права собственности на импортированное имущество, при импорте услуг - на дату фактического потребления услуги), а также на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности. В случае образования суммовых разниц (при расчетах между контрагентами-резидентами) эти разницы относятся на уменьшение (увеличение) расходов по обычным видам деятельности согласно п.6.6 положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 6.05.99 г. N 33н. Соответственно в учете должны присутствовать дополнительные либо сторнировочные записи по дебету счетов производственных запасов и затрат и кредиту счета 60.

Проверка правильности списания дебиторской задолженности за счет внереализационных расходов или за счет резервов по сомнительным долгам. В ходе этой процедуры аудитору необходимо выяснить, создаются ли в организации резервы по сомнительным долгам и были ли в течение проверяемого периода случаи списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, либо не реальной к взысканию. Если учетной политикой предусмотрено создание резервов по сомнительным долгам, то аудитору следует иметь в виду следующее. В соответствии с п.4 ст.266 НК РФ сумма резерва определяется по результатам проведенной в конце предыдущего отчетного (налогового) периода инвентаризации дебиторской задолженности. По сомнительным долгам со сроком возникновения свыше 90 дней суммы отчислений включаются в резерв в полной сумме, по сомнительным долгам со сроком возникновения от 45 до 90 дней - в размере 50% суммы долга, со сроком возникновения меньше 45 дней - в резерв не включаются. Общая сумма резерва не должна превышать 10% выручки отчетного (налогового) периода и может быть использована только на покрытие убытков от безнадежных долгов, признанных таковыми в соответствии с законодательством (истечение срока исковой давности; невозможность взыскания, подтвержденная соответствующим актом государственного органа, либо ликвидация предприятия). Суммы отчислений в резерв по сомнительным долгам производятся равномерно в течение отчетного (налогового) периода (п.3 ст.266 НК РФ). Расходы по списанию долгов, признанных безнадежными к взысканию, осуществляются только за счет суммы созданного резерва, в случае превышения суммы списываемой задолженности над суммой созданного резерва разница подлежит включению в состав внереализационных расходов (п.5 ст.266 НК РФ).

Для аудитора не маловажным является хорошее знания организации бухгалтерского учета.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина РФ № 94н, учет расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг организуется на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". На этом счете  отражают расчеты по выданным авансам  и по задолженности поставщикам  по неоплаченным поставкам.

Счет по отношению к  балансу - активно-пассивный; сальдо дебетовое - свидетельствует о суммах авансов  или предоплат, перечисленных поставщикам; сальдо кредитовое - о суммах задолженности организации поставщикам и подрядчикам по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам; оборот по дебету - о суммах оплат, списаний и зачетов за отчетный месяц; оборот по кредиту - о суммах по принятым к оплате акцептованным платежным документам и неотфактурованным поставкам за отчетный месяц.

На этом счете учитываются  расчеты:

1) за полученные товарно-материальные  ценности, принятые выполненные  работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, воды и т.п., а также по  доставке или переработке материальных  ценностей, расчетные документы  на которые акцептованы и подлежат  оплате через банк;

2) за товарно-материальные  ценности, работы и услуги, на  которые расчетные документы  от поставщиков или подрядчиков  не поступили, т.е. так называемые  неотфактурованные поставки;

3) за излишки товарно-материальных  ценностей, выявленные при их  приемке, - когда фактическое количество  поступивших ценностей превышает  количество, указанное в расчетных  документах поставщиков.

Излишки, выявляемые при  приемке материальных ценностей, должны отражаться в первичных учетных  документах. Так как появление  излишков признается отклонением от нормального режима поставки, то применяются  специальные формы первичных  учетных документов, утвержденные Госкомстатом для предприятий и организаций  различных видов деятельности;

4) за полученные услуги  по перевозкам, в том числе  расчеты по недоборам и переборам  тарифа (фрахта);

5) за все виды услуг  связи;

6) генерального подрядчика  со своими субподрядчиками при  выполнении договора строительного  подряда;

7) генерального подрядчика  со своими субподрядчиками при  выполнении договора на выполнение  научно-исследовательских, опытно-конструкторских  и технологических работ (НИОКР). Данный перечень не является  исчерпывающим.

Аналитический учет расчетов с поставщиками организуется в разрезе  поставщиков, договоров, расчетных  документов, видов расчетов. При  этом необходимо выделить расчеты по авансам выданным либо в аналитическом разрезе, либо на отдельных субсчетах.

Наиболее наглядно построение учета расчетов с поставщиками можно  проанализировать на базе журнально-ордерной формы учета, заполнив журнал-ордер  № 6. Журнал-ордер № 6 - комбинированный  регистр, аналитический учет в котором  организуется в разрезе каждого  товаро-сопроводительного и платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Журнал-ордер № 6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнале-ордере № 6 записываются номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам организации и стоимость по платежному документу поставщика с выделением в отдельную графу суммы налога на добавленную стоимость, указанной в расчетном документе. Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой, а суммы по платежным требованиям - в разрезе видов материалов (основные, вспомогательные, полуфабрикаты, топливо и т. п.). Сумма претензий записывается на основе актов. Суммы задолженности поставщикам и подрядчикам, обеспеченные выданными организацией векселями, не списываются со счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", а учитываются обособленно в аналитическом учете.

