Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками на примере ООО «Импульс» г. Йошкар-Олы

Способы ведения бухгалтерского учёта, избранные организацией при формировании учётной политики, применяются с первого января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа.

 

 

2. Организация учета  поступления материалов и расчетов с поставщиками в ООО «Импульс»

 

2.1 Документальное оформление  поступления материалов и аналитический  учет расчетов с поставщиками  в ООО «Импульс»

 

Первичные документы  по поступлению и расходу материалов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материалов.

Первичные документы  по движению материалов должны тщательно  оформляться, обязательно содержать  подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера.

Сырье и материалы  поступают от поставщиков и подотчетных  лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета.

Для выполнения производственной программы организации  определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают их. В ООО «Импульс» основным документом, регламентирующим отношения сторон между поставщиком и покупателем, является договор купли-продажи (поставки). Это правовой документ, определяющий права и обязанности сторон, в котором отражены наименования и адреса сторон, предмет договора (наименование и количество товара), цена, условия и сроки поставки, порядок расчетов, ответственность сторон за нарушение условий договорных обязательств, прочие споры и др. (Приложение М).

Контроль  за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования  материалов осуществляет служба снабжения.

Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета. При  закупке материалов или его приемке руководителям необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый материал. Условия возврата поставщику могут быть различными и оговариваются в договоре поставки.

Порядок приемки  материалов и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т. д.

Все операции, связанные с поступлением материалов оформляются первичными документами, формы которых унифицированы. Первичные документы являются основой ведения бухгалтерского и налогового учета. Поступающие на предприятие материалы оформляются первичными документами в следующем порядке.

Движение  материалов от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (товарно-транспортной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Как правило, прием материалов от поставщиков в Обществе производится непосредственно на складе поставщика.

Предварительно  на поставляемую партию материалов поставщик  высылает счет, который является основанием для ее оплаты.

Приемка материалов на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности (Приложение Н), в которой указывают перечень материалов, подлежащих получению. Доверенности подписываются руководителем и главным бухгалтером и заверяются печатью. Выдачу доверенности регистрируют в журнале учета выдачи доверенностей и выдают под расписку получателю. Срок действия доверенности 10 дней. Неиспользованные доверенности возвращаются в бухгалтерию, где хранятся до конца отчетного года, а затем списываются по акту. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Экспедитор принимает у поставщика материалы по количеству мест и массе, при обязательном предъявлении платежного поручения. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку. Если количество и качество материалов соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых материалов данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку материалов, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах. Товарно-транспортную накладную (Приложение О) грузоотправитель составляет в трех экземплярах:

а) покупателю — для оприходования материалов получателем;

б) поставщику — для списания материалов у грузоотправителя;

в) для начисления заработной платы водителям автотранспорта.

Также вместе с партией  материалов поставщик предъявляет  счет-фактуру (Приложение П), которая  является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Принятые  грузы экспедитор доставляет на склад  Общества и сдает заведующему  складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным сопроводительных документов поставщика.

Принятые  кладовщиком материалы оформляют  однострочными или многострочными приходными ордерами (Приложение Р). Первый из них составляют только на определенный вид материала, во второй записывают все принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные  ценности приходуются в соответствующих  единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают  в одной единице, а расходуются  в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

Имеют место случаи доставки материалов поставщиком непосредственно  на склад Общества. При этом расчетные  и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают ответственному исполнителю по снабжению. В службе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям.

Таблица 7 - Проверка соответствия фактического наличия материалов данным сопроводительных документов

 

Наименование	Единица измерения	По счету поставщика			Фактически
		количество	цена	стоимость
Проволока Primacut MS-PQ d  0.20 900 кат Р 5	кг	15	423,73	7500	7500
Масло И-20А	л	1515	19,63	35092,55	35092,55

 

В ходе выборочной проверки поступивших  материалов отклонений данных по документам поставщика и фактическим приемом не выявлено.

В результате такой проверки на расчетном или другом документе  делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, служба снабжения предъявляет претензии поставщикам по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли в организацию. С этой целью ведут «Журнал учета поступающих грузов». В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные  документы из службы снабжения передают в бухгалтерию.

