Учет заработной платы и труда

 Данные о фонде заработной  платы за соответствующий период  прошлого года при составлении  отчетов по труду показываются  в методологии и структуре  отчетного периода текущего года.

 При натуральной форме  оплаты труда и предоставлении  социальных выплат в отчеты  по труду включаются суммы  исходя из расчета по рыночным  ценам, сложившимся в данном  регионе на момент начисления. Если товары или продукты предоставлялись  по пониженным ценам, то включается  разница между их полной стоимостью  и суммой, уплаченной работниками.

 Документация по учету  личного состава, труда и его  оплаты

 Формы первичной учетной  документации по учету труда  и его оплаты обязательны для  применения юридическими лицами  всех форм собственности, за  исключением бюджетных организаций.

 Для учета личного  состава, начисления и выплат  заработной платы используют  унифицированные формы первичных  учетных документов, утвержденные  постановлением Госкомстата РФ  от 06.04.2001 г. № 26.

 Приказ (распоряжение) о  приеме работника(ов) на работу (форма № Т-1 и -1a) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

 Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

 Штатное расписание (форма  №Т-3) применяется для оформления  структуры, штатного состава и  штатной численности организации.  Штатное расписание содержит  перечень структурных подразделений,  должностей, сведения о количестве  штатных единиц, должно­стных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

 Приказ (распоряжение) о  переводе работника(ов) на другую работу (форма № Т-5 и -5а) используются для, оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

 Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работнику(ам) (форма № Т-6 и -6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом). Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномочен­ным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет, заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

 График отпусков (форма  № Т-7) предназначен для отражения  сведений о времени распределения  ежегодных оплачиваемых отпусков  работникам всех структурных  подразделений организации на  календарный год по месяцам.  График отпусков — сводный  график. При его составлении учитываются  действующее законодательство, специфика  деятельности организации и пожелания  работника.

 График отпусков визируется  руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений,  согласовывается с выборным профсоюзным  органом и утверждается руководителем  организации или уполномоченным  им лицом.

 Приказ (распоряжение) о  прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником(ами) (форма № T-8 и 8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

 Приказ (распоряжение) о  направлении работника(ов) в командировку (форма № Т-9 и № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

 При необходимости  указываются источники оплаты  сумм командировочных расходов, другие условия направления в  командировку.

 Командировочное удостоверение  (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания  работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре  работником кадровой службы на  основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения  делаются отметки о времени  прибытия и выбытия, которые  заверяются подписью ответственного  должностного лица и печатью.  После возвращения из командировки  в организацию работником составляется  авансовый отчет с приложением  документов, подтверждающих произведенные  расходы.

 Служебное задание  для направления в командировку  и отчет о его выполнении (форма  № Т-10а) используются для оформления  и учета служебного задания  для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается  руководителем подразделения, в  котором работает командируемый  работник. Утверждается руководителем  организации или уполномоченным  им лицом и передается в  кадровую службу для издания  приказа (распоряжения) о направлении  в командировку.

 Лицом, прибывшим из  командировки, составляется краткий  отчет о выполненной работе, который  согласовывается с руководителем  структурного подразделения и  представляется в бухгалтерию  вместе с командировочным удостоверением  и авансовым отчетом.

 Приказ (распоряжение) о  поощрении работника(ов) (форма № Т-11 и -11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

 Табель учета использования  рабочего времени и расчета  заработной платы (ф. № Т-12) и табель учета использования  рабочего времени (ф. № Т-13) применяют для осуществления  табельного учета и контроля  трудовой дисциплины. Форма №  Т-12 предназначена для учета использования  рабочего времени и расчета  заработной платы, а форма №  Т-13 — только для учета использования  рабочего времени. При использовании  формы № Т-13 оплату труда начисляют  в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости  (ф. № Т-49).

 Форма № Т-13 применяется  в условиях автоматизированной  обработки данных. Бланки табеля  с частично заполненными реквизитами  могут быть созданы с помощью  средств вычислительной техники.  В этом случае форма табеля  изменяется в соответствии с  принятой технологией обработки  данных.

 Табельный учет охватывает  всех работников организации.  Каждому из них присваивается  определенный табельный номер,  который указывается во всех  документах по учету труда  и заработной платы. Сущность  табельного учета заключается  в ежедневной регистрации явки  работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок  с указанием их причин, а также  часов простоя и часов сверхурочной  работы.

 Табельный учет осуществляют  бухгалтер, бригадир или мастер  в табеле учета использования  рабочего времени. Для упрощения  табельного учета можно ограничиться  лишь регистрацией в нем отклонений  от нормальной продолжительности  рабочего дня.

