Учет расчетов с подотчетными лицами, в том числе по командировкам за пределами России. Отражение расчетов в бухгалтерской отчетности

АВТОНОМНАЯ  НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

ЦЕНТРОСОЮЗА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

«РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ  КООПЕРАЦИИ»

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

По дисциплине «Бухгалтерский финансовый учет»

На тему: «Учет  расчетов с подотчетными лицами, в том числе по командировкам за пределами России. Отражение расчетов в бухгалтерской отчетности»

 

 

 

 

 

 

ФИО: Клокова  Елена Сергеевна

Форма обучения очная, курс 3

Группа Ба07-оч1

Шифр

Научный руководитель: Кабанова Г.И.

 

 

 

 

Москва 2009

Введение

 

 

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная  тема курсовой работы актуальна.

Цель работы: рассмотреть  на примере конкретной организации порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Перед изучением данной темы были поставлены следующие задачи:

• изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;
• проанализировать деятельность ПСК «Связь-Сигнал-К» в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения денежных средств;
• выявить взаимосвязь учета расчетов с подотчетными лицами с бухгалтерской отчетностью.

При написании данной курсовой работы были использованы следующие методы:

• мониторинг изменений нормативных документов по ведению бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
• изучение учебной литературы по выбранной теме;
• изучение влияния расчетов с подотчетными лицами на бухгалтерскую отчетность;
• изучение данных бухгалтерского учета и отчетности ПСК «Связь-Сигнал-К».

Объектом исследования выбрано предприятие ПСК «Связь-Сигнал-К».

Краткая информация о  предприятии:

1. Наименование: ПСК «Связь-Сигнал-К»
2. Юридический адрес: 141342 Московская область Сергиево-Посадский р-н п. Богородское а/я 2
3. Организационно-правовая форма: производственный строительный кооператив
4. ИНН: 5042005072
5. Основной вид деятельности: ремонт и содержание средств связи

 

 

1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами

 

 

1. Понятие, характеристика расчетов с подотчетными лицами

 

 

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые  предприятием из кассы на расходы административно-хозяйственные, на расходы по командировкам, на представительские нужды, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами.

Порядок выдачи денег  под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, регламентированы. Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

Подотчетные суммы выдаются из кассы предприятия на основании надлежаще оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в РФ лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения их из командировки и предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег  под отчет производится при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет  наличных денег одним работником другому запрещается.

Подотчетные лица составляют авансовый отчет, к которому прикладываются все оправдательные документы. Такими документами являются: товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов и т. д.

Затем проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем.

Остаток неиспользованного  аванса сдается в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу из кассы по расходному кассовому ордеру. Срок обработки авансового отчета составляет 5 дней.

При направлении сотрудников в командировки также выдаются денежные средства в подотчет.

Командировкой считается  поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работников в командировки должны оформляться  приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение  и служебное задание.

При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах.

Наряду с административно-хозяйственными и командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на  представительские нужды.

Организация с целью  расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

Для обоснования произведенных  представительских расходов необходимо наличие первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Таким образом, организация  может выдавать денежные средства подотчетным  лицам на административно-хозяйственные  нужды; на командировочные расходы и на оплату представительских расходов. При этом подотчетные лица обязаны в сроки, установленные законодательством РФ, предоставлять в бухгалтерию авансовые отчеты.

 

 

2. Документальное оформление подотчетных сумм

 

 

При выдаче денежных средств  под отчет организация обязана:

• определить сумму подотчетных  средств и срок, на который она  выдается;

• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который выданы средства;

• выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;

• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Так же организацией устанавливается список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды. Данный список должен быть утвержден руководителем организации.

Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру (унифицированная форма № КО-2). Этот документ подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо другие уполномоченные должностные лица. Подпись руководителя на расходном кассовом ордере не обязательна, если к нему прилагается документ (например, заявление работника или счет на оплату), на котором уже имеется разрешительная надпись руководителя.

В расходном кассовом ордере в строке "Основание" пишется "под отчет" и указывается  цель расходования средств, например на хозяйственные нужды.

Работник должен представить  в бухгалтерию авансовый отчет  об израсходованных суммах. Он оформляется по унифицированной форме №АО-1. Как уже говорилось, сотрудник обязан отчитаться за полученные под отчет денежные средства не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Если деньги под отчет получены на командировочные расходы, работник должен представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

На оборотной стороне  авансового отчета подотчетное лицо перечисляет документы, подтверждающие произведенные расходы, указывает их реквизиты (при наличии) и суммы понесенных затрат по ним. Список возможных документов не ограничен. К ним, в частности, относятся товарные и кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, авиационные, железнодорожные и другие билеты, командировочные удостоверения, различные квитанции. Работник прилагает оправдательные документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в порядке перечисления документов в отчете.

Проверенный в бухгалтерии  авансовый отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это должностным лицом и  принимается к учету. Если согласно представленному авансовому отчету у работника остался неиспользованный аванс, он сдает его в кассу организации по приходному кассовому ордеру (унифицированная форма №КО-1) в обычном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (унифицированная форма №КО-2).

Когда работник приобретает  товары или иные материальные ценности от имени организации, ему необходима доверенность на их получение либо на представление интересов компании. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей оформляется по унифицированной форме №М-2. Доверенность не требуется, если подотчетное лицо совершает покупки для компании в магазине. Кроме того, она не нужна руководителю организации. Ведь согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации руководитель вправе действовать от имени юридического лица без доверенности.

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в  товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.