Учет и ревизия наличия, поступления и использования материалов

        Данные  в учетные регистры по приходу записываются на основании первичных документов  тем числом,  когда получены ценности. В первичных документах должны быть  указаны следующие данные:  от  кого  поступили материалы или продукты  питания, банковские реквизиты, наименование, сорт, единица измерения, количество (вес), цена и сумма, дата поступления на склад и расписка материально ответственного лица, принявшего эти ценности. [16, с. 21-25]

        В организации существуют следующие источники поступления денежных средств на приобретение материальных ценностей:

• безвозмездное поступление;
• покупка материальных ценностей, в том числе за счет бюджетных и внебюджетных средств;
• при оприходовании излишков.

        Приемка материальных ценностей должна производится в соответствии с Положением № 1290 от 03.09.2008 "О приемке товаров по количеству и качеству" (далее Положение № 1290). Согласно пунктам положения порядок приемки материалов следующий.

Приемка товаров  по количеству и качеству проводится покупателем в соответствии с  условиями договора, настоящим Положением, иными актами законодательства.

Приемка товаров  по количеству и качеству проводится в целях подтверждения выполнения продавцом обязательств по поставке товаров в количестве и качестве, соответствующим условиям договора.

Приемка товаров  проводится покупателем самостоятельно либо с участием представителей, указанных  в части второй настоящего пункта.

Приемка товаров  по количеству и качеству может быть проведена с участием представителей:

• продавца;
• торгово-промышленной палаты;
• республиканского органа государственного управления и иной государственной организации, подчиненной Правительству Республики Беларусь, если продавец и покупатель подчинены (входят в состав) одному республиканскому органу государственного управления и иной государственной организации, подчиненной Правительству Республики Беларусь;
• органа по сертификации продукции, испытательного центра или лаборатории, аккредитованных Государственным комитетом по стандартизации Республики Беларусь в области, соответствующей для проверки качества (испытаний) принимаемых товаров.

При выявлении  недостачи, несоответствии качества, маркировки товара, тары или упаковки установленным  требованиям в случае необходимости  составления двустороннего акта вызов представителя продавца является обязательным.

Вызов представителя  продавца осуществляется посредством  направления последнему уведомления  не позднее 24 часов, а в отношении  скоропортящегося товара - безотлагательно  после обнаружения несоответствия, если иные сроки не установлены договором. Уведомление направляется по телеграфной, телетайпной, факсимильной либо иному  средству срочной связи.

В уведомлении  о вызове представителя продавца указываются:

• наименование товара, дата его отгрузки (отпуска), номера транспортных и сопроводительных документов;
• количество недостающего товара и его стоимость, характер недостачи (количество отдельных мест, внутритарная недостача в поврежденной таре и другие данные, подтверждающие недостачу);
• состояние пломб;
• основные недостатки, обнаруженные в товаре, количество товара ненадлежащего качества;
• время, на которое назначена совместная двусторонняя приемка товаров по количеству и качеству (в пределах, установленных настоящим Положением или договором, сроков).

Представитель продавца, находящегося в этом же населенном пункте, обязан явиться по вызову покупателя не позднее следующего дня, а по скоропортящемуся товару - не позднее 4 часов после  получения уведомления о вызове, если в нем не указан иной срок явки.

Иные продавцы обязаны не позднее следующего дня  после получения уведомления  о вызове сообщить покупателю по срочной  связи, будет ли направлен представитель  для участия в проверке количества и качества товара.

Представитель продавца, находящегося вне пределов населенного пункта покупателя, обязан явиться по вызову покупателя не позднее  трехдневного срока после получения  уведомления о вызове, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен законодательством  или договором.

Для участия  в приемке товаров продавец может  направить своего работника (продавец - индивидуальный предприниматель может  сам принять участие в приемке) либо уполномочить юридическое или  физическое лицо, в том числе индивидуального  предпринимателя, представлять его  интересы при приемке товаров  по количеству и качеству.

