Учет на забалансовых счетах в бюджетной организации

В том случае, когда бланки строгой отчетности имеют номинальную  стоимость (например, билеты на зрелищные  мероприятия), на счете 03 их целесообразно  учитывать по этой стоимости. При  этом расходы по изготовлению бланков  относятся на счета учета расходов на прочие услуги (040101226). Кроме того, должен быть организован раздельный учет бланков в зависимости от того, в какой деятельности - основной или предпринимательской - эти бланки используются.

В данном случае возникает  вопрос: по какой стоимости следует передавать такие бланки под отчет? По мнению автора, передачу бланков строгой отчетности, имеющих номинальную стоимость, подотчетным лицам следует проводить по номинальной стоимости. При этом решается проблема определения суммы ущерба в случае утери или порчи бланков. Схема бухгалтерских проводок (на примере кинобилетов) может быть следующей:

Д-т сч. 020809560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг) К-т сч. 040101180 "Прочие доходы" - на сумму номинальной стоимости билетов, переданных под отчет.

Одновременно делается проводка:

К-т сч. 03 - на сумму номинальной стоимости выданных бланков;

Д-т сч. 020104510 "Поступления в кассу" К-т сч. 02080966 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг" - на сумму выручки от реализации билетов, сданной в кассу бюджетного учреждения.

Прочие проводки (по списанию фактической себестоимости оплаченных услуг, начислению налогов и т.п.) оформляются в соответствии с  видом деятельности и требованиями отраслевых или ведомственных инструкций.

Отметим, что отраслевыми, ведомственными инструкциями или внутренним распорядительным документом руководителя учреждения (на основании требований вышестоящих органов - распорядителей бюджетных средств) может быть установлен порядок, в соответствии с которым  билеты на зрелищные и т.п. мероприятия  должны учитываться на счете учета  денежных документов. В этом случае записи по забалансовому счету не производятся. Однако при этом следует считаться с необходимостью применения искусственных схем бухгалтерских проводок, так как отражение стоимости билетов по номинальной стоимости возможно только в корреспонденции со счетом учета доходов.

Если билеты в кино и  другие платные культурные мероприятия  на счете учета денежных документов не учитываются, то расходы на их изготовление относятся на расходы учреждения по соответствующему виду деятельности (основной или предпринимательской). Билеты учитываются на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

Счет 04 "Списанная задолженность  неплатежеспособных дебиторов". На этом счете учитывается задолженность  неплатежеспособных дебиторов в  течение пяти лет с момента  ее списания в порядке, установленном  законодательством, с балансового  учета учреждения (иного срока, установленного законодательством) для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.

Суммы, учтенные на счете 04, списываются в следующих случаях:

- при возобновлении процедуры  взыскания задолженности дебиторов  - на дату возобновления взыскания;

- при поступлении средств  на погашение задолженности неплатежеспособных  дебиторов - на дату администрирования  указанных поступлений;

- по истечении пяти  лет наблюдения за состоянием  задолженности.

Списание с баланса (в  системном учете) сумм дебиторской  задолженности осуществляется в  следующем порядке.

Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой  давности, другие долги, нереальные для  взыскания, списываются по каждому  обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного  обоснования и приказа руководителя учреждения.

Суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой  давности, списываются следующими проводками:

- дебет счета учета  доходов (например, 040101180) кредит  счетов учета дебиторской задолженности  (по соответствующим аналитическим  счетам, открываемым к счетам 020500000 - 020700000). Проводка оформляется на  сумму задолженности, числящуюся  в бухгалтерском учете.

Списание указанным порядком дебиторской задолженности подотчетных  лиц действующим законодательством и документами системы нормативного регулирования бюджетного учета не предусмотрено.

Должностные лица, виновные в пропуске сроков исковой давности, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности или материальной ответственности в соответствии с действующим законодательством (при наличии в их действиях признаков, позволяющих установить причинно-следственную связь между действиями этих лиц и пропуском сроков исковой давности).

