Учет на забалансовых счетах в бюджетной организации

Аналитический учет по счету  ведется в Ведомости учета  невыясненных поступлений.

Списание со счета показателей  невыясненных поступлений осуществляется при их уточнении. Дата уточнения  невыясненных поступлений отражается в Ведомости учета невыясненных поступлений по графе "Причина, по которой документ отнесен к невыясненным поступлениям (списан)".

Основания, по которым поступившие  суммы могут быть отнесены в состав невыясненных, разъяснены Письмом Федерального казначейства от 14.04.2009 N 42-7.4-05/5.3-211.

Суммы, зачисленные на счет, открытый органу Федерального казначейства, учитываются как невыясненные поступления, зачисляемые в федеральный бюджет, если в полученном из учреждения Банка  России расчетном документе:

- не указано наименование  получателя средств федерального  бюджета (администратора источников  финансирования дефицита федерального  бюджета), или указано искаженное  или неправильное наименование  получателя средств федерального  бюджета (администратора источников  финансирования дефицита федерального  бюджета);

- и (или) не указан  или неверно указан номер лицевого  счета получателя бюджетных средств  (администратора источников финансирования  дефицита бюджета);

- и (или) указанный лицевой  счет открыт в другом территориальном  органе Федерального казначейства;

- и (или) не указан  код или указан несуществующий (недействующий) код бюджетной  классификации расходов;

- и (или) в полях "ИНН"  и "КПП" получателя не  указаны или указаны ИНН и  (или) КПП получателя средств  федерального бюджета (администратора  источников финансирования дефицита  федерального бюджета), не принадлежащие  получателю (администратору), указанному  в поле "Получатель".

Суммы, зачисленные на счет, открытый органу Федерального казначейства, учитываются как невыясненные поступления, зачисляемые в бюджет субъекта РФ (местный бюджет), если в расчетном  документе:

- не указано наименование  получателя бюджетных средств  (администратора источников финансирования  дефицита бюджета, финансового  органа), или указано искаженное  или неправильное наименование  получателя бюджетных средств  (администратора источников финансирования  дефицита бюджета, финансового  органа);

- и (или) не указан  или неверно указан номер лицевого  счета получателя бюджетных средств  (лицевой счет администратора  источников финансирования дефицита  бюджета, лицевой счет бюджета,  открытый финансовому органу);

- и (или) не указан  код или указан несуществующий (недействующий) код бюджетной  классификации расходов;

- и (или) в полях "ИНН"  и "КПП" получателя не  указаны или указаны ИНН и  (или) КПП получателя бюджетных  средств (администратора источников  финансирования дефицита бюджета,  финансового органа), не принадлежащие  получателю бюджетных средств  (администратору источников финансирования  дефицита бюджета, финансовому  органу), указанному в поле "Получатель".

Счет 20 "Списанная задолженность, не востребованная кредиторами". Счет предназначен для учета сумм, не предъявленных кредиторами требований, вытекающих из условий договора, контракта, в том числе суммы кредиторской задолженности, не подтвержденные по результатам инвентаризации кредитором в течение срока исковой давности с момента списания задолженности с балансового учета.

При этом кредиторами могут  быть как юридические лица (по суммам задолженности, возникшей при приобретении нефинансовых активов, работ или  услуг), так и физические лица (например, уволенные работники учреждения или лица, с которыми заключались  договоры гражданско-правового характера).

Из экономического смысла операций, результаты которых должны отражаться на счете 20, можно сделать  вывод, что под такими операциями прежде всего подразумевается списание сумм обязательств, учтенных на отдельных счетах, открываемых к счету 03020000. На счете этом учитываются расчеты учреждения:

- с поставщиками за  поставленные материальные ценности  и оказанные услуги;

- с подрядчиками за  выполненные работы;

- с персоналом учреждения  по суммам начисленной заработной  платы, денежного довольствия;

- со студентами и аспирантами  по суммам стипендий;

- с получателями пенсий, пособий и иных социальных  выплат.

По общему правилу срок исковой давности равен трем годам. Таким образом, в общем случае кредиторская задолженность, учтенная на счете 20, может быть присоединена к доходам учреждения по истечении  трех лет со дня утверждения годовой  отчетности, в связи с подготовкой  к которой проводилась инвентаризация активов и обязательств учреждения.

Списание задолженности  учреждения, не востребованной кредиторами, осуществляется на основании решения  инвентаризационной комиссии учреждения в порядке, установленном главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета).

Порядок списания не востребованной кредиторами задолженности в  системном бюджетном учете Инструкцией  по бюджетному учету не определен. Наиболее правомерным представляется отнесение  сумм задолженности в состав прочих доходов учреждения (счет 040101180) в  корреспонденции с дебетом счета  учета соответствующих обязательств.

Если впоследствии ранее  списанная задолженность будет  кредиторами востребована (например, при восстановлении или продлении  сроков исковой давности органами суда или арбитража), ранее списанная  задолженность учреждения, не востребованная кредитором, восстанавливается в  составе обязательств учреждения. При  этом списываются и суммы, ранее  отнесенные на забалансовый счет 20.

Инструкция по бюджетному учету требует организовывать аналитический  учет списанной кредиторской задолженности  в разрезе кодов бюджетной  классификации РФ, по которым на балансе учреждения учитывалась  задолженность кредиторам (соответственно по кодам классификации расходов и источников финансирования дефицита бюджета).

Счет 21 "Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации". Счет 21 введен Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 152н и  должен использоваться с 2010 г.

