Учёт кассовых операций

При   отсутствии    первичных    документов,    подтверждающих произведенные расходы  за  счет  подотчетных  средств,  или  при  наличии документов с обязательными незаполненными реквизитами  у  бухгалтера  нет оснований для  отражения  операций  в  учете.  Следовательно,  эти  суммы организация не имеет права включать в состав  затрат  по  производству  и реализации продукции.

Так же выдавать деньги под отчет можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим суммам.¹⁰ 
    

3.6. Учет операций  с наличной иностранной валютой.

     Валютные  операции  -  это  операции,  связанные  с  переходом   права собственности и иных прав на валютные ценности. В том  числе  это  операции, связанные с использованием в качестве средства платежа иностранной валюты  и платежных документов, выраженных в ней.

     В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств,  стоимость  которых  выражена  в  иностранной   валюте»   (ПБУ 3/2000), утвержденным приказом Минфина России от  10  января  2000г.  № 2н, стоимость имущества и обязательств  организации,  в  том  числе  и  денежных знаков, выраженная в  иностранной  валюте,  для  отражения  в  бухгалтерском учете и отчетности пересчитывается в рубли. Пересчет стоимости иностранной валюты в рубли обязательно производится по курсу, соответствующему дате совершения операции в иностранной  валюте  и дате  составления  бухгалтерской  отчетности.  При  этом  используется  курс Центрального банка РФ на  дату  совершения  операции.  Пересчет  иностранных денежных знаков может производиться и по мере  изменения  курса  иностранной валюты.

     Датами совершения кассовых  операций  являются  даты  оприходования  и выбытия иностранной валюты из кассы.

     Наличная иностранная валюта  используется,  прежде  всего,  на  оплату расходов по  загранкомандировкам.  Иностранная  валюта  выдается  банком  не ранее чем за 10 рабочих дней до  даты  отъезда  сотрудников.  Вернувшись  из командировки,  сотрудник  должен  в  течение  10  календарных   дней   сдать неиспользованную валюту в кассу предприятия и представить авансовый отчет  в бухгалтерию.  Неизрасходованные  подотчетные  суммы  в  течение  10  дней  с момента возврата подотчетным лицом должны быть внесены в банк.

     При оформлении первичных кассовых  документов,  а  также  в  регистрах бухгалтерского учета проставляется две суммы –  в  иностранной  валюте  и  в рублях. В кассовых ордерах сумма в иностранной валюте  указывается  в  графе «Сумма», а по строке «Сумма прописью»  ставится  сумма  в  рублях  по  курсу Центрального Банка РФ (на дату совершения операции).

     Кассовые операции в российской  и  иностранной  валюте  учитываются  в единой кассовой книге. На основании суммы, указанной в  кассовых  ордерах  в рублях,  кассир  делает  соответствующую  запись  в  российской   валюте   в соответствующей графе кассовой книги.

Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются  также  в  едином журнале.

     Во время нахождения  иностранной  валюты  в  кассе  предприятия  может измениться ее курс по отношению к рублю. В этом  случае  возникает  курсовая разница по счету 50 «Касса». Курсовая разница по  счету  50  «Касса»  -  это разница между рублевой оценкой  иностранной  валюты,  исчисленной  по  курсу Центробанка на  дату  поступления  валюты  со  счета  в  кассу,  и  рублевой оценкой,  исчисленной  на  дату  выдачи  денежных  знаков  из  кассы,   дату составления бухгалтерской отчетности или дату  изменения  курса  иностранной валюты.

     Для того, чтобы остаток  по  кассовой  книге  в  результате  движения денежных  средств  соответствовал  реальному  остатку  денежных  средств   в рублевом эквиваленте, в кассовой книге следует отразить  возникшую курсовую разницу на конец отчетного периода.¹²

     Появление курсовой  разницы  не  является  реальным  поступлением  или расходованием  денежных  средств  (валюты).  Это  лишь   рост   (уменьшение) рублевого эквивалента с ростом  (падением)  курса  доллара  по  отношению  к рублю.