Построение аналитического учета должно обеспечить возможность  получения необходимых данных по:

- поставщикам по акцептованным  и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- поставщикам по неоплаченным  в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставкам;

- авансам выданным;

- поставщикам по выданным  векселям, срок оплаты которых  не наступил;

- поставщикам по просроченным  оплатой векселям;

- поставщикам по полученному  коммерческому кредиту и др.

3. Разработка рекомендаций  по оптимизации расчетов с  поставщиками и подрядчиками ООО "Вектор" на основании проведенной аудиторской проверки

3.1 Выводы по  состоянию учета расчетов с  поставщиками и подрядчиками

По результатам аудиторской  проверки аудитор должен составить  отчет аудитора, находящий свое отражение  в аналитической части аудиторского заключения (аудиторское заключение приведено в приложении 6).

Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить разумную уверенность в том, что финансовая (бухгалтерская) отчетность не содержит существенных искажений. Аудит проводился на выборочной основе и включал в себя изучение на основе тестирования доказательств, подтверждающих значение и раскрытие в финансовой (бухгалтерской) отчетности информации о финансово-хозяйственной деятельности, оценку принципов и методов бухгалтерского учета, правил подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности, определение главных оценочных значений, полученных руководством аудируемого лица, а также оценку общего представления о финансовой (бухгалтерской) отчетности.

На базе данных анализируемого предприятия разработаем основные выводы аудитора по состоянию учета  и внутреннего контроля ООО "Вектор", проверке подвергается наиболее существенные участки учета, такие как расчеты с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, учет реализации товаров, учет формирования прибыли, а также учет некоторых налогов.

В компании ООО "Вектор" применяет автоматизированную систему бухгалтерского учета с использованием программ “1С: Бухгалтерия v.7.7” и “Заработная плата + Кадры”.

Рабочий план счетов утвержден  на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного приказом МФ РФ № 94н от 31.10.2000г.

В соответствии с "Положением по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  РФ", утвержденным приказом МФ РФ от 29.07.1998 г. № 34н, выручка от реализации продукции (работ, услуг) определяется по мере отгрузки.

Учет расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей и  услуг исследуемое предприятие  ООО "Вектор" веден на счете 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками". На этом счете отражают расчеты по выданным авансам и по задолженности  поставщикам по неоплаченным поставкам.

При получении от поставщика материальные ценности на ООО "Вектор"по кредиту счета 60 делается запись:

Дебет 41, Кредит 60

- отражена задолженность  перед поставщиком материальных  ценностей.

Эта проводка делается в  момент перехода права собственности  на материальные ценности.

При оприходовании выполненных работ (оказанных услуг), в ООО "Вектор"задолженность перед подрядчиком отражается так:

Дебет 44 Кредит 60

- отражена задолженность  перед подрядчиком по выполненным  работам, оказанным услугам.

Если задолженность перед  поставщиком погашена и ему перечислены  денежные средства, в ООО "Вектор"делается запись по дебету счета 60:

Дебет 60 Кредит 50 (51, 52,...)

- перечислены поставщику (подрядчику) денежные средства.

На конец 2 квартала 2007 года за ООО "Вектор" числится кредиторская задолженность, что подтверждает оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 (Приложение 5), НДС выделенный поставщиками в счетах-фактурах приходовался правильно, на счет 19 "НДС по приобретенным ценностям".

Все оплаченные от поставщиков  счета-фактуры регистрируются в  журнале регистрации счетов-фактур.

Проверка организации  бухгалтерского учета расчетов с  поставщиками и подрядчиками в ООО "Вектор" показала, что на предприятии  в обязательном порядке со всеми  поставщиками продукции, заключаются  договора на поставку. Все договора оформлены полностью и правильно, для их составления прибегают  к услугам юриста.

Задолженность перед поставщиками и подрядчиками, которая отражается по кредиту счета 60, - это кредиторская задолженность предприятия. Если с  момента возникновения кредиторской задолженности прошло три года, то есть истек срок исковой давности, такая задолженность списывается. Списание задолженности в ООО "Вектор" отражается по дебету счета 60:

Дебет 60 Кредит 91-1 "Прочие доходы"

- списана задолженность  перед поставщиком (подрядчиком)  в связи с истечением срока  исковой давности.

На предприятии крайне редко возникает задолженности  с истекшим сроком исковой давности, претензии в этих случаях выставляются не всегда.

Все первичные документы  по поставке товаров имеются в  наличии и составлены в полном соответствии с предъявляемыми к  ним требованиями.

Аналитический учет по счету 60, ведется по каждому контрагенту  с соблюдением всех требований. Записи аналитического учета соответствуют  записям в главной книге и  балансе.

По итогам каждого года в обязательном порядке проводятся сверка взаиморасчетов со всеми клиентами, при выявлении неправильно оприходования товаров, суммы по ним дооприходываются либо сторнируются в том периоде в котором были выявлены с выявлением виновных лиц.