Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками на примере ООО «СК Люксмонтаж»

В случае несоответствия фактического наличия материалов или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

При оплате возникшей перед поставщиком  задолженности, или перед самой организацией, бухгалтерией ООО «СК Люксмонтаж» заполняется платежное поручение (Приложение 14)  для перечисления денежных средств с расчетного счета предприятия, либо до предъявления счета-фактуры перечисляет авансовый платеж, который в дальнейшем зачитывается в счет возникшего обязательства перед кредитором.

 

3.2 Инвентаризация расчетов с  поставщиками и подрядчиками 

 

Порядок  проведения  инвентаризации  имущества  и  финансовых  обязательств  организации  и  оформления  её  результатов,  устанавливают  Методические  указания  по  инвентаризации  имущества  и  финансовых  обязательств  № 49 [9]. Инвентаризации  подлежит  всё  имущество  организации, независимо  от  его  местонахождения  и  все  виды  финансовых  обязательств. Основными  целями  инвентаризации  обязательств  является  проверка  полноты  отражения  в  учёте  обязательств.

Обязательно нужно проводить  инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженностей перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

      Этого  требует статья 12 Федерального закона  от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [2]. Исключение сделано лишь для тех организаций, которые провели инвентаризацию после 1 октября текущего года.

Подходить к инвентаризации формально не следует. Ведь она направлена на то, чтобы установить каков размер  дебиторской и кредиторской задолженностей организации. Цель инвентаризации дебиторской задолженности – достижение уверенности в том, что задолженность контрагентов и задолженность перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях.

Инвентаризация расчетов в ООО «СК Люксмонтаж» проводится до начала составления годовой отчетности при помощи акта сверки. В акте отражаются все финансово хозяйственные операции произошедшие в процессе взаимной работы между организациями, т.е. счета – фактуры предъявленные и оплата по данным счетам – фактурам, соответственно в акте сверке выводится сальдо задолженности той или другой  стороны. Данный акт сверки заполняется обоими участниками взаимоотношений и случаи разногласий так же отражаются в данном акте сверки, что является основанием для доработки проводок в бухгалтерии той или иной стороны. 

 После подписания  актов сверки расчетов, актов  зачета взаимных требований в организации должен быть составлен акт инвентаризации с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Для этого акта предусмотрен типовой бланк.

Акт составляют в 2 экземплярах:

• первый экземпляр передают в бухгалтерию;
• второй экземпляр остается у инвентаризационной комиссии.

          Инвентаризация проводится комиссией на основании первичных бухгалтерских документов, а также актов сверки расчетов между организацией и другими предприятиями.

          Комиссия должна определить сроки  возникновения дебиторской и  кредиторской задолженности и  возможность ее погашения.

В акте указывают:

• счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;
• суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);
• суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

Срок исковой давности составляет 3 года с момента возникновения задолженности.

           К акту инвентаризации должна быть приложена справка, составленная на типовом бланке. В справке указывают:

• реквизиты каждого дебитора или кредитора организации;
• причину и дату возникновения задолженности;
• сумму задолженности.

Справку составляют в  одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет.

     Цель инвентаризации  дебиторской и кредиторской задолженности  – достижение уверенности в  том, что задолженность контрагентов  и задолженность перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях. Данная процедура – одна из важнейших в расчетах с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками. В том, чтобы располагать такими данными, заинтересована и сама организация, и другие пользователи бухгалтерской отчетности. Кроме того, результаты инвентаризации позволяют проверить, соответствуют ли данные бухгалтерского учета реальному положению вещей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 4. Оптимизация  расчетов с поставщиками и подрядчиками в  ООО «СК Люксмонтаж»

 

4.1. Разработка рекомендаций по  оптимизации организации  учета  расчетов с поставщиками и  подрядчиками

 

В ООО «СК Люксмонтаж» к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» открыты следующие субсчета: К счету 60 открываются следующие субсчета:

                   60.1 «Расчеты с поставщиками  и подрядчиками»

                   60.2 «Расчеты по авансам выданным (в рублях)»

                   60.3«Расчеты по документам срок оплаты который не наступил».