     На сумму  образовавшейся  курсовой  разницы  заполняется  мемориальный ордер, на основании которого  кассир  делает  запись  в  кассовой  книге.  В случае роста  курса  иностранной  валюты  по  отношению  к  рублю  на  сумму курсовой разницы делается запись в графе «Приход», в случае его падения –  в графе «Расход».

 

 

3.7. Получение  и выдача займов в наличной  форме.

     На   любом   предприятии   иногда   возникает   потребность   в дополнительных  финансовых  ресурсах.  Эту  временную    потребность   можно удовлетворить, получив заем наличными от физического или юридического лица.

     Займы относятся к краткосрочным, если они получены  на  срок  до одного года, а если заем получен на срок более одного года, то  относится к категории долгосрочных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 4. Кассовый лимит организации

В новом Положении, как  и в прежнем Порядке ведения  кассовых операций, предусмотрена обязанность  по соблюдению лимита остатка наличных денежных средств. Но есть одно существенное новшество. Если раньше максимально допустимую величину утверждал банк, то теперь компании делают это самостоятельно. 
           Размер лимита закрепляется распорядительным документом, например, приказом руководителя. Этот документ хранится в организации в порядке, который они сами для себяоустановили. 
             
4.1 Расчета кассового лимита

            Изменились правила расчета величины кассового лимита. Раньше бухгалтеры заполняли форму 0408020***, где выводили среднедневную и среднечасовую выручку, среднедневной расход и сообщали некоторые другие сведения. В частности, перечисляли, на какие нужды организация планирует расходовать наличные деньги. Затем указывали цифру, которую просили банк утвердить в качестве лимита. 
Теперь лимит необходимо определять по одной из двух формул. 
Если организация получает наличную выручку, то лимит равен выручке за некий период времени, разделенной на количество рабочих дней в этом периоде и умноженной на период времени между сдачей в банк наличных денег. 
             К примеру, компания работает с понедельника по пятницу, и за неделю получает 1 000 000 руб. Деньги в банк сдаются один раз в три дня, не считая суббот и воскресений. Тогда лимит будет равен 600 000 руб. (1 000 000 руб. : 5 раб. дн. х 3 раб. дн.). 
Если у компании нет наличной выручки, то лимит рассчитывается исходя из объема выданных денег (за исключением зарплаты, стипендий и прочих выплат персоналу) за определенный период. Этот показатель нужно разделить на количество рабочих дней в периоде и умножить на количество рабочих дней между получением денег в банке.

              К примеру, организация работает с понедельника по пятницу и тратит за неделю 2 000 000 руб. Деньги снимаются со счета в банке один раз в два дня, не считая суббот и воскресений. Тогда лимит составит 800 000 руб. (2 000 000 руб. : 5 раб. дн.охо2ораб.одн.). 
         В Положении не говорится, как определить период получения выручки или период выдачи денег, необходимые для расчета лимита. Это может быть неделя (как в наших примерах), месяц, квартал и так далее. Организации и предприниматели должны сделать выбор исходя из особенностей своего бизнеса.

 
4.2 Случаи превышения лимита

Расширен перечень ситуаций, при которых можно превысить лимит кассы. 
           Согласно прежнему Порядку ведения кассовых операций деньги сверх лимита можно было хранить только в дни выдачи зарплаты, стипендии и социальных пособий. 
В новом Положении назван еще один повод. Это ситуация, когда организация получает наличную выручку в выходные и праздники. Поскольку банки в такие дни закрыты, лимитокассыоразрешеноопревысить. 
            Кроме того, увеличен предельный срок, в течение которого можно превышать лимит в «зарплатные» дни. Раньше он составлял три дня (в районах Крайнего Севера — пять дней), включая дату получения денег в банке. 
            Сейчас руководитель или предприниматель вправе самостоятельно установить срок выплаты зарплаты и указать в платежной ведомости (форма 0301011) или в расчетно-платежной ведомости (форма 0301009). Главное, чтобы срок не превышал пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Таким образом, сверхлимитные деньги на зарплату можно хранить до пяти рабочих дней включительно. 
Добавим, что прежний Порядок разрешал расходовать наличную выручку исключительно на оплату труда, закупку сельхозпродукции, а также на скупку тары и вещей у населения. В новом Положении подобных ограничений нет. Другими словами, компании и предприниматели вольны тратить наличность на любые цели по собственномуоусмотрению.¹³ 

3. Ревизия кассы.