При нарушении правил приема и сроков организация лишается возможности предъявления претензий поставщикам при недостаче или снижении качества материалов. В случае несоответствия фактического наличия материалов или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, составляется коммерческий акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица организации и представителя поставщика. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Подотчетные лица приобретают материалы  на предприятиях торговли, у других предприятий и кооперативов, на колхозном  рынке или у населения за наличные деньги.

Документами, подтверждающими  стоимость приобретенных материалов, является товарный чек, в нем излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены. Товарный чек прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Оформленные документы  на приемку являются основанием для расчетов ООО "Импульс" с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки материалов в организации (за исключением потерь материалов от естественной убыли и боя при транспортировке). В ООО «Импульс» поступающие материалы приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

Для расчетов с поставщиками применяется  счет 60. Аналитический учет в ООО  «Импульс» по счету 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику. Для проверки соответствия данных аналитического учета синтетические записи с карточек переносят в оборотную ведомость. Суммы по оборотной ведомости должны соответствовать сальдо по счету 60. Бухгалтерией ООО «Импульс» ведется «Журнал учета расчетов с поставщиками» (Приложение С). Записи в журнал производят по каждому платежному документу позиционным способом (вне зависимости от того, что расчеты производятся с одним и тем же поставщиком). Регистром для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками является журнал-ордер № 6, в котором совмещается синтетический учет с аналитическим. Журнал-ордер № 6 открывается на первое число каждого месяца незаконченными расчетами:

• по акцептованным платежным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным материалы поступили (сальдо на начало месяца по счету 60);
• по акцептованным платежным документам, оплаченным материалы не поступили (справочно "За неприбывший груз", сальдо нет);
• сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для их оплаты не поступили).

Журнал-ордер  ведется линейно-позиционным способом, что позволяет судить о состоянии  расчетов с каждым платежным документом каждого поставщика: акцепт и оплата платежных документов, фактическое поступление материалов, неотфактурованные поставки, сумма материалов, находящихся в пути, расчет претензий за некачественную или неполную поставку и другое.

При недостаче  материалов комиссией составляется коммерческий акт, акт о приемке материалов, в которых определяется причина недостачи, ее величина, как в количестве, так и в сумме, выносится решение о погашении возникшей недостачи. Это дает возможность предъявить претензию к виновной организации и составить ее расчет: стоимость недостающего имущества, транспортные и другие расходы. Сумма претензии относится на счет 63 "Расчеты по претензиям" и записывается в журнал-ордер № 6 по соответствующей позиции. Излишне поступившие материалы оформляются актами и отражаются в журнале-ордере № 6 (как неотфактурованные поставки).

Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятие акцептовало платежные документы, а материалы на склад по ним еще не поступили. К учету принимаются акцептованные платежные документы независимо от того, оплачены они банком или нет. В зависимости от сложившихся ситуаций материалы в пути учитываются в сальдо как на начало отчетного месяца, так и на его конец. Если в течение месяца платежные документы регистрируются как "За не прибывший груз", то по окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на баланс (условно оприходовать). При наличии фактической поставки в следующем отчетном периоде, ранее условно оприходованных ценностей, необходима их сторнировка, т.к. в учете одни и те же документы проведены два раза.

Для обобщения  информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На этом счете ведется учет расчетов по уже принятым к учету материальным ценностям. Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени их оплаты.

В ООО «СТЭССИ» к счету 60 открыты субсчета:

• 60-1 "Расчеты с поставщиками";
• 60-2 "Авансы выданные".

Расчеты с поставщиками осуществляются в рублях. Кредитуется счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" только после того, как на склад покупателя поступили материалы.  Первичными документами, подтверждающими произведенные расчеты с поставщиками и подрядчиками, являются счета, счета-фактуры, накладные, акты приемки работ (услуг), платежные поручения и др.

В ООО «Импульс»  действует форма расчетов с поставщиками, основанная на использовании выписываемого счета-фактуры. Счета-фактуры, поступающие от поставщиков, регистрируются в книге покупок (Приложение Т) в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования поступивших материалов.