Учет расчетов с подотчетными лицами, в том числе по командировкам за пределами России. Отражение расчетов в бухгалтерской отчетности

При покупке товаров  у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Каждая организация  вправе разработать свою форму торгово-закупочного акта, так как унифицированная форма отсутствует. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

Случается, что работник получил деньги под отчет и потом за них не отчитался либо представил отчет позже установленного срока. Чтобы не возникало подобных ситуаций, целесообразно регулярно проводить инвентаризацию задолженностей работников по подотчетным суммам и своевременно информировать подотчетных лиц о приближении сроков представления отчета по выданным им авансам.

Если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы, организации  следует руководствоваться правилами, установленными в ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации. В ней сказано, что работодатель вправе удержать из заработной платы работника сумму неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или по другим основаниям.

Удержания из заработной платы производятся в соответствии с приказом или распоряжением  руководителя организации. Вместе с  тем унифицированной формы такого приказа не установлено, то есть его  можно составлять произвольно. Общий  размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

В последнее время  все чаще организации выдают денежные средства под отчет, перечисляя их на корпоративную банковскую карту. Это  особенно удобно при направлении  сотрудника в служебную командировку. Однако нужно помнить, что для перевода подотчетных сумм нельзя использовать так называемые зарплатные или иные личные банковские счета работников. Дело в том, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета. Следовательно, выдавать деньги под отчет на нужды, связанные с хозяйственной деятельностью организации, следует наличными или путем перевода на корпоративную банковскую карту. Такая позиция изложена в Письме Банка России от 18.12.2006 N 36-3/2408.

 

 

3. Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

В соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению утвержденных приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. №94н, учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Так, согласно Инструкции №94н, счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения  информации о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетного лица предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

При приобретении товарно-материальных ценностей, работ и услуг подотчетными лицами в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Таблица 1

Дебет счета 71	Кредит счета 71	Содержание хозяйственной  операции
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»	Выданы денежные средства под отчет
10 «Материалы»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Оприходованы материальные ценности согласно утвержденному авансовому отчету и предъявленным приходным документам
20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Списаны расходы согласно утвержденному  авансовому отчету и предъявленным приходным документам
41 «Товары»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Оприходованы товарные ценности, купленные в торговых организациях
19 «Налог на добавленную стоимость»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Отражение НДС по приобретенным  ТМЦ
50 «Касса»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Возвращен неиспользованный аванс
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»	Выдан перерасход по авансовому отчету

 

Если выданные под отчет денежные средства предназначены для представительских расходов, связанные с этим операции, отражаются следующим образом:

Таблица 2

Дебет счета 71	Кредит счета 71	Содержание хозяйственной  операции
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»	Выданы денежные средства под отчет  на представительские расходы
20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Подотчетные суммы использованы на представительские расходы
19 «Налог на добавленную стоимость»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Отражение НДС по представительским  расходам
50 «Касса»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Возвращен неиспользованный  аванс
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»	Выдан перерасход по авансовому отчету

 

В бухгалтерском учете заграничные командировки отражаются следующими бухгалтерскими записями:

Таблица 3

Дебет счета 71	Кредит счета 71	Содержание хозяйственной  операции
50 «Касса»	52 «Валютные счета»	Получена в кассу валюта под выдачу под отчет
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»	Выданы денежные средства под отчет
20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Списаны расходы согласно утвержденному  авансовому отчету и предъявленным приходным документам
50 «Касса»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Возвращен в кассу остаток неиспользованного  аванса
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	91 «Прочие расходы и доходы»	Положительная  курсовая  разница на дату утверждения авансового отчета
91 «Прочие расходы и доходы»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Отрицательная  курсовая разница на дату утверждения авансового отчета

 

Далее в таблицах 4 и 5 представлена типовая корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами.

Таблица 4

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственной  операции
71	50 «Касса»	Выданы наличные денежные средства под отчет из кассы
	52 «Валютный счет»	Выданы под отчет денежные средства с валютного счета
	55 «Специальные счета в банках»	Выданы под отчет денежные средства со специального счета банке
	76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	Подотчетные лица получили средства от других организаций
	91-1 «Прочие доходы и расходы»	Задолженность перед подотчетным лицом, не погашенная в установленный срок, включена в состав прочих доходов в связи с истечением срока исковой давности
	91-1 «Прочие доходы и расходы»	Положительная курсовая разница по задолженности перед подотчетным лицом в иностранной валюте включена в состав прочих доходов

 

Таблица 5

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственной  операции
07 «Оборудование к установке»	71	Оприходовано оборудование, приобретенное  подотчетным лицом
08 «Вложения во внеоборотные активы»		Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с приобретением внеоборотных активов
10 «Материалы»		Оприходованы материалы, приобретенные  подотчетными  лицами
11 «Животные на выращивании и откорме»		Оприходованы животные, приобретенные подотчетными лицами
20 «Основное производство»		Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд основного производства
23 «Вспомогательные производства»		Оплачены подотчетными  лицами  расходы для нужд вспомогательного производства
25 «Общепроизводственные расходы»		Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные расходы
26 «Общехозяйственные расходы»		Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы
41 «Товары»		Оприходованы товарные ценности, приобретенные подотчетными лицами
44 «Расходы на продажу»		Расходы подотчетных лиц, связанные с продажей товаров (готовой продукции)
50 «Касса»		Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены в кассу
52 «Валютный счет»		Неиспользованные денежные  средства  в  иностранной валюте, ранее выданные  под  отчет,  возвращены  на валютный счет
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»		До истечения срока представления авансового отчета выданные работнику суммы зачтены в счет заработной платы
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»		Подотчетные лица погасили задолженность перед кредиторами организации
91 «Прочие доходы и расходы»		Отрицательная курсовая разница по задолженность перед подотчетным  лицом в иностранной валюте включена в состав прочих расходов
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей		Отражены подотчетные суммы, по которым  подотчетное лицо не отчиталось в установленный срок, а также подотчетные суммы, потраченные необоснованно
97 «Расходы будущих периодов»		Подотчетные лица оплатили затраты, которые  учитываются как расходы будущих периодов
99 «Прибыли и убытки»		Задолженность подотчетного лица списана в связи с чрезвычайными обстоятельствами (например, в связи со смертью работника)

 

 

4. Понятие, сущность командировочных расходов за пределами Российской Федерации

 

 

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам необходимо определить: цель командировки; кто направляется в командировку, место командировки, срок командировки, какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке, условия  командировки за пределы России, порядок оформления командировки, порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Служебная командировка за пределами Российской Федерации - поездка работника заграницу по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Расходы по заграничным командировкам учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы обслуживающих производств и хозяйств и заготовительно-складских расходов.

Командировки за пределами Российской Федерации, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам относятся на финансовые результаты (без учета в составе расходов при налогообложении). К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

В служебную командировку за пределы России могут направляться только работники организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производятся организацией за счет чистой прибыли.

Срок заграничной командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства Российской Федерации и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.