 

Согласно пункта 1.11. положения  № 373,  порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом.

      Кассир несет полную материальную ответственность за  сохранность  всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в  результате умышленных действий, так и в  результате  небрежного  или  недобросовестного отношения к своим обязанностям.

     После издания приказа о назначении кассира,  руководитель  предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения  кассовых  операций  в Российской Федерации. После  этого  с  ним  заключается   договор  о  полной материальной ответственности.

     В   сроки,   установленные   письменным   распоряжением   руководителя предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия  кассы с полным полистным пересчетом денежных знаков и проверкой других  ценностей, находящихся в кассе.

     Инвентаризация  кассы  проводится  комиссией,   назначаемой   приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя.  Комиссия  проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и  фактического  наличия  в  кассе денег, разных ценностей и документов  путем  полного  пересчета.  Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах  и  подписываются  всеми членами комиссии  и  лицами,  ответственными  за  сохранность  ценностей,  и доводятся  до  сведения  руководителя.  Один  экземпляр  акта  передается  в бухгалтерию организации, второй  –  остается  у  материально  ответственного лица.

     При обнаружении  недостачи  или  излишка  ценностей  в  кассе  в  акте указывается   сумма   и   обстоятельства   возникновения.    Наличные,    не подтвержденные приходными кассовыми ордерами,  считаются  излишком  кассы  и зачисляются в доход организации, при этом производится следующая запись:

- Дебет  50 «Касса» Кредит 91 субсчет «Прочие доходы» - отражен  в  составе  внереализованных  доходов излишек денежных средств в кассе.

     При  обнаружении  недостачи  производится  запись: 

- Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 50 субсчет «Касса организации» - учтена недостача денег в кассе.

     Потом в бухгалтерском  учете  эти  суммы  списываются  на  материально ответственное лицо:

- Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит  94 - отнесена сумма  недостачи  за  счет  виновного лица.

     Выполнение предприятиями всех требований Порядка  ведения  кассовых операций  контролируют  банки,  в  которых   обслуживаются   предприятия.⁴

     Соблюдение   условий   работы   с   наличностью    физическими    лицами, осуществляющими    предпринимательскую    деятельность,    контролируется налоговыми органами.

 

 

4.4. Проверка и ведение кассовых операций банком.

     Согласно пункту 9 Указа Президента от 23 мая 1994 г. № 1006  «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в  бюджет налогов  и  иных   обязательных   платежей»   коммерческие   банки   обязаны осуществлять  проверки  соблюдения  предприятиями  и  организациями  порядка ведения кассовых операций и условий работы  с  наличностью  и  предоставлять сведения налоговым органам о результатах таких проверок.

     В ходе  проверки банк контролирует:

• полноту оприходования денег, полученных с расчетного счета;
• полноту сдачи денег в банк для зачисления на расчетный счет;
• расходование наличных, поступивших в кассу, на цели, согласованные с банком;
• соблюдение установленной предельной  суммы  расчетов  наличными  между юридическими лицами;
• соблюдение на каждый день проверяемого периода  установленного  банком лимита остатка наличных денег в кассе;
• ведение кассовой книги и других кассовых документов.

     По результатам проверки банк оформляет справку.

     В случае,  когда  проверкой  выявлены  факты  нарушений  порядка работы  с  наличностью,  первый  экземпляр  справки  направляется  банком налоговому органу по месту учета предприятия.³

 

4.5. Ответственность  за  несоблюдение  правил  ведения   кассовых операций и осуществления налично-денежных расчетов.

     Размеры финансовых  санкций  за  нарушение  Порядка  ведения  кассовых операций определены в  Указе  Президента  РФ  