Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

Цены на приобретенные  товары, услуги соответствуют ценам оговоренным в договорах.

Поставщики и подрядчики. в отношениях с которыми были допущены нарушения договорных обязательств, штрафные санкции никогда не выставляли, в связи с тем, что с большинством клиентов предприятие работает давно и имеет прочные финансовые отношения.

3.2. Разработка  рекомендаций по оптимизации  расчетов с поставщиками и  подрядчиками

Основной рекомендацией  по ведению бухгалтерского учета, является переход предприятия любой отрасли  к автоматизированному способу  ведения бухгалтерии. Это экономит не только время, но и расходы на содержание лишних бухгалтеров. На крупных  предприятиях учет считается достаточно трудоемкой процедурой и требует  привлечения нескольких работников.

Применение автоматизированных программ при учете расчетов с  поставщиками и подрядчиками, дает возможность, и это является самым  главным достоинством, в любой  момент времени узнать текущую задолженность  перед поставщикми.

Абсолютно все автоматизированные программы бухгалтерского учета  на сегодняшний день снабжены функцией учета денежных средств, оформления всех кассовых операций, расчетов с  поставщиками, в том числе с  баками по кредитам и займам. Они  выражается не только в том, что программа  способна вводить в журнал операций проводки, но и вывода на экран исходных итоговых данных по результатам ведения  учета, аналитической информации.

Технической базой автоматизированного  рабочего места бухгалтера являются персональные компьютеры. Выбор техники  осложняется тем, что ежегодно фирмы-производители  поставляют на рынок новое изделие  или серию изделий.

Малые предприятия характеризуются  небольшим документооборотом и  численностью сотрудников, ограниченным числом проводок, наличием одного - или  двух бухгалтером. Для автоматизированного  внедрения бухгалтерского учета  здесь достаточно одной персональной электронно-вычислительной машины типа IBM. Программные продукты для малых  предприятий (типа "1С:бухгалтерия", "Финансы без проблем", "Инфобухгалтер", "Турбо-Бухгалтер" и др.) ориентированы на выполнение сводного учета и частично аналитических расчетов.

В основу классификации программ бухучета может быть взят состав выполняемых  ими функций, зависящий в основном от размера предприятия или организации. Накопленный опыт составления и  применения программ компьютеризации  бухгалтерского учета позволяет  классифицировать их на четыре группы:

- мини-бухгалтерии;

- интегрированная система  бухгалтерского учета;

- комплексная система  бухгалтерского учета;

- сетевая версия бухгалтерского  учета.

Пакеты "Мини-бухгалтерии" предназначены для бухгалтерий  с малой численностью, без ярко выраженной специализации сотрудников  по конкретным участкам учета. Это программы, ориентированные на малый бизнес, включают большое количество популярных сегодня программ, достаточно универсальных  и логически законченных, под  общим названием "Проводка-Главная  книга-Баланс", выполняющих в основном функции ведения синтетического и несложного аналитического учета.

Основой всех пакетов является правильное отражение финансово  -хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок и составление на их основе необходимой бухгалтерской отчетности (Главной книги, оборотно- сальдовой ведомости, Баланса, различных форм финансовой отчетности).

Как правило, пакеты этого  класса ориентированы на пользователя непрофессионала, и довольно просто осваиваются бухгалтером. Он освобождается  от ручной работы по ведению учетных  регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составлению  отчетности. На экране дисплея оперативно отражаются по счетам обороты, входящие и исходящие сальдо, обороты Главной  книги. Все выходные формы выводятся  на экран, жесткий диск, дискету и  печать.

Как правило, пакет расположен на одной-двух дискетах и предусматривает  ведение бухгалтерского учета на одной ПЭВМ. Для программирования используются в основном различные  системы управления базами данных: Clipper, FOXBASE, FOXPRO и другие.

К типовым программным  продуктам этого класса, имеющим  наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие пакеты: "1С: бухгалтерия", " Инфософт " (АРМ БУП), "Финансы без проблем", "Финансист2", "Турбо - Бухгалтер ".

Наиболее распространенной программой является "1С: бухгалтерия", рассмотрим организацию ее технологии.

Пакет программ "1С: бухгалтерия" ориентирован на ведение бухгалтерского учета на малых предприятиях и  состоит из двух независимых программ:

- первая - Учет бухгалтерских  операций типа "Проводка-Главная  книга-Баланс";

- вторая - "Платежные поручения", обеспечивающая оформление таких  документов, как платежные поручения,  платежные требования - поручения,  реестр чеков, счета.

