Учёт кассовых операций

В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег предприятием не допускается.

  После истечения этого срока суммы, превышающие лимит должны быть возвращены на расчетный счет предприятия в банке.

Наличные денежные средства, полученные с расчетного счета в банке предприятия вольны тратить наличность на любые цели по собственному усмотрению. 
     Все операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств осуществляются кассами предприятий и составляются кассовые операции. Все кассовые операции оформляются кассовыми документами.⁷

 

1. Документация кассовых операций.

Кассовые документы  оформляются: главным бухгалтером, бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа за подписью работника.

При наличии нескольких кассиров один из них назначается старшим. При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств. При отсутствии главного бухгалтера, бухгалтера и кассира кассовые операции совершаетосаморуководитель.¹⁰

Ни одна кассовая операция не должна проводиться без наличия первичных оправдательных документов, оформленных должным образом.

     Первичная документация кассовых операций:

• приходный кассовый ордер (форма 0310001);
• расходный кассовый ордер (форма 0310002)

ордеры для оформления поступления в кассу и выдачи из кассы наличных денег;

• платежная ведомость (форма 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат.
• расчетно-платежная ведомость (форма 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании;
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными

кассирами компании в  течение рабочего дня.

• кассовая книга (форма 0310004) для обобщения информации о кассовых операциях компании.

Приходные кассовые  ордера  и  квитанции  к  ним,  а  также  расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны  быть  разборчиво  и  четко заполнены  бухгалтерией  чернилами,  шариковой   ручкой   или   набраны   на компьютере.  Подчистки,  помарки и   исправления   в   первичных   кассовых документах не допускаются.

Приходные и расходные  кассовые  ордера  или  заменяющие  их  документы немедленно после получения или выдачи по ним денег  подписываются  кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью  «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Кассовые документы  можно заполнять одним из двух способов: либо на бумаге, либо с применением  технических средств, в частности, компьютера. При «компьютерном» способе получаются электронные кассовые документы, которые необходимоораспечататьонаобумаге. 
Кассовая книга (форма 0310004), заполняемая в бумажном виде, брошюруется до начала ее ведения. Тогда же в ней проставляются номера страниц. Надпись о количестве листов скрепляется печатью и подписями директора или предпринимателя, а также главбуха. 
Если кассовая книга заполняется в электронном виде, то листы нумеруются автоматически, начиная с 1 января каждого года. В конце дня лист «электронной» кассовой книги нужно распечатать в двух экземплярах. Брошюровать такие листы и заверять надпись о количестве листов необходимо не реже, чем раз в год. 
Книгу учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма 0310005) надо вести только в случае, когда в организации несколько кассиров. Если документ заполняется в электронном виде, то после каждой передачи денег старший кассир и кассир должны скреплять операцию электронными цифровыми подписями. В конце каждого дня листы книги следует распечатать, а затем, не реже, чем раз в год, сброшюровать и заверить надпись о количестве листов.⁵

К тому же по новому Положению  у кассира перед глазами должны быть образцы подписей руководителя, главбуха и бухгалтеров, подписывающих  приходные и расходные ордеры. И перед каждым принятием денег и перед каждой выдачей кассир обязан сличать автографы на ПКО и РКО с теми, что указаны в образцах. 

1. Приходный кассовый ордер.

     Прием наличных денег кассами  предприятий  производится  по  приходным кассовым ордерам (форма № КО-1) (Приложение 2). В  подтверждение  приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру с подписями  главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира,  заверенная  печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

     Приходный  кассовый  ордер  должен  обязательно  содержать   следующие разборчиво заполненные реквизиты:

• наименование   предприятия,   структурного   подразделения,    код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
• регистрационный номер и дату заполнения;
• номер корреспондирующего счета, субсчета;
• в графе «Принято от» пишется наименование лица, вносящего  деньги  в кассу, а если это  юридическое  лицо,  то  обязательно  указывается  фамилия лица, через которого приняты деньги;
• в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за  что осуществляется прием денег и основание для начисления  задолженности (номер и дата счета-фактуры);
• указывается сумма цифрами и прописью,  причем  выделяется  отдельной строкой суммы налога с продаж и суммы  налога  на  добавленную  стоимость  с указанием ставок налогов;
• в графе «Приложение» должны быть указаны дата, номер  накладной,  по которой  отпущены  товарно-материальные  ценности  (квитанции,  по   которой оказаны услуги).

 Расходный кассовый ордер (форма 0310002) подписывается руководителем, а также главбухом или простым бухгалтером. При отсутствии бухгалтеров на «расходнике» должны стоять автографы руководителя и кассира. Если кассу ведет директор, то на РКОодостаточноооднойоегооподписи.⁶ 

 

2. Расходный кассовый ордер.

     Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным  кассовым ордерам (форма КО-2) (Приложение 3).

     В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:

• наименование предприятия и структурного подразделения, а  также  код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
• регистрационный номер и дата выписки расходного кассового ордера;
• номер корреспондирующего счета, субсчета;
• в графе «Выдать» указывается наименование получателя денежной суммы;
• в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за  что
• осуществляется  выдача   денежной   суммы   и   основание   для   начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);
• сумма указывается цифрами и прописью;
• в графе «Приложение»  должны  быть  перечислены  все  прилагаемые  к ордеру  документы.  В  качестве  приложений   могут   выступать,   например, доверенность,  копия  приказа  руководителя  о  командировке  работника  (на основании  данного  распорядительного  документа  бухгалтерией  производится определение суммы, подлежащей выдаче подотчетному  лицу  на  командировочные расходы).

