Учет и ревизия наличия, поступления и использования материалов

На субсчете 069 "Запасные части" учитываются запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах (медицинских, электронно-вычислительных и других), оборудовании, тракторах, комбайнах, транспортных средствах (моторы, автомобильные шины, включая покрышки, камеры и ободные ленты и т.п.). [23]

В рабочем  плане счетов "НИИ ПБ и проблем ЧС Республики Беларусь" имеются все вышеперечисленные субсчета 06 счета "Материалы и продукты питания", однако  из Отчёта о движении материальных ценностей видно, что в деятельности организации используются субсчет 060 "Материалы для учебных, научных и других целей", субсчет 061 "Продукты питания", субсчет 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности", субсчет 064 "Топливо, горючие и смазочные материалы", субсчет 066 "Тара", субсчет 069 "Запасные части" субсчета (Приложение Ф).

В соответствии с Законом о бухгалтерском  учете и отчетности активы оцениваются  в бухгалтерском учете в следующем  порядке:

• активы, приобретенные за плату, оцениваются по стоимости, определяемой путем суммирования фактически произведенных расходов на их покупку (включая стоимость самого объекта активов, таможенные пошлины, иные платежи, а также затраты на заготовку и доставку объекта, в том числе осуществляемые другими организациями), т.е. по фактической стоимости. В соответствии с действующим законодательством в фактическую стоимость материальных запасов, приобретенных за счет средств государственного бюджета, включается налог на добавленную стоимость на основании документов поставщиков;
• активы, полученные безвозмездно, оцениваются по рыночной стоимости на дату их оприходования, определяемой на основе цены на данный или аналогичный вид активов, действующей на дату оприходования активов, полученных безвозмездно. Данные о цене должны быть подтверждены документально или экспертным путем;
• активы, изготовленные в самой организации, оцениваются по стоимости их изготовления, в которую включаются фактически произведенные затраты, связанные с использованием в процессе изготовления активов основных средств, сырья, материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов, и иные затраты на их изготовление, т.е. по фактической себестоимости;
• оценка активов, стоимость которых выражена в иностранной валюте, производится в белорусских рублях путем пересчета иностранной валюты по официальному курсу, устанавливаемому Национальным банком Республики Беларусь на дату совершения хозяйственной операции.

Применение  иных методов оценки активов допускается  в случаях, предусмотренных законодательством [26].

В бюджетных  организациях имеются следующие  особенности формирования фактической  стоимости приобретаемых за плату  материальных запасов.

Материалы и  продукты питания, при ввозе которых  предоставляются льготы по налогам  и таможенным платежам, приходуются  по стоимости, включая предоставленные  льготы.

Фактическую стоимость материальных запасов  можно рассчитать только по окончании  месяца, когда бухгалтерия будет  иметь слагаемые этой стоимости, а движение их в организации (поступление, расходование) происходит ежедневно, что  оформляется соответствующими первичными документами. Обработка первичных документов в оценке по фактической стоимости возможна лишь по окончании месяца, а не по мере возникновения первичных документов, что при большой номенклатуре материальных запасов затрудняет организацию своевременного учета и отчетности.

Поэтому иногда возникает потребность в использовании  в текущем учете (в течение  отчетного периода) твердых, заранее  установленных цен, называемых учетными. В качестве твердых учетных цен  могут использоваться средние покупные цены, плановая себестоимость приобретения и др. По этим ценам ведется учет поступивших и израсходованных  материальных ценностей в течение  месяца.

Одновременно  в течение месяца ведется учет отклонений фактической стоимости  поступивших материальных ценностей  от их стоимости по учетным ценам  на субсчете 210 «Расходы к распределению». По окончании месяца определяется сумма  отклонений (+ или -) и процент отклонений, с помощью которых учетная  стоимость поступивших, израсходованных  и оставшихся на конец месяца материальных ценностей доводится до их фактической  стоимости [1, c. 152-160].