В этом случае дебиторская  задолженность не списывается на счета учета расчетов по недостачам, а по счету учета соответствующего вида доходов делается дополнительная проводка:

- дебет счетов учета  расчетов по недостачам кредит  счета учета прочих доходов  - на сумму материального ущерба, обращенного к взысканию с  виновных лиц.

Использование подобной схемы  обусловлено тем, что, во-первых, привлечение  должностных лиц к материальной ответственности может быть произведено  не в полном размере, а, во-вторых, отнесение  сумм ущерба на счет виновных лиц не означает возникновения оснований  для автоматического списания дебиторской  задолженности со счета 04. Словом, вероятность  полного взыскания сумм просроченной дебиторской задолженности не исключается.

Гражданским законодательством  установлен общий срок исковой давности три года. Положениями отдельных  законодательных актов, а также  конкретными условиями хозяйственных  договоров могут быть установлены  иные сроки исковой давности.

Задолженность по недостачам и хищениям материальных ценностей  и денежных средств, во взыскании  которой отказано судом, а также  прочие долги, признанные безнадежными к получению, списываются на уменьшение финансирования или средств, образованных из прибыли.

Основанием для списания сумм просроченной задолженности, учтенной на забалансовом счете 04, является погашение этой задолженности (за счет дебиторов, а не за счет взыскания сумм материального ущерба с виновных лиц) или истечение пяти лет с момента зачисления задолженности на данный забалансовый счет (или восьми лет - в общем случае - с момента ее возникновения).

Счет 05 "Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению". Счет 05 может быть открыт только у  вышестоящей организации, оплатившей поставку.

Для учета расчетов между  главными распорядителями, распорядителями (заказчиками) и поставщиками по централизованному  снабжению материальными ценностями учреждений ч. IV Инструкции по бюджетному учету установлена следующая схема бюджетных записей:

- расчеты с поставщиком  за материальные ценности в  порядке централизованного снабжения  учреждений заказчик учитывает  на счетах учета расчетов (включая  счета учета выданных авансов)  и счете учета выбытия денежных  средств со счетов в банке;

- на основании полученных  от поставщика оправдательных  документов (счетов, накладных и  др.) на отправленные ценности  грузополучателю заказчик на  сумму этих ценностей производит  запись по счету учета внутренних  расчетов и расчетов с поставщиком.  При этом увеличиваются задолженность  заказчика перед поставщиком  и дебетовое сальдо учета внутренних  расчетов;

- образовавшаяся кредиторская  задолженность списывается за  счет ранее выданных авансов  (если они выдавались) или посредством  списания средств оплаты со  счета учета денежных средств в банке;

- учреждение (получатель  имущества) при поступлении имущества  отражает его стоимость по  соответствующему аналитическому  счету, открываемому к счету  010600000 (в зависимости от вида  имущества), и по кредиту счета  учета внутренних расчетов. При  этом возвратная тара учитывается  обособленно и в состав фактической  себестоимости полученных материальных  запасов или первоначальной стоимости  полученных объектов основных  средств не включается.

Таким образом, на уровне учреждения и заказчика незакрытыми остаются счета учета внутренних расчетов (счета учета нефинансовых и финансовых активов закрытию не подлежат, и  остатки на них являются переходящими). При составлении сводной бюджетной  отчетности вышестоящей организацией (распорядителем, оплатившим поставку) дебетовое (в учете заказчика) и  кредитовое (в учете получателя) сальдо по внутренним расчетам взаимопогашается.

Из характеристики счета 05 следует, что за балансом учитывается  стоимость материальных ценностей, оплаченных вышестоящим учреждением - заказчиком в период между отгрузкой  этих ценностей и получением подтверждения  об их оприходовании.

Аналитический учет по счету  ведется в Книге учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке, по каждому учреждению (грузополучателю).

Счет 06 "Задолженность  учащихся и студентов за невозвращенные материальные ценности". На этом счете  учитывается задолженность за учащимися  и студентами за невозвращенное ими  обмундирование, белье, инструменты  и другие ценности.