     Расходный  кассовый  ордер  также   должен   быть   подписан   главным бухгалтером   предприятия,   и,   кроме   того,    он    должен    содержать распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица.

     При выдаче денег по расходному кассовому ордеру одному человеку кассир должен  потребовать  предъявить  документ,  который  удостоверяет   личность получателя. На предприятии таким документом может быть и внутреннее удостоверение, если на нем есть фотография и подпись владельца.

     Далее кассир должен записать наименование и  номер  документа,  кем  и когда он был выдан, и получить  подпись  о  получении  денег.  Она  делается получателем  собственноручно,  причем  чернилами  или  шариковой  ручкой   с указанием суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами.

     А если деньги выдаются по одному  документу  нескольким  лицам?  Тогда получатели  также  предъявляют  документы,  удостоверяющие  их  личность,  и расписываются в соответствующей графе. Но  запись  о  данных  предъявленного документа не производится.

     Кассир может выдать деньги  лицу,  которое  указано  в  расходном кассовом ордере, или другому человеку  по  доверенности.  В  этом  случае в тексте  ордера  после  имени  получателя  денег  указывается  фамилия,  имя, отчество лица, на которого оформлена доверенность. Доверенность  остается  в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

     Приходный кассовый ордер (форма 0310001) подписывается главбухом или простым бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем или кассиром. Если кассой занимается сам директор, то на ПКО будет стоять только его подпись. 

3. Платежная ведомость (расчетно-платежная ведомость).

     По этим ведомостям производится выдача заработной  платы,  пособий  по социальному страхованию и стипендий, а также оплачиваются больничные  листы,

выдаются отпускные и депонированные  суммы. Расходный кассовый ордер на каждого получателя  в  этом  случае  не  составляется.  Он выписывается на всю выданную сумму.

     На титульном листе платежной или расчетно-платежной ведомости (Приложение 4) делается  разрешительная надпись с подписями руководителя и главного бухгалтера.

     При получении денег по ведомости сумма прописью не указывается. А если выдача денег производится по  доверенности,  то  также  как  при  оформлении расходного кассового ордера перед распиской в получении денег кассир  делает надпись «По доверенности».

     Как  уже  отмечалось,  при  выплате  заработной  платы,   пособий   по социальному страхованию и  стипендий  организации  могут  хранить  в  кассах наличные сверх установленных лимитов в течение трех рабочих дней  (или  пяти дней на Крайнем Севере).

     Следовательно,  при  истечении  этого  срока  кассир  должен   сделать следующее:

• в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии  лиц, которым не  произведены указанные выплаты,  поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
• составить реестр депонированных сумм;
• в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать  надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;
• записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ______».

     Бухгалтерия  должна  проверить  отметки,  сделанные  кассиром  в платежных или  расчетно-платежных  ведомостях,  и  произвести  подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются  в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К  нему  прикладываются  квитанции  приходной  кассы  банка  о  приеме наличных на расчетный счет.

     На предприятиях, имеющих большое  количество  подразделений  или обслуживаемых  централизованными  бухгалтериями,   выдача   денег   по расчетным или расчетно-платежным  ведомостям  может  производиться  не только кассиром, но и другими сотрудниками. На этих сотрудников должен быть издан приказ  руководителя.  При этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается Порядком ведения кассовых операций.

 

4. Кассовая книга.

Для учета поступления  и выдачи наличных денежных средств  в кассе организации применяются кассовую книгу (Приложение 6). Каждое предприятие ведет только  одну  кассовую  книгу,  которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью.  Количество  листов   в   кассовой   книге    заверяется   подписью руководителя и главного бухгалтера.

     Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны  быть отрывными и служат отчетом кассира.  Первые  экземпляры  листов  остаются  в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

     Подчистки и не  оговоренные  исправления  в  кассовой  книге  не допускаются. Сделанные исправления заверяются  подписями  кассира,  а  также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

     Записи в кассовую книгу производятся  кассиром  сразу  же  после получения  или  выдачи  денег  по  каждому  кассовому  ордеру  или   другому заменяющему  его  документу.  Ежедневно  в   конце   рабочего   дня   кассир подсчитывает итоги операций за день,  выводит  остаток  денег  в  кассе   на следующее число и  передает   в  бухгалтерию   в  качестве   отчета  кассира второй отрывной лист  под  расписку  в  кассовой  книге.  К  отчету  кассира прикладываются  все расходные и приходные кассовые документы.

    Кассовая книга может вестись и автоматизированным способом.  При этом листы  кассовой  книги  формируют  в  виде  распечаток  «Вкладной  лист кассовой книги». Одновременно   с   ней   формируется распечатка  «Отчет  кассира». Обе   распечатки   должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь  одинаковое  содержание и включать все обязательные реквизиты. В соответствии  с  порядком  ведения  кассовых  операций  контроль  за правильным  ведением  кассовой  книги  возлагается  на  главного  бухгалтера организации. И он, получив отчет   кассира,  должен  проверить  правильность оформления  кассовых  документов,  записи  в  кассовой  книге,  соответствие записей в кассовой  книге  приложенным  документам,  корреспонденцию  счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в  кассе  и  своей  личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.¹²