Программа "1С: бухгалтерия" имеет много достоинств, что и  привлекает фирмы при ее покупке. Она ориентирована на привычную  ручную работу бухгалтера (журнально-ордерную систему), при этом значительно упрощая  ее (рассчитана на пользователя-непрофессионала). Меню программы составлено в очень  удобной форме; ведутся автоматические расчеты, представляется возможность автоматического перерасчета остатков и оборотов после ввода и изменения операций. Существует режим расчета внутри квартала за один месяц и за любой интервал, также имеется возможность автоматизации первичного учета (приходные, расходные кассовые ордера, авансовые расчеты и так далее). Накопление на счетах ведется автоматически, при этом значительно упрощается документооборот. Включена функция калькулятора и памяти, существует формирования карточек по всем счетам, автоматическое получение шахматки, оборотно-сальдовой ведомости (за любой период), баланса предприятия, а также других форм отчетности, то есть с помощью этой программы можно вести автоматически синтетический и аналитический учет.

На основании произведенных  в течение месяца (квартала, года) операций в журналах хозяйственных  операций по счету 60 программа также  способна выводить исходные итоговые отчеты по счетам, субсче6там, группам  счетов, датам и другим требуемым  признакам, достаточен уровень вывода аналитической информации.

В программе существует возможность  печати всех необходимых документов, введена возможность настройки  печатающего устройства. Программа  предлагает набор форм отчетности для  анализа финансового состояния  предприятия на основе показателей, принятых в международной практике.

Компания 1С: Бухгалтерия  выпустила новую версию программы 1С: Деньги. Она предназначена для  крупных корпораций и ведет централизованный локальный учет движения денежных средств  в касса, счетах банков и ценных бумаг сразу в нескольких отделениях компаний. В отличие от своих старых версий программа оснащена системой экономического (финансового) анализа, дающего пользователю информацию о динамики денежных средств, и в достаточности о степени оборачиваемости, окупаемости и многих других показателях. Выводы можно получать на любую дата, виды поступления и выбытия средств.

С некоторым отрывом по обозначенным выше функциям и оперативности  в мире автоматизации аналитических  процедур существуют по значимости программы  ИнфоБухгалтер и Комтех+, которые на 2000 год делали упор на планирование денежных потоков организации, расчеты финансовых показателей управляемости активами организаций, расчеты процентов за кредит и степени их окупаемости. Программы способны быстро получить информацию о фактических остатках денежных средств, ценных бумаг и предполагаемые их поступления и расход, ранее зарезервированного бухгалтером – аналитиком.

Таким образом, автоматизированные системы учета высоколиквидных  активов в последнее время  получили направления на обеспечение  пользователя возможностям применения методов финансового анализа  в целях развития в организациях оперативного управления финансами.

На анализируемом предприятии ООО "Вектор" учет ведется с применением автоматизированной программы " 1С: Бухгалтерия 7.7", что говорит о высоком уровне качества обработки первичной информации.

Одним из серьезных нарушений выявленных в учете расчетов с поставщиками и подрядчиками является имеющая место на исследуемом предприятии следующая ситуация. В некоторых случаях поставщики ООО "Вектор" является одновременно и покупателем товаров (работ, услуг). В этом случае производится взаимозачет задолженностей. Понятие взаимозачетной операции определено в статье 410 ГК РФ. В ней сказано, что взаимозачетная операция - это способ полного или частичного погашения обязательства путем зачета встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования.

В бухгалтерском учете  взаимозачет отражается проводкой:

Дебет 60 Кредит 62.

- произведен взаимозачет  задолженностей.

В январе 2007 года ООО "Вектор" продало ООО "Космос" партию товаров на сумму 54 000 руб. (в том числе НДС - 9000 руб.) по договору N 24. Себестоимость партии товаров - 30 000 руб. Исследуемое предприятие ООО "Вектор" определяет выручку от продажи товаров для целей налогообложения по отгрузке.

В бухгалтерском учете  ООО "Вектор"были сделаны проводки:

Дебет 62 Кредит 90-1

- 54 000 руб. - отражена выручка  от продажи товаров и задолженность  ООО "Космос" за проданные  товары;

Дебет 90-2 Кредит 41

- 30 000 руб. - списана себестоимость  проданных товаров;

Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет "Расчеты  по НДС"

- 9000 руб. - начислен НДС  к уплате в бюджет.

В конце месяца бухгалтер  ООО "Вектор" сделал проводку:

Дебет 90-9 Кредит 99

- 15 000 руб. (54 000 - 30 000 - 9000) - отражена  прибыль отчетного месяца.

