Учет расчетов с подотчетными лицами, в том числе по командировкам за пределами России. Отражение расчетов в бухгалтерской отчетности

 

 

В ПСК «Связь-Сигнал-К» срок командировки определяется руководителем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

В ПСК «Связь-Сигнал-К» за период нахождения работника в  командировке сохраняется средний заработок за все дни работы.

Оплата труда работника  в случае привлечения его к  работе в выходные или нерабочие  праздничные дни в ПСК «Связь-Сигнал-К» производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, а именно в двойном размере.

При направлении работника в командировку в ПСК «Связь-Сигнал-К» выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

В ПСК «Связь-Сигнал-К» установлены размеры расходов, связанных с командировкой.

Так, Приказом №14/к от 11.01.2009 г. утверждены следующие нормы командировочных расходов:

на оплату проезда  – фактически произведенные расходы на приобретение проездных билетов;

на оплату найма жилья - фактически произведенные расходы  по найму жилья, но не более 5 000 руб. в сутки;

на оплату суточных – 1 000 руб. в сутки на территории Российской Федерации, 3 000 руб. в сутки за пределами территории Российской Федерации.

Так же работникам ПСК  «Связь-Сигнал-К» возмещаются расходы  по бронированию жилого помещения.

В случае вынужденной  задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Если работник выехал в командировку на территорию иностранного государства и возвращается на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных для командировок на территории иностранных государств, то есть 1 500 руб.

В случае временной нетрудоспособности работника, ему возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной  нетрудоспособности работнику выплачивается  пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Бухгалтерский учет расчетов по командировочным расходам в ПСК «Связь-Сигнал-К» ведется на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражается выдача денежных средств на командировочные  расходы, а так же выдача перерасхода по авансовому отчету.

По кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  отражаются все произведенные подотчетным  лицом расходы, во время командировки, а так же внесение остатка по выданным ранее подотчетным суммам согласно авансовому отчету.

Аналитический учет в  ПСК «Связь-Сигнал-К» ведется по каждому подотчетному лицу и каждой сумме, выданной под отчет.

 

 

3. Взаимосвязь учета расчетов с подотчетными лицами с бухгалтерской отчетностью

 

 

Расчеты с подотчетными лицами отражаются в бухгалтерской отчетности организации только в случае наличия задолженности по расчетам с сотрудниками по подотчетным суммам.

Так, информация о дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с работниками по подотчетным суммам приводится в:

- Бухгалтерском балансе (форма № 1);

- Приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5).

Формы бухгалтерской отчетности утверждены Минфином РФ в Приказе №67н от 22.07.2003 г. "О формах бухгалтерской отчетности организаций".

Согласно Приказу  Минфина РФ от 06.07.1999 г. №43н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99) зачет между дебиторской и кредиторской задолженностью по расчетам с работниками по подотчетным суммам в бухгалтерской отчетности не допускается.

Если на отчетную дату числится задолженность подотчетного лица перед предприятием, то по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» формируется дебиторская задолженность.

В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность работников отражается в составе активов по строке 240 "Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)" в разделе II "Оборотные активы".

В случае наличия задолженности  предприятия перед подотчетным  лицом на отчетную дату, то по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» формируется кредиторская задолженность.

Кредиторская задолженность перед подотчетными лицами по возмещению им сумм перерасхода в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами отражается в бухгалтерском балансе в составе пассивов по строке 622 "Задолженность перед персоналом организации", формируя показатель строки 620 "Кредиторская задолженность" в разделе V "Краткосрочные обязательства".

При заполнении строки 240 "Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)" и строки 622 "Задолженность перед персоналом организации" используются данные бухгалтерского учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами.

Исходя из вышеизложенного, фрагмент бухгалтерского баланса в рассматриваемой ситуации будет выглядеть следующим образом.

Таблица 6

АКТИВ	Код показателя	На  начало отчетного года	На  конец отчетного периода
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются  в течение 12 месяцев после отчетной даты)	240	691	523

 

Таблица 7

ПАССИВ	Код показателя	На  начало отчетного периода	На  конец отчетного периода
Кредиторская  задолженность	620	1 467	94
Задолженность перед персоналом организации	622	123	-

 

Информацию о дебиторской  и кредиторской задолженности по расчетам с работниками по подотчетным  суммам на начало и конец года организация, как сказано выше, приводит также в Приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5) в разделе "Дебиторская и кредиторская задолженность".

Дебиторская задолженность  работников отражается по строке "Дебиторская  задолженность: краткосрочная - всего" с расшифровкой по строке "прочая" и формирует показатель строки "Итого".

