Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

В процессе подготовки программы  аудита аудитор обязан принимать  во внимание полученные им оценки неотъемлемого  риска и риска средств контроля, а также требуемый уровень  уверенности, который должен быть обеспечен  при процедурах проверки по существу, временные рамки тестов средств  контроля и процедур проверки по существу, координацию любой помощи, которую  предполагается получить от аудируемого лица, а также привлечение других аудиторов или экспертов.

Ниже приведены план и  примерная программа проведения аудиторской проверки расчетов с  поставщиками и подрядчиками на анализируемом  предприятии ООО "Вектор".

Таблица 11

План аудита расчётов с  поставщиками и подрядчиками

Таблица 12

Программа аудит учёта  расчётов с покупателями и заказчиками

Аудиторская проверка анализируемого предприятия ООО "Вектор" осуществлялась аудиторской фирмой ОО "Бизнес аудит" в течении 4 недель, 22 рабочих дней, проверку производили 2 представителя аудиторской фирмы. Период проверки по инициативе руководства аудируемой фирмы ООО "Вектор" был выбран 2008 год, это связано с большим документооборотом и проводимых хозяйственных операций на предприятия,, а также возможности исключения подобных нарушений в дальнейшем. Аудиторская проверка 2009 года запланирована на май 2010 года.

Проверку состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками рекомендуется  начинать с анализа материалов инвентаризации расчетов.

Инвентаризация расчетов заключается в выявлении по соответствующим  документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах. Учитывая, что сами предприятия в  большинстве случаев проводят инвентаризацию расчетов с низким качеством (либо вообще не проводят), аудитор должен установить сроки возникновения задолженности  по счетам дебиторов и кредиторов, ее реальность и лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности (согласно гражданскому кодексу РФ срок исковой  давности установлен 3 года).

Результаты инвентаризации отражают в акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и другими  дебиторами (кредиторами) (форма N ИНВ-17) и специальной справке (приложение к форме N ИНВ-17).

Специального бланка для  акта сверки расчетов нет, поэтому его  составляют в произвольной форме. Акт  составляют по каждому дебитору и  кредитору в 2 экземплярах:

первый экземпляр остается в бухгалтерии;

второй экземпляр направляют в организацию, с которой производилась  сверка.

Акт хранят в архиве организации 5 лет.

В случае необходимости нужно  провести сверку расчетов с дебиторами и кредиторами с составлением актов сверок. Для этой работы можно  привлечь и сотрудников бухгалтерии  проверяемого предприятия.

Путем прослеживания и  арифметического контроля устанавливается  правильность ценообразования при  реализации продукции (работ, услуг), используемые наценок; отсутствие случаев расчетов с покупателями по ценам ниже себестоимости  при бартерных сделках, взаимозачетах, использовании векселей.

Действующим законодательством  предусмотрен предельный срок исполнения обязательств по расчетам, по договорам, равным трем месяцам с момента  фактического получения товаров (работ, услуг). Сумма не истребованной кредитором задолженности по указанным обязательствам подлежит списанию по истечении четырех  месяцев со дня фактического получения  предприятием-должником товаров (работ, услуг), как безнадежная дебиторская  задолженность на убытки предприятия  кредитора (однако сумма этой задолженности  не уменьшает налогооблагаемую прибыль)[52,c.87-88].

В проведении аудиторской проверки с поставщиками и подрядчиками можно выделить два основных момента:

1. Организация первичного  учета:

Проверка достоверности (полноты и точности) фактов оприходования товарно-материальных ценностей, принятия к учету работ, услуг. С помощью этой процедуры достигается уверенность в том, что в организации присутствует вся первичная документация по всем поступившим ценностям и всем оказанным услугам за отчетный период. Выборку на данном участке целесообразно осуществлять следующим образом: по операциям по поступлению ТМЦ путем репрезентативной выборки с помощью случайного или систематического отбора, по операциям по приобретению работ, услуг путем непредставительной выборки в зависимости от предмета договоров, их стоимости и прочих факторов. Проверяя полноту отражения приобретенных работ, услуг, аудитор может использовать информацию о типичном "наборе" услуг, предоставляемых проверяемой организацией за определенный период, полученную, например, в результате устного опроса или просмотра учетных регистров за предыдущие периоды. При этом аудитору надлежит сверить данные первичных приходных документов с договорами и на поставку с тем или иным поставщиком. Затем необходимо проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке по журналу регистрации счетов-фактур. После этого необходимо сверить полученные данные с данными складского учета или с информацией от бухгалтерии о принятых к учету работах, услугах.