 Отметку о неявках  или опозданиях делают в табеле  на основании соответствующих  документов — справок о вызове  в военкомат, суд, листов о  временной нетрудоспособности и  др., которые работники сдают табельщикам;  время простоев устанавливают  по листкам о про­стое, а часы сверхурочной работы — по спискам мастеров.

 Оформленные первичные  документы по учету выработки  и выполненных работ вместе  со всеми дополнительными документами  (листками на оплату простоя,  на доплаты, актами о браке  и др.) передаются бухгалтеру.

 Для определения суммы  заработной платы, подлежащей  выдаче на руки работникам, необходимо  определить сумму заработка работников  за месяц и произвести из  этой суммы необходимые удержания.  Эти расчеты производят обычно  в расчетно-платежной ведомости  (ф. № 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты  заработной платы за месяц.

 Расчетно-платежную ведомость  используют малые и средние  предприятия, где число работников  не велико и где предпочитают  не вести лицевые счета в  дополнение к этим ведомостям, считая, что все необходимые сведения  содержатся и в налоговой карточке. На крупных предприятиях для  расчета заработной платы используются  расчетные ведомости (ф. № 51), а для выплаты - платежные ведомости  (ф. № 53). Однако на данных  предприятиях, где зарплата может  начисляться по 20 основаниям, только  в лицевом счете работника  отражаются все ее виды. И зачастую  лицевой счет является формой, где наиболее полно отражена  информация, позволяющая осуществить  выборку заработной платы для  начисления пенсии или подготовить  справку в фонд занятости для  назначения пособия по безработице.  Кроме того, лицевые счета хранятся 75 лет, и служат зачастую единственным  основанием для выдачи архивных  справок о полученной работниками  заработной плате.

 Расчетно-платежная ведомость  объединяет в себе две утвержденные  формы -расчетную и платежную ведомости. Рассмотрим на примере порядок ее заполнения.

 Пример. В ООО “Лира”  начислена заработная плата сотрудникам  за май 2001г.

 Ведомость составляется  в бухгалтерии в одном экземпляре. Основание для ее заполнения - первичные документы по учету  кадров, выработки, фактически отработанного  времени и др.

 Из личной карточки  работника (форма № Т-2) в графы  21, 2 - 4 расчетно-платежной ведомости  переносятся данные о фамилии  и инициалах, табельном номере  работников списочного состава,  профессии рабочих или должности  служащих и работников аппарата  управления, размере тарифной ставки  или должностного оклада конкретного  работника. Эти же данные содержатся  и в лицевом счете работника.

 Из табеля учета  использования рабочего времени  и расчета заработной платы  переносятся данные:

- в графу 5 ведомости  о количестве отработанных рабочих  дней (из форм № Т-12 графа 37 или № Т-13 графа 5) или часов  (из форм № Т-12 графа 38 минус  графа 41 или № Т-13 графа 6),

- в графу 6 ведомости  (из форм № Т-12 графа 41) об  отработанных выходных и праздничных  днях, которые оплачиваются по  двойному тарифу.

 Из лицевого счета  переносятся данные о начислениях  за текущий месяц:

- по видам оплат в  графы 7 - 11 ведомости (данные из  граф 29-33 и 35-37 формы № Т-54 либо  из второй страницы формы №  Т-54а). Это могут быть оплаты  из: фонда оплаты труда, чистой  прибыли организации, компенсация  морального вреда по решению  суда, единовременные поощрения,  материальная помощь, возмещение  командировочных расходов сверх  установленных норм, компенсационные  выплаты при увольнении и др.

- в графу 12 ведомости  данные о стоимости распределенных  материальных и социальных благ (из формы № Т- 54 графы 34 либо второй страницы формы № Т-54а). Это может быть оплата из средств предприятия за работника товаров (работ, услуг), питания, лечения, отдыха, обучения, стоимости пребывания детей в дошкольных учреждениях, стоимость подарков. К этим выплатам также относятся материальная выгода от приобретения товаров (работ, услуг) у физического лица по договору гражданско-правового характера и материальная выгода, полученная работником от приобретения ценных бумаг, товаров (работ, услуг) и др.

 Затем в графе 13 ведомости отражаются итоговые  суммы начислений за текущий  месяц.

 В форме также отражаются  произведенные удержания - налог  на доходы, сумма выданного аванса  за первую половину месяца, удержания  по исполнительным листам, по  инициативе администрации (например, сумма недостач, задолженности по  авансовому отчету и командировке) или по заявлению работника.  Сумма налога на доходы сверяется  с данными расчета по налоговой  карточке формы 1-НДФЛ, поскольку  только в ней содержатся все  необходимые сведения для правильного  расчета данного налога с учетом  всех льгот, вычетов и сумм  полученного дохода нарастающим  итогом с начала года.