На этом счете учитываются  находящиеся в эксплуатации учреждения объекты основных средств стоимостью до 3000 руб. включительно, за исключением объектов библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий, а также объектов недвижимого имущества, в целях обеспечения надлежащего контроля за их движением.

При выявлении недостачи, потерь, хищений объекты основных средств списываются с забалансового учета с отражением расчетов на соответствующем счете аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам" (020901560, 020904560) суммы причиненного ущерба.

Таким образом, основной целью  забалансового учета основных средств стоимостью до 3000 руб. является контроль за их сохранностью в течение всего срока полезного использования.

Особый порядок списания стоимости объектов основных средств  установлен с 2009 г. для объектов, стоимость  которых не превышает 3000 руб. за единицу.

В соответствии с п. 22 Инструкции по бюджетному учету выдача в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 3000 руб. включительно, за исключением объектов недвижимого имущества и библиотечного фонда, отражается по дебету счета 040101271 "Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов", счета 010604340 "Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 010100000 "Основные средства" (010104410, 010105410, 010106410, 010109410).

Перечень объектов основных средств, стоимость которых может  быть списана подобным образом, является исчерпывающим и включает в себя только машины и оборудование, транспортные средства, производственный и хозяйственный  инвентарь, а также прочие основные средства.

Одновременно (при выдаче в эксплуатацию) стоимость объектов основных средств стоимостью до 3000 руб. включительно, за исключением объектов недвижимого имущества и библиотечного  фонда, отражается на забалансовом счете 21 "Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации", введенном в План счетов бюджетного учета в 2010 г. На забалансовом счете стоимость таких объектов учитывается до момента их списания или выбытия по иным основаниям.

Данная мера позволяет  обеспечить контроль за сохранностью основных средств, а также определить в случае необходимости размер нанесенного ущерба, если соответствующие объекты будут утрачены или испорчены виновными лицами.

Пример. В марте 2010 г. со склада выданы в эксплуатацию часы настенные  стоимостью 300 руб. и сроком полезного  использования три года.

В бюджетном учете в  марте 2010 г. будут оформлены бухгалтерские  записи:

Д-т сч. 040101271 К-т сч. 010110410 - 300 руб.;

Д-т сч. (забалансового) 21 - 300 руб.

В марте 2014 г. стоимость часов  будет списана с забалансового счета:

К-т сч. 21 - 300 руб.

Счет 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению". Счет предназначен для учета учреждением (грузополучателем) полученных от поставщика материальных ценностей до момента  получения грузополучателем Извещения (ф. 0504805) и копий документов поставщика на отправленные ценности в адрес  грузополучателя, при этом пользование  имуществом до получения указанных  документов допускается при наличии  разрешения уполномоченного органа исполнительной власти, главного распорядителя  бюджетных средств.

Последовательность оформления учетных операций при получении  материальных ценностей подробно определена нормами п. 269 Инструкции по бюджетному учету:

- учреждение (грузополучатель)  при получении материальных ценностей  от поставщика, осуществляющего  поставку в рамках заключенного  с ним государственного (муниципального) контракта до поступления от государственного (муниципального) заказчика Извещения (ф. 0504805) и прилагаемых к нему документов (акта приема-передачи осуществленных вложений в материальные ценности и (или) копий документов, представленных поставщиком в подтверждение поставки материальных ценностей в адрес учреждения (грузополучателя)), производит принятие к учету материальных ценностей с отражением их на забалансовом счете 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению";

- по поступлении Извещения  (ф. 0504805) и прилагаемых к нему  документов (акта приема-передачи  осуществленных вложений в материальные  ценности и (или) копий документов, представленных поставщиком в  подтверждение поставки материальных  ценностей в адрес учреждения (грузополучателя)), учреждение производит отражение в учете корреспонденции, предусмотренных п. 268 Инструкции по бюджетному учету, с одновременным списанием принятого к балансовому учету материальных ценностей с забалансового счета 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению".

Таким образом, на счете 22 фактически учитываются материальные ценности, принятые на ответственное хранение. Отличие от счета 05 состоит в том, что счет 22 открывается и ведется  получателем имущества (как правило, бюджетным учреждением).

Счет 23 "Периодические  издания для пользования". Необходимость  установления особого порядка учета  периодических изданий обусловлена  общими изменениями правил учета  основных средств, в частности объектов библиотечного фонда.

На счете 23 учитываются  периодические издания (газеты, журналы  и т.п.), приобретаемые учреждением  для комплектации библиотечного  фонда.

Периодические издания учитываются  в условной оценке 1 руб. за 1 объект учета - номер журнала, годовой комплект газеты.

Инструкция по бюджетному учету не уточняет, с какой периодичностью должны оформляться записи по счету 23. По мнению автора, учету за балансом подлежат фактически поступившие журналы (независимо от того, на какой период времени произведена подписка), а  газеты - только после формирования годового комплекта (подшивки или оформления иным образом).

Расходы учреждения, связанные  с подпиской на периодические  и справочные издания, в том числе  для читальных залов библиотек, с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки, в системном бюджетном  учете отражаются по дебету счета 040101226 - в составе расходов на прочие работы, услуги. В конце года осуществленные расходы списываются за счет источников финансирования. Таким образом, стоимость  периодических изданий впоследствии отражается только за балансом.

Списание периодических  изданий оформляется Актом о  списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144). Причины списания определяются в соответствии с требованиями норм законодательства о библиотечном деле - ветхость, моральное старение и т.п.