Проверка оперативности  регистрации фактов поступления  сырья, оказания услуг. Аудитор должен установить причины расхождений (если таковые есть) между датами совершения хозяйственных операций и сроками  их регистрации в учете, а также  выяснить, разовый или систематический  характер носят такие факты. Из беседы с главным бухгалтером (или его  заместителем) аудитор должен выяснить, каким образом и в какие  сроки обрабатываются поступившие  на предприятие документы, каковы основные каналы поступления документов, ведется  ли их централизованная регистрация  и т.д. Полезно также ознакомиться с перечнем постоянных и разовых  контрагентов предприятия, причем документам последних уделить особое внимание.

Проверка законности первичной  учетной документации, оформляющей  операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками. Цель проведения данной процедуры - получение достаточного количества доказательств того, что  весь массив ПУД имеет юридическую  силу (т.е. соблюдены все требования к оформлению документации). Аудитор  полистно просматривает те документы, которые были отобраны им для проверки ранее (в соответствии с выбранными критериями). К проверке документации, оформляющей операции, по которым  были обнаружены расхождения, следует  подойти с особой тщательностью. По результатам проведения данной процедуры  аудитор должен выявить общий  уровень соблюдения правил оформления документов по данному участку и, выявив нарушения, отразить их в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов нет либо они оформлены  неверно (отдельные реквизиты отсутствуют  либо в документах есть исправления), обязательно должна быть учтена при  дальнейшей проверке отражения этих операций на счетах учета.

Проверка соблюдения графика  документооборота. С помощью этой процедуры устанавливается наличие  или отсутствие графика документооборота по операциям с поставщиками и  подрядчиками, на все ли первичные  документы он составлен, а также  работает ли этот график в действительности. При необходимости аудитор может  также лично проследить за движением  конкретного документа и исполнением  сроков его создания и обработки. Если графиков документооборота нет  или они подготовлены формально, то появляется риск того, что некоторые  первичные документы могут отсутствовать  или быть утеряны, будут приняты  к учету (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно, например в следующем отчетном периоде, а также риск приписок и прочих злоупотреблений. Следовательно, на документацию, на которую нет графиков документооборота или если эти графики реально не работают, при проведении следующей процедуры аудитор должен обратить особое внимание.

Проверка полноты и  точности регистрации документа  в учетных регистрах. В результате данной процедуры аудитор получает достаточное количество доказательств  того, что при принятии документов к учету соблюдены шесть основных принципов[52,c.91]:

было достаточно оснований  для регистрации каждого документа;

все документы, оформляющие  проверяемые операции, зарегистрированы полностью;

все документы отражены в  соответствии с экономической сущностью  операции и по всем документам произведен точный количественный и качественный перенос данных в систему учета;

все документы зарегистрированы своевременно;

все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной  операции учетных регистрах;

каждый документ принят к  учету единожды.

Выборка документов, проверяемых  в рамках данной процедуры, должна производиться  с учетом результатов предшествующих процедур. Особое внимание следует  уделить документам, на которые не составлены графики документооборота, и операциям, по которым первичные  документы отсутствуют либо в  них отсутствуют определенные реквизиты.