В феврале 2007 года ООО "Вектор" получило от ООО "Космос" по договору N 28 партию товаров. Стоимость партии товаров - 54 000 руб. (в том числе НДС - 9000 руб.). В бухгалтерском учете ООО "Вектор" при оприходовании товаров были сделаны проводки:

Дебет 41 Кредит 60

- 45 000 руб. (54 000 - 9000) - оприходованы  поступившие от "Космоса" материалы;

Дебет 19 Кредит 60

- 9000 руб. - учтен НДС.

К этому моменту оплата от ООО "Космос" по договору N 24 не поступила, а ООО "Вектор" товары, полученные по договору N 28, не оплатило.

Таким образом, задолженность "Космоса" перед ООО "Вектор" по договору N 24 составила 54 000 руб. (в  том числе НДС - 9000 руб.). Задолженность  ООО "Вектор"перед "Космосом" по договору N 28 также составила 54 000 руб. (в том числе НДС - 9000 руб.).

ООО "Вектор"предложило ООО "Космос" произвести зачет встречных однородных требований. Организации составили акт сверки взаимных задолженностей, и ООО "Вектор"направила в адрес "Космоса" заявление о проведении взаимозачета.

Зачет в бухгалтерии был  отражен записью

Дебет 62 Кредит 60.

Но следует иметь в  виду, что с 1 января 2007 года после  вступления в силу закона N 119-ФЗ при  прекращении встречного обязательства  неденежными средствами стороны должны будут фактически перечислять друг другу сумму налога исходя из величины погашаемого обязательства.

Это связано с тем, что  п. 2 ст. 167 НК РФ признан утратившим силу, то есть норма о том, что прекращение  встречного обязательства неденежными средствами признается оплатой, перестает действовать.

Одновременно изложен  в новой редакции п. 4 ст. 168 НК РФ согласно которому при осуществлении товарообменных операций, зачетов взаимных требований, а также при использовании  в расчетах ценных бумаг, сумма налога, предъявляемая налогоплательщиком покупателю товаров (работ, услуг, имущественных  прав) уплачивается ему на основании  платежного поручения на перечисление денежных средств.

Сумма налога, обязательно  должна быть перечислена через расчетный  счет на основании отдельного платежного поручения.

Отсутствие такого поручения  влечет за собой отсутствие права  на применение налоговых вычетов.

Таким образом, данное положение  закона исключает возможность уплаты НДС наличными денежными средствами через кассу организации, если налогоплательщик планирует включить соответствующие  суммы налога в состав налоговых  вычетов. "Просто так", даже при  наличии счетов-фактур и документов, подтверждающих прекращение встречного обязательства, соответствующие суммы  налога нельзя отнести в состав налоговых  вычетов. Для этого придется их фактически перечислить.

Следовательно, для прекращения  взаимных обязательств с формой ООО "Космос" исследуемое предприятие  должно было обменятся перечислением денежных средств на сумму НДС и впредь внимательно отслеживать подобные ситуации.

Как незначительный недостаток в организации бухгалтерского учёта  расчетов с поставщиками на предприятии  можно отметить то, что в учётной  политике (Приложение 1) не предусмотрено  создание резерва по сомнительным долгам. В современных условиях большинство  договоров на поставку подписываются  с учетом предоплаты, при этом покупатель не застрахован от ситуации в которой он оплатил поставщику за предполагаемую поставку, а тот не выполнил своих обязательств, при этом на счету 60 возникает дебиторская задолженность.

ООО "Вектор" рекомендуется  создавать резерв по сомнительным долгам. Учитывая, что отражение резерва  в бухгалтерском учёте законодательно не прописано, считаем целесообразным ООО "Вектор" предусмотреть в  учётной политике формирование резерва  по сомнительным долгам в бухгалтерском учёте по тем же правилам, что и в налоговом учёте.

Преимущество будет заключаться  в том, что:

1. Для начисления налога  на прибыль можно использовать  данные бухгалтерского учёта,  не корректируя их;

2. Уменьшится количество  разниц между бухгалтерским и налоговым учетом прописанных в ПБУ 18/02, что во многом облегчит учет данного участка.

Изучение организации  системы внутреннего контроля ООО "Вектор" позволяет оценить  её эффективность как среднюю. Недостатки действующей системы контроля заключаются  в том, что инвентаризация расчётов производится только 1 раз год, сроки  возникновения задолженности проверяются  выборочно и нерегулярно, имеются  случаи невыставления претензии.

По результатам проведенных  исследований для улучшения состояния  расчетов поставщиками можно предложить:

1. контролировать политику  диверсификации в отношении кредиторов, т.е. ориентироваться на увеличение  их количества для уменьшения  риска не поставок одним или  несколькими крупными поставщиками;