В НИИ данный метод не применяется. Учет материальных ценностей в бухгалтерии ведется в количественном и суммовом выражении по наименованиям материалов и ответственным лицам. Материальные запасы, за исключением продуктов питания и медикаментов, в НИИ учитываются по фактической стоимости, включающей затраты на производство, приобретение, хранение, транспортировку, стоимость услуг товарных бирж, комиссионные вознаграждения и другие расходы. Учет материальных запасов и включение в состав себестоимости услуг материалов и других материальных запасов производится по средневзвешенным ценам.

В тоже время МСФО подходит к оценке запасов следующим образом: учет запасов в международных стандартах регламентируется МСФО 2 "Запасы". МСФО (IAS) 2 «Запасы», ориентированный на то, что активы не должны учитываться по стоимости, превышающей сумму, которая, как ожидается, может быть получена от их продажи или использования, позволяет оценивать материальные запасы по наименьшей из двух величин: по себестоимости или по чистой цене продажи (по текущей рыночной стоимости за вычетом затрат на продажу).

При отпуске  запасов (кроме товаров, учитываемых  по розничным ценам) в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:

• по себестоимости каждой единицы;
• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретения запасов (способ ФИФО).

Применение  одного из перечисленных способов по группе запасов производится в течение  отчетного года и определяется в  учетной политике организации.

В НИИ учет материальных запасов и включение в состав себестоимости услуг материалов и других материальных запасов производится по средневзвешенным ценам.

Так как материальные ценности включают в себя большое  количество элементов, классифицировать эти элементы крайне важно для  их всестороннего и более детального учёта. В планировании и учете  материальные запасы (материалы) группируются по их функциональной роли в деятельности организации, а также по сортам, маркам, размерам и другим параметрам, характеризующим  их конкретные потребительские свойства.    В рабочем плане счетов "НИИ ПБ и проблем ЧС Республики Беларусь" имеются все вышеперечисленные субсчета 06 счета, однако  из Отчёта о движении материальных ценностей видно, что в деятельности организации используются следующие субсчета: 060 "Материалы для учебных, научных и других целей", 061 "Медикаменты и перевязочные средства", 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности", 064 "Топливо, горючие и смазочные материалы", 066 "Тара", 069 "Запасные части".

1.3  Значение, задачи учёта и ревизии материальных запасов

Материалы в  бюджетных учреждениях, как и  в сфере материального производства, играют одну из первостепенных ролей  в обеспечении нормальной их деятельности, надлежащего качества оказываемых  услуг и выполняемых работ. Полное и своевременное обеспечение  учреждений материалами является важным условием выполнения ими своих функций, создания необходимых предпосылок  для воспроизводства рабочей  силы.[6, с. 291]

Запасы представляют собой один из важнейших факторов обеспечения постоянства и непрерывности  воспроизводства в бюджетных  организациях.  Главным условием функционирования бюджетных организаций  является полное обеспечение материальными  ресурсами и рациональное их использование. Непрерывность эффективной деятельности организации требует, чтобы постоянно находилось на складах достаточное количество сырья и материалов, для полного удовлетворения потребностей производства в любой момент их использования. Всестороннее изучение и правильное понимание сущности запасов материальных ценностей, их значения и роли в экономике любого типа организаций, стоит в ряду важнейших проблем по экономии и рациональному использованию материальных ценностей страны и задач по совершенствованию материально-технического снабжения всех предприятий страны. [7, с. 158]

В настоящее  время наблюдается рост потребности  учреждений непроизводственной сферы  в материальных ресурсах, которая  может быть удовлетворена экстенсивным (приобретением большего количества материалов) или интенсивным путём (более экономным использованием имеющихся ресурсов).