При неявке представителя продавца по вызову покупателя в установленный срок, а также  при неполучении ответа на вызов  проверка количества и качества товаров  производится с участием иного представителя, указанного в части второй пункта 6 настоящего Положения.

Представитель продавца или иной представитель, указанный  в части второй пункта 6 настоящего Положения, должен иметь подписанное руководителем (или заместителем руководителя) разовое удостоверение или доверенность на право участия в приемке товаров.

В удостоверении (доверенности) на право участия  в приемке товаров указываются:

• дата выдачи и его номер;
• фамилия, имя и отчество, место работы и должность лица, которому оно выдано;
• наименование покупателя;
• товар, приемка которого будет осуществляться.

Удостоверение (доверенность) выдается на право участия  в приемке конкретной партии товара. Выдача удостоверения (доверенности) на какой-либо период (декаду, месяц, квартал  и другой) не допускается.

Для приемки  товаров в выходные или праздничные дни удостоверение (доверенность) может быть выдано в последний предвыходной или предпраздничный день на каждый день в отдельности без указаний конкретной партии товара.

Лица, участвующие  в приемке товаров, должны быть ознакомлены  с условиями договора, а также  всеми иными сопутствующими документами  и сведениями, в которых имеется  информация о количестве и (или) качестве проверяемых товаров.

Лица, участвующие  в приемке товаров, несут ответственность  в соответствии с законодательством  за преднамеренное искажение результатов  приемки товаров по количеству и  качеству [28].

       В НИИ порядок приемки материальных ценностей соответствует данному постановлению.

        Отпуск материалов со склада оформляется различными документами в зависимости от вида материалов, периодичности их отпуска и направления отпуска:

• путевой    лист    применяется   для   списания   в   расход автомобильного топлива. Топливо списывается по фактическому расходу, но  не  выше норм,  утвержденных для отдельных марок автомобилей.  В путевом  листе  в   обязательном   порядке   указываются   показания спидометра  при выезде из гаража и возврате в гараж в конце рабочего дня;
• товарно-транспортная  накладная ф.ТТН-1 и товарная накладная ф.ТН-2.

Перечень должностных  лиц, которым предоставлено право на затребование и получение материалов со склада, устанавливается руководителем организации. Одновременно складам сообщаются образцы подписей этих должностных лиц. Документы, служащие основанием для отпуска материалов, должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами, им на то уполномоченными.

      Списание  материалов  производится по ценам  их  приобретения или по средним ценам, если они приобретались по разным ценам. Перечень материалов, которые были списаны, отражается в Акте о списании материальных ценностей.

         При списании  строительных  материалов на текущие нужды текущий ремонт составляется акт с указанием объема выполненных работ и  норм расхода материалов на указанные виды работ.

       Возвратная или обменная  тара  (бочки,  бидоны,  ящики,  банки, бутылки и т.п.)  как свободная (порожняя),  так и находящаяся под материальными ценностями, учитывается по соответствующим группам или видам по  ценам,  указанным в счетах поставщиков.  При возврате или реализации тары разница между ценой приобретения и ценой, по которой тара   реализована,   относится на  увеличение  или восстановление фактических расходов  по  категории "Текущие расходы",  предметной статье  "Закупки товаров и оплата услуг",  подстатье "Приобретение предметов снабжения и расходных материалов",  элементу   "Прочие расходные материалы и предметы снабжения" [15, с. 288-289].

В НИИ материалы расходуются на нужды организации. Они списываются на расходы или затраты организации на основании утвержденных руководителем организации Актов на списание материальных запасов (Приложение Г).  В организации имеются путевые листы (Приложение У), они используются для осуществления контроля за расходованием горючего и топлива. В путевых листах указываются показания спидометра при выезде и при возвращении автомобиля, пробег, движение топлива. Заправка автомобилей осуществляется через заправочную станцию, где водителю выдается специализированная форма НТУ - АЗС "По отпуску нефтепродуктов сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам" (Приложение Т). По итогу на конце месяца в бухгалтерию НИИ заправочной станцией предоставляется Отчет "О количестве и стоимости отпущенных нефтепродуктов, товаров и оказанных услуг" (Приложение С).