Что касается кредиторской задолженности перед работниками, то она указывается по строке "Кредиторская задолженность: краткосрочная - всего" с расшифровкой по строке "прочая" и формирует показатель строки "Итого".

Исходя из вышеизложенного, фрагмент Приложения к бухгалтерскому балансу будет выглядеть следующим образом:

Таблица 8

Показатель		Остаток на начало отчетного года	Остаток на конец отчетного периода
Наименование	код
Дебиторская задолженность: краткосрочная - всего	610	691	523
прочая	613	640	516
Кредиторская  задолженность: краткосрочная - всего	640	1 467	94
прочая	646	1 335	31

 

Кроме того, отдельные  показатели, включенные в Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5), согласно данной унифицированной форме, могут представляться в виде самостоятельных форм бухгалтерской отчетности или включаться в пояснительную записку.

При этом представлять информацию о задолженности по расчетам с  подотчетными лицами в виде самостоятельных форм бухгалтерской отчетности или включать в пояснительную записку целесообразно в случае наличия существенной задолженности на отчетную дату по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

 

Заключение

 

 

На примере ПСК «Связь-Сигнал-К» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Расчеты с подотчетными лицами в ПСК «Связь-Сигнал-К» имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств.

Основными документами, на которые было обращено внимание при изучении расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчеты; приказы о направлении сотрудников в командировки; служебные задания и отчеты об их выполнении; командировочные удостоверения; список лиц, которым разрешено получение наличных денежных средств из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

В исследуемой организации ПСК «Связь-Сигнал-К» учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Подотчетные лица в ПСК «Связь-Сигнал-К» приобретают товарно-материальные ценности, такие как: канцелярские и хозяйственные товары, бумага для принтера, комплекты бланков бухгалтерской отчетности и др. Организация часто отправляет своих работников в служебные командировки в пределах России, возмещение командировочных расходов соответствуют нормам, установленным локальными нормативными документами ПСК «Связь-Сигнал-К».

ПСК «Связь-Сигнал-К» в своей деятельности не применяет отправление в командировки за границу, учет на валютном счете не используется. Наряду с командировочными и хозяйственно-операциоными расходами работники организации получают денежные средства на представительские нужды.

Ошибки, связанные с отражением на счетах бухгалтерского учета и документальным оформлением в ПСК «Связь-Сигнал-К», не обнаружены.

В заключение хотелось бы отметить, что  в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

 

1. Гражданский кодекс Российской Федерации.
2. Налоговый кодекс Российской Федерации.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации.
4. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. №129-ФЗ.
5. Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н « Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (в ред. 26.03.2007г.).
6. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 №94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению".
7. Приказ Минфина РФ от 06.10.2008 №106н "Об утверждении положений по бухгалтерскому учету" (вместе с "Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008)", "Положением по бухгалтерскому учету "Изменения оценочных значений" (ПБУ 21/2008)").
8. Приказ Минфина РФ от 06.07.1999 №43н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99)".
9. Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 №812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".
10. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".
11. Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 №729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".
12. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 №62 "О служебных командировках в пределах СССР".
13. Письмо ГТК РФ от 16.03.1995 №01-13/3677 "О вывозе наличной иностранной валюты физическими лицами".
14. Статья: Особенности учета суточных при командировках ("Финансовая газета. Региональный выпуск", 2009, №40).
15. Статья: Направляем сотрудника в командировку ("Московский бухгалтер", 2009, №11).
16. Статья: Командировки работников ("Налоги" (газета), 2009, №22).
17. Статья: Служебная командировка: новые правила ("Финансовая газета", 2009, №6).
18. Статья: Как оплатить работнику на окладе день выезда в командировку, приходящийся на выходной день ("Главная книга", 2009, Специальный выпуск).
19. Статья: Подотчетники: неоднозначные вопросы учета ("Главная книга", 2009, №18).
20. «Расчеты с подотчетными лицами - бухгалтерский учет и налогообложение» - Захарьин В.Р., издательство: Налоговый вестник, 2008 г.
21. «Бухгалтерский учет: Основы организации и ведения». Учебное пособие. Каковкина Т. В., издательство: Экзамен, 2009 г.
22. «Формирование учетной политики для целей бухгалтерского учета и налогообложения» - И.А. Невский, 2009 г.
23. «Теория бухгалтерского учета» – Кутер М. И., 2009 г.
24. «Бухгалтерский учет: учебник» – Ларионов А. Д., Нечитайло А. И., издательство - Проспект, 2008 г.
25. «Бухгалтерский учет на современном предприятии: учебник» – Пошерстник Н. В., издательство - Проспект, 2008 г.
26. «Основы теории бухгалтерского учета» – Соколов Я. В., 2008 г.