В условиях экономического кризиса и под  влиянием инфляционных процессов, в  связи с нехваткой бюджетных  средств перед большинством бюджетных  учреждений стоит задача, связанная  с обеспечением их материальными  ценностями, необходимыми для нормальной деятельности учреждений.[2]

Основными задачами учёта материальных запасов являются:

• обеспечение сохранности и контроля за движением и правильным использованием всех материальных ценностей;
• соблюдение установленных норм запасов и расходов, своевременное выявление используемых материалов, подлежащих реализации в установленном порядке;
• получение точных сведений об остатках, находящихся на складах учреждений.

Задачами  ревизии материальных запасов являются:

• обеспечение их полной сохранности, контроля за использованием в соответствии с установленными нормами и целевым назначением;
• выявление излишних и не используемых материальных ценностей, подлежащих реализации или передаче организациям своей системы;
• получение точных сведений об их остатках, находящихся на складах организаций;
• характеристику полноты удовлетворения заявок учреждения на материалы, комплектности и своевременности их поступления;
• изучение состояния запасов материалов учреждений;
• полноты использования назначений по смете;
• характеристику соблюдения денежных и натуральных норм расходов;
• изучение факторов, влияющих на полноту исполнения сметы по расходам на материалы;
• поиск внутренних резервов повышения эффективности использования материальных ценностей и разработка мероприятий по их внедрению.[8]

Значение  достаточного наличия материальных запасов в бюджетных учреждениях крайне велико для обеспечения нормальной и эффективной их деятельности, надлежащего качества оказываемых услуг и выполняемых работ. Полное и своевременное обеспечение учреждений материалами является важным условием выполнения ими своих функций.

2 Организация учета материалов

2.1 Учёт  материалов на складах и документальное оформление поступления и отпуска материалов 

Правильность  ведения учета в местах хранения ценностей оказывает большое  влияние на состояние складского учета предприятия, так как при его запущенности создаются наиболее благоприятные возможности для нарушений и злоупотреблений. Для этого ознакомимся с фактическим состоянием складского учета на отдельных складах.

        В целях  обеспечения  сохранности  и  правильной  постановки учета   материальных   ценностей  необходимо  обеспечить  надлежащую организацию складского учета. Хранение материальных ценностей должно производиться  на складах, т.е.  оснащенных  стеллажами,  решетками  на   окнах,   весовыми   и измерительными    приборами,   холодильными   установками помещениях.   Порядок размещения материальных  ценностей  в  складских  помещениях  должен обеспечивать  быстроту  операций по их приемке,  выдаче и проведению инвентаризации.  Ответственность  за  приемку,  хранение  и   отпуск материальных   ценностей  возлагается  на  определенных  материально ответственных лиц,  назначенных  приказом  руководителя  учреждения. Смена    материально   ответственных   лиц   должна   сопровождаться инвентаризацией  складов [13, с. 232].

        В НИИ материальные ценности принимаются и хранятся в помещениях на полигоне. Данные помещения складскими не являются. Приемку материалов  осуществляет материально ответственное лицо.

        При отгрузке материалов на склад поставщик предоставляет к ним сопроводительные документы (счет-фактуру, спецификацию, опись, упаковочный ярлык и др.), свидетельствующие о наименовании и количестве находящегося в нем товара.

       Учет материальных   ценностей  на  складе  должен вестись  материально- ответственным лицом в книге складского  учета ф. М-17  только  по наименованиям, сортам и количеству [14, с. 37-40].

       Так как в НИИ отсутствуют складские помещения, книга формы М-17 в организации не ведется.  В исследуемой организации учет    материальных  ценностей  в  бухгалтерии  ведется   в количественном  и  суммовом  выражении по наименованиям материалов и ответственным  лицам. Материальные ценности, за исключением продуктов питания  и  медикаментов,  учитываются  по  фактической   стоимости, включающей    затраты   на  производство,  приобретение,   хранение, транспортировку и другие расходы.

       Бухгалтерия    систематически    осуществляет    контроль    за поступлением  и расходованием материальных ценностей, находящихся на полигоне,  а также сверяет свои записи по учету материалов с записями, ведущимися на складе материально ответственным лицом непосредственно им в собственных записях.