      Преимущественным источником  поступления материальных ценностей в НИИ является их покупка. Приемка материальных ценностей осуществляется материально ответственным лицом на полигоне и соответствует Положению № 1290. Материалы из мест хранения расходуются постепенно по мере появления потребности в их расходовании. Учет топлива ведется на основании путевых листов, специализированной формы НТУ - АЗС "По отпуску нефтепродуктов сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам" и отчетов "О количестве и стоимости отпущенных нефтепродуктов, товаров и оказанных услуг". Однако отсутствие должным образом оборудованных складских помещений в исследуемой организации является отрицательным фактором, так как не организован учет движения материальных ценностей у ответственного лица на полигоне в месте хранения материалов. Данное упущение может стать причиной злоупотреблений, хищений и недостач материальных ценностей. Поэтому автор рекомендует выделить и оборудовать специальные складские помещения и организовать учет на складах соответствующим образом.

2.2 Синтетический  и аналитический учёт материалов  в бухгалтерии и отчётность о движении материалов

Синтетический учёт материальных ценностей организуется с использованием активного счёта 06 "Материалы и продукты питания".

В соответствии с Методическими  указаниями о порядке учета материальных запасов аналитический учет материалов по субсчетам 060 "Материалы для учебных, научных и других целей", 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности", 064 "Топливо, горючие и смазочные материалы", 065 "Корма и фураж", 066 "Тара", 067 "Прочие материалы" в бухгалтерии ведется в книге количественно-суммового учета материальных ценностей ф. 296, 296Б или на карточках ф. 296А такого же названия. Аналитические счета в этих регистрах открываются по каждому наименованию материалов, сорту, размеру в разрезе субсчетов, источников финансирования, материально ответственных лиц, а в централизованных бухгалтериях, кроме того, в разрезе обслуживаемых организаций. Записи ведутся в количественном и стоимостном выражении, т.е. в бухгалтерии дублируется учет в количественном выражении, который ведется материально ответственным лицом на складе.

Аналитический учет запасных частей (субсчет 069 "Запасные части") ведется в этих же регистрах по наименованиям запасных частей, маркам, заводским номерам, источникам финансирования, материально-ответственным лицам в количественном и стоимостном выражении. В ведомости записывается фамилия и должность получившего, дата получения и заводские номера. В графе "Отметки о выбытии" записывается дата и заводской номер автомобильной шины или покрышки, выбывшей из эксплуатации вследствие непригодности [12, с. 144].

      Аналитический учёт  материальных ценностей в НИИ ведётся по наименованиям, сортам, количеству, стоимости  и материально- ответственным лицам в Оборотной ведомости по материальным запасам по материально ответственным лицам (Приложение Р).

      Учет операций по движению материалов и продуктов питания, ведется в Журнале-ордере №6, где отражаются операции по поступлению материалов от поставщиков (Приложение Н), Оборотно-сальдовой ведомости по материальным запасам (Приложение Р, В), а также Мемориальном ордере №13 "Накопительная ведомость по расходу материалов" (Приложение Е) и Ведомости №5 по учету движения материалов, изделий и продукции подсобных хозяйств, форма которой является собственной разработкой НИИ (Приложение Ж). Ведомость №5 используется для отражения операций по приходу и расходу материальных ценностей. В дальнейшем информация из указанных регистров используется для составления Главной книги (Приложение П). На основании данных Главной книги составляется Отчет "О движении материальных ценностей" форма №6 (Приложение И, К) и "Бухгалтерский баланс" форма №1 (Приложение Л, М).