Аналитический учет по счету  ведется по каждому учащемуся  и студенту на Карточке учета средств  и расчетов.

Списание с баланса  учебного заведения материальных ценностей, числящихся за выбывшими учащимися  и студентами, производится на основании  приказа об их отчислении. Не возвращенные учащимися и студентами материальные ценности принимаются на забалансовый учет.

Необходимость обособленного  учета сумм потерь от недостач и  порчи материальных ценностей на забалансовом счете обусловлена практической невозможностью взыскания этих сумм с лиц, которым заработная плата не начисляется и с которыми договоры о полной материальной ответственности не заключаются.

С забалансового счета суммы задолженности списываются при возмещении студентами и учащимися сумм причиненного ущерба. Поскольку с баланса эти ценности уже списаны, то в системном учете поступившие суммы должны быть отражены в составе доходов:

Д-т сч. 020104510 "Поступления в кассу" или 020101510 "Поступления на банковские счета" К-т сч. 040101172 "Доходы от реализации активов" (или 040101180 "Прочие доходы").

В случае возникновения обстоятельств, препятствующих возмещению задолженности, она списывается с забалансового счете порядком, установленным для списания задолженности, безнадежной к взысканию.

Счет 07 "Переходящие награды, призы и кубки". За балансом учитываются переходящие призы, знамена, кубки, учрежденные сторонними организациями (учреждениями, федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, коммерческими и некоммерческими организациями) и получаемые от них для награждения команд-победителей, а также материальные ценности, приобретаемые в целях награждения (дарения), в том числе ценные подарки и сувениры. Призы, знамена, кубки учитываются в течение всего периода их нахождения в данном учреждении.

Когда призы, кубки и т.п. изготавливаются силами учреждения (приобретаются за счет учреждения в торговой сети), расходы по изготовлению (приобретению) призов, кубков и т.п. учитываются порядком, установленным  для изготовления (приобретения) других материальных запасов (готовой продукции), на счете 010600000 (на счете 010505340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов"). Порядок списания подобных запасов также является общим - посредством отнесения сумм произведенных расходов на счет учета доходов от собственности (или от операций с активами) с последующим возмещением за счет средств, определенных органом, принявшим решение о создании (приобретении) переходящих призов или кубков.

Счет 08 "Путевки неоплаченные". На этом счете учитываются путевки, полученные безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций. Путевки должны храниться в кассе  наравне с денежными документами.

В системном бюджетном  учете при списании путевок в  санатории и дома отдыха могут  использоваться следующие схемы  бухгалтерских проводок:

- дебет счета учета  средств внебюджетных государственных  фондов кредит счета учета  денежных документов - в случае, когда  путевки оплачиваются за счет  средств Фонда социального страхования  РФ или фондов медицинского  страхования. Поскольку путевки  имеют номинальную стоимость,  то на счете 08 они должны  отражаться по этой стоимости.  Общие требования по хранению  путевок (оплаченных и неоплаченных) аналогичны требованиям по хранению  денежных средств. Из этого  вытекает требование хранения  путевок в кассе наравне с  денежными документами. Основанием  для списания сумм стоимости  путевок с забалансового учета является решение (руководства учреждения или профсоюзного органа) о выдаче их конкретным работникам. Особенности документооборота определяются распорядительным документом руководителя учреждения. Обязательным элементом (документом, прилагаемым к документам по выдаче путевок) документооборота должна быть выписка из соответствующего распорядительного акта о выдаче путевок (например, приказа руководителя учреждения). При этом не предполагается отражение стоимости путевок в системном учете (кроме случаев недостачи путевок). Поскольку Инструкцией по бюджетному учету предусмотрена корреспонденция счета 020105510 со счетом 030215730, можно предположить, что в системном учете отражаются операции по получению путевок, когда их оплата предварительно производится со счетов учреждения с последующим возмещением от соответствующих фондов или органов, а также в случаях, когда органы социального страхования производят частичную оплату путевок;