А к счету 19 «НДС по приобретенным  ценностям» открыты следующие субсчета:

        19.3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»

         19.4 «НДС, по выполненным работам и услугам»

Такой учет затрудняет работу бухгалтера, поскольку в такой  ситуации достаточно сложно сразу оценить  величину задолженности перед поставщиками за товары и перед подрядчиками за оказанные услуги (выполненные работы). Оценивая данную ситуацию можно предложить следующие рекомендации по оптимизации учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Предложенные изменения добавят в рабочий план счетов нужные субсчета и позволят быстрее оценить величину задолженности перед поставщиками за товары и перед подрядчиками за оказанные услуги (выполненные работы).

Рекомендуемые изменения  субсчетов к счету 60:

 

1. К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» изменить действующие и добавить следующие субсчета:

• 60.0 «Расчеты с поставщиками за материалы»
• 60.1 «Расчеты с подрядчиками за выполненные работы и услуги»
• 60.2 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по капитальным вложениям»
• 60.3 «Расчеты с поставщиками за энергоресурсы»
• 60.4 «Расчеты с поставщиками за услуги связи»

 

2. К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» добавить следующие субсчета:

• 19.0 «НДС по приобретенным материалам»,

• 19.1 «НДС по выполненным работам и оказанным услугам»,
• 19.2 «НДС по капитальным вложениям»,
• 19.3 «НДС по поставке энергоресурсов»
• 19. 4 «НДС по услугам связи»

Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с  поставщиками и подрядчиками более  прозрачным, наладить и систематизировать  систему расчетов.

Предполагается, что в  связи с этими нововведениями появится возможность быстро и достоверно получать информацию по каждому виду получаемых услуг и доставленных материалов.

 

4.2. Комплекс мер по совершенствованию  системы внутреннего контроля  расчетов с поставщиками и подрядчиками

При изучении учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в организации было выявлено:

• отсутствуют некоторые договоры на поставку ТМЦ, договоры подряда и договоры на оказание услуг;
• отсутствуют некоторые отчеты за выданные доверенности на получение ТМЦ;
• отсутствуют некоторые записи в журнале регистрации счетов-фактур поставщиков;
• встречается несвоевременное предъявление претензий поставщикам за обнаруженные нарушения договорных обязательств и отсутствует должный учет по претензиям;
• встречается несвоевременное отражение операций по расчетам в регистрах бухгалтерского учета;
• не выполняется пересчет сумм по поступившим счетам от поставщиков и подрядчиков.

Некорректное оформление документов может привести к тому, что суммы НДС, возмещенные из бюджета в результате этой операции, не будут приняты налоговыми органами, а это может повлечь за собой взыскание сумм штрафов и пеней в бюджет.

Нарушения присутствуют, когда скрытую материальную ценность списывают на счет 76 «Расчеты по претензиям». При хорошо организованной Системе Внутреннего Контроля (СВК) реально установить реальность сумм претензий, а так же то, обусловлены ли претензии: несоответствием цен и тарифов договорным обязательствам; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара(услуг) стандартам или техническим условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков.

Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при проведении взаимозачетов, составлении актов сверки.

Отсутствие разногласий  по поводу взаимозачета должно быть подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным  по ее результатам двусторонним актом  сверки расчетов, где необходимо указать  основание возникновения встречных  задолженностей, дату проведения взаимозачета, документы, подтверждающие возникновение задолженностей (номера и даты составленных счетов-фактур), суммы задолженностей, а также суммы зачтенных требований, обязательно с выделением сумм НДС.

Часто допускают  ошибки при составлении акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа. Однако из текста такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.

Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в нем факта  погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости  погашения указанных задолженностей в дальнейшем.

Для совершенствования  контроля обязательным является проведение инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками. Руководителю ООО «СК Люксмонтаж» необходимо сформировать инвентаризационную комиссию.

Инвентаризационная комиссия, в ходе своей работы, должна установить:

• правильность расчетов с поставщиками и подрядчиками;
• правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками по недостачам и хищениям;
• правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Состав инвентаризационной комиссии представлен в таблице 4.

Таблица 4 - Инвентаризационная комиссия

 

Ф.И.О	Состав инвентаризационной комиссии	Должность
Трапенок  С. В.	председатель	Гл.  инженер
Петрова Н.В.	чл.комиссии	Бухгалтер

 

Важным моментом является инвентаризация задолженности в  соответствии с утвержденным планом. План утверждается руководителем.

В части совершенствования  системы внутреннего контроля рекомендуются  следующие мероприятия:

• создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью расчетов с поставщиками и подрядчиками, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по доставке материалов;
• постоянно следить за соотношением расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;