Проверка организации  хранения документов и организации  доступа к первичной учетной  документации. Если в организации  нет четко установленного порядка  хранения документации в период исполнения документов и в период хранения уже  исполненных документов в архиве, то присутствует большой риск несанкционированного доступа к ПУД. Это может привести как к утере документов, так и к различного рода злоупотреблениям с первичной учетной документацией (приписки, исправления в документах, уничтожение или подлог документов и т.п.). Организации обязаны хранить первичную учетную документацию не менее пяти лет согласно п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н. Соблюдение этого срока также надлежит проверить в ходе проведения данной процедуры. Источниками информации аудитору могут служить графики документооборота, содержащие сроки сдачи документов в архив, оформленные к передаче в архив и уже хранящиеся в архиве дела, акты о выделении документов к уничтожению. В ходе проверки может быть использована информация о наличии или отсутствии в организации системы паролей доступа к автоматизированным рабочим местам, на которых осуществляются создание и обработка документов данного раздела учета.

2. Организация бухгалтерского  и налогового учета:

Проверка реальности задолженности. Цель этой процедуры - достижение уверенности  в том, что задолженности перед  контрагентами числятся на счетах учета  в реальных значениях. Данная процедура - одна из важнейших в аудите расчетов с поставщиками и подрядчиками, так  как операции с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют возможность для мошенничества, растрат и искажений финансовой отчетности. Аудитору необходимо знать типичные способы совершения и сокрытия подобных действий. Наиболее значительных размеров мошенничество может достигать при осуществлении закупочных операций. Нарушения при закупках сырья могут быть как простыми (например, предъявление в качестве оправдательных документов накладных и счетов фиктивных фирм, что легко выявляется в ходе инвентаризации и сверок расчетов), так и очень сложные, которые почти невозможно вскрыть при помощи аудиторской проверки, когда мошенничество осуществляется по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки в целях обеспечения неверных кассовых выплат. Аудитору следует убедиться также в том, что за проверяемый период не было случаев перекрытия кредиторской задолженности перед одним контрагентом дебиторской задолженностью другого. Кроме того, суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности должны быть своевременно списаны на внереализационные доходы организации.

Проверка расчетов по неотфактурованным поставкам. С помощью этой процедуры проверяется отражение на счетах учета операций по получению ТМЦ (работ, услуг) от сторонних организаций, не подтвержденных в течение определенного срока первичными документами. Отсутствие подтверждающих документов выявляется в ходе проведения аудита системы первичного учета по данному разделу. При проверке необходимо принимать во внимание, что аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" должен обеспечивать получение данных по неотфактурованным поставкам и что материальные ценности (работы, услуги) по неотфактурованным поставкам должны быть учтены по ценам и на условиях, предусмотренных договором. Аудитору надлежит убедиться в том, что истребование документов по неотфактурованным поставкам производится в организации в разумные сроки. В случае неотфактурованных поставок, по которым подтверждающие документы отсутствуют достаточно долгое время (имеется в виду, что на момент составления отчетов - налоговых и финансовых - документы еще не поступили), аудитору надлежит убедиться в том, что входящий НДС по таким поставкам не был принят к возмещению. Если же подтверждающие документы поступили и имеются расхождения в ценах и номенклатуре, то аудитору следует проверить правильность корректировки сумм по соответствующим позициям на счетах бухгалтерского учета, которые к моменту поступления документов уже были списаны на затраты проверяемого периода. Если корректировке подлежат данные за предыдущие отчетные периоды, то целесообразно также проверить правильность корректировки соответствующих налоговых и финансовых отчетов.

Проверка расчетов по векселям выданным и расчетов по коммерческим кредитам. Если в организации практикуется проведение расчетов собственными векселями, то аудитору необходимо обратить внимание на то, что аналитический учет по счету 60 должен обеспечить возможность получения данных в разрезе поставщиков по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил, и по просроченным оплатой векселям. Кроме того, по векселям, просроченным оплатой, с истекшим сроком исковой давности следует проверить своевременность списания кредиторской задолженности на внереализационные доходы организации.

Если ТМЦ поступили  на условиях коммерческого кредита  либо кредиторская задолженность обеспечена векселем и предусматривает уплату поставщику определенного процента, то большое значение имеет учет процентов  по этим обязательствам. В настоящее  время проценты по долговым обязательствам признаются расходом организации в  целях налогообложения при соблюдении следующих условий, указанных в п.п.2 п.1 ст.265 и п.1 ст.269 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).