Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

   За качество и достоверность первичных документов ответственность несут его составители.

  Оплату за каждую партию товара «Покупатель» производит в течение 35 календарных дней с момента отгрузки «Поставщиком», путём перечисления суммы задолженности платёжным поручением на расчётный счёт «Поставщика». Днём оплаты в рамках договора поставки стороны приняли считать день поступления денежных средств на расчётный счёт «Поставщика» (Приложение 2).

   После получения оплаты поставщик выписывает товарную накладную на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2 в двух экземплярах. В заголовочной ее части указывают коды УНН, ОКПО, а в случаях установленных законодательством, - номера лицензий грузоотправителя, грузополучателя и заказчика (плательщика); в содержательной части указывается наименование, характеристика товара (сорт, размер, расфасовка и т.д.), его количество, отпускная цена (без налога на добавленную стоимость), ставка и сумма налога на добавленную стоимость, обоснование цены (договор, прейскурант, протокол согласования цен), стоимость товарно-материальные ценности и другие реквизиты. Она является товаросопроводительным документом на отгруженные товарно-материальные ценности (материалы) и вручается покупателю. Товарная накладная формы ТН-2 – бланк типовой строгой отчетности (Приложение 3).

   При последующей оплате поставщик выписывает товарную накладную в трех экземплярах, сдает груз для отправки покупателю и получает грузовую квитанцию, а затем выписывает на имя покупателя платежное требование (платежное требование-поручение) в трех экземплярах.

   Товарные документы и документы, удостоверяющие качество продукции или заменяющие их, поставщик либо прикладывает к представленным на инкассо требованиям, либо направляет по почте непосредственно плательщику, либо направляет покупателю в порядке, согласованном в договоре.

На «Предприятии» груз принимает  экспедитор, с ним заключен договор о материальной ответственности. Экспедитору выдают доверенность на получение товарно-материальных ценностей (ф. № М-2а), которая является бланком строгой отчетности.

 Доверенность выписывает бухгалтер  с полным и точным заполнением  всех реквизитов. Перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, в доверенности приводят только в том случае, когда в товарном документе не отражено наименование и количество получаемых ценностей. Доверенность подписывает руководитель и главный бухгалтер  или их заместители, их подписи заверяют печатью. Выдачу доверенностей регистрируют в специальном журнале учета выданных доверенностей с последующей отметкой об использовании или возврате. 

Экспедитор принимает товарно-материальные ценности: по количеству мест и массе, если товарно-материальные ценности находятся в исправной опломбированной таре; по количеству единиц и качеству, если товарно-материальные ценности находятся в открытой или поврежденной таре на основании товаросопроводительных документов поставщика.

Приемку товарно-материальных ценностей по количеству и качеству осуществляют в условленные договором сроки в соответствии с нормативно-технической документацией и Положением о приемке товарно-материальных ценностей по количеству и качеству.

  На недостачу (порчу) товарно-материальных ценностей, возникшую по вине перевозчика в момент приемки товарно-материальных ценностей составляют коммерческий акт. Его составляет комиссия, в которую входят представители покупателя и перевозчика, акт составляется в трех экземплярах.

    В случае выявления при приемке товарно-материальных ценностей расхождений по количеству и качеству с данными товаросопроводительных документов поставщика создается комиссия, которая составляет акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей в трех экземплярах (Приложение 4).

  Фактически поступившие товарно-материальные ценности (материалы приходуются по покупным ценам на основании товарных (товарно-транспортных) накладных от поставщиков.

 В товарно-транспортной накладной обязательно указывают номер и дату доверенности, по которой получен товар экспедитором; номер и дату составления акта об установленных расхождениях по количеству и качеству; сведения о разгрузке товарно-материальных ценностей и др. Доверенность может заменить штамп организации, если это предусмотрено договором.

    К товарной (товарно-транспортной) накладной поставщик прикладывает документы, удостоверяющие их качество и безопасность для здоровья потребителей; сертификат качества, удостоверение о государственной гигиенической регистрации, срок годности.

  Поступившие от поставщиков и выписанные покупателям документы бухгалтерия обрабатывает в 1С : Бухгалтерии 7.7.

Записи в электронном журнале документов производят в хронологическом порядке по мере поступления первичных документов (Приложение  5).

 

 

 

3.1 Документальное  оформление и учет расчетов  с поставщиками и подрядчиками

Максимальное количество внеоборотных и оборотных активов поступают в организацию на основании заключенных договоров от поставщиков. Бухгалтерия обязана обеспечить достоверный учёт поступления материальных ценностей и составления расчётов.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками осуществляется на счете 60 "Расчеты с поставщиками и  подрядчиками" Данный счет предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

• полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;
• товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);
• излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;
• полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и др.

Подрядные строительные и монтажные, научно-исследовательские  и другие аналогичные организации, когда они являются генеральными подрядчиками (головными организациями), расчеты со своими субподрядчиками (соисполнителями) также отражают на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Все операции с расчетами за приобретенные  материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, проводятся по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" независимо от времени  оплаты предъявленного счета.

 

КРЕДИТОВАНИЕ  СЧЕТА 60 "РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ"

Счёт 60- активно - пассивный, на нём производят расчёт с поставщиками. Сальдо кредитовое на начало месяца - это задолженность поставщикам по неоплаченным, но акцептованным счетам.

Счёт 60 "Расчёты  с поставщиками и подрядчиками" кредитуется на стоимость принимаемых  к бухгалтерскому учёту товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции  со счетами учёта этих ценностей (либо счёта 15 "Заготовление и приобретение материалов") или счетов учёта соответствующих затрат. За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а также по переработке материалов на стороне записи по кредиту счёта 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками" производятся в корреспонденции со счетами учёта производственных запасов, товаров, затрат на производство и т.п.

Независимо  от оценки товарно-материальных ценностей  в аналитическом учете счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в синтетическом учете кредитуется  согласно расчетным документам поставщика в пределах сумм акцепта. Когда счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх норм естественной убыли против отфактурованного количества, а также, если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того, как счет был акцептован) было обнаружено несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 "Расчеты с разными кредиторами и дебиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям").

При поступлении  товарно-материальных ценностей, на которые  не получены расчетные документы  поставщиков, необходимо проверить, не числятся ли поступившие товарно-материальные ценности как оплаченные, но находящиеся  в пути или не вывезенные со складов  поставщиков и не числится ли стоимость  поступивших ценностей как дебиторская  задолженность.

За неотфактурованные поставки счёт 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками" кредитуется на стоимость поступивших ценностей, определенную исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах.

Счёт 60 дебетуется на суммы исполнения обязательств (оплату счетов), включая авансы и предварительную  оплату, в корреспонденции со счетами  учёта денежных средств и др. При  этом суммы выданных авансов предварительной  оплаты учитываются обособленно. Суммы  задолженности поставщикам и  подрядчикам, обеспеченные выданными  организацией векселями, не списываются  со счёта 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками", а учитываются  обособленно в аналитическом  учёте

 

ВЕДЕНИЕ АНАЛИТИЧЕСКОГО УЧЕТА ПО СЧЕТУ 60 "РАСЧЕТЫ СПОСТАВЩИКАМИ  И ПОДРЯДЧИКАМИ "

 

Аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведется по каждому  предъявленному счету, а расчетов в  порядке плановых платежей по каждому  поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения  необходимых данных по:

• поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
• поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам;
• поставщикам по неотфактурованным поставкам; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
• поставщикам по просроченным оплатой векселям;
• поставщикам по полученному коммерческому кредиту.

Учёт  расчётов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных  организаций, о деятельности которой  составляется сводная бухгалтерская  отчётность, ведётся на счёте 60 "Расчёты  с поставщиками и подрядчиками" обособленно.

При автоматизации  учёта на основании выписок банка  составляют машинограммы синтетического и аналитического учёта по каждому счёту, применяемому для учёта расчётов с поставщиками и покупателями ("Расчёты с поставщиками и подрядчиками", "Расчёты по авансам", "Расчёты с покупателями и заказчиками", "Расчёты по претензиям"). Эти машинограммы служат основанием для разработки машинограмм-оборотных ведомостей по счетам, итоговые данные которых записывают в Главную книгу.

Общая методология  учета расчетов с поставщиками и  подрядчиками связана с обязательствами, вытекающими в основном из договоров  поставки и подряда и, в сущности, объясняется старым правилом Э.Дегранжа:

"Тот, кто получает, дебетуется, тот, кто выдает, кредитуется".

Поставщики  и подрядчики "выдают" ценности, услуги, работы и поэтому кредитуются. И составители плана счетов четко  систематизируют случаи записей  по кредиту и дебету счета 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками". Систематизация порождает множество  вопросов, связанных с особенностями  кредитования:

• Приводит ли акцепт счета поставщика и/или подрядчика к автоматическому возникновению кредиторской задолженности?
• Что должен делать бухгалтер в случае, если ценности поступили, работы приняты, а счета на них не поступили?
• Что делать бухгалтеру, если данные приходных документов и фактическое состояние поступающих ценностей, объем и качество выполненных работ не совпадают?

 

 

АКЦЕПТ  СЧЕТА ПОСТАВЩИКА И/ИЛИ ПОДРЯДЧИКА К АВТОМАТИЧЕСКОМУ ВОЗНИКНОВЕНИЮ  КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

 

Совершенно  очевидно, что поступившие счета  поставщиков и подрядчиков акцептуются  руководством предприятия. В этом случае ценности могли не поступать, но если на счете поставщика руководитель сделал сакраментальную запись: "бух.опл." и поставил дату и подпись, то бухгалтерия должна кредитовать счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Кредитовать счет надо на все суммы, подлежащие уплате, включая НДС. Правда, возможен частичный акцепт, тогда счет 60 кредитуется только в той части, в которой он был акцептован руководством предприятия. Если с кредитованием счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в этом случае все ясно, то с тем, какой счет в этом случае дебетовать, возникают проблемы. Дело в том, что поступление счета от поставщика и/или подрядчика следует рассматривать как оферту, т.е. предложение совершить сделку и, если руководство предприятия дает согласие, т.е. акцептует этот счет, то у него сразу же возникает кредиторская задолженность, следуя известному правилу Пачоли "никого нельзя признать кредитором без его согласия".

В данном случае поставщик сделал предложение, и мы не только согласны его принять, но уже обязываемся полностью  или частично оплатить. У предприятия  возникает кредиторская задолженность. [16]

Однако, именно по правилу Пачоли возникают трудности с выбором счета, который следует дебетовать. В момент акцепта материалы (товары) могли еще не поступить на склады, подрядчики еще не передать выполненные работы*, а, следовательно, дебетовать счета 10 "Материалы", 41 "Товары", и другие, если поступали еще какие-то ценности - нельзя. Дело в том, что сами ценности еще не поступали, и более того, право собственности на них не переходит к предприятию после акцепта счета, и кладовщики, с которыми должен был быть заключен договор о материальной ответственности, эти ценности еще не принимали. В таких случаях следует дебетовать счет 15 "Заготовление и приобретение материалов". И только после того как сделка будет завершена, т.е. после того как материалы, товары будут получены, а работы приняты, счет 15 "Заготовление и приобретение материалов" будет закрыт (кредитован), а счета материальных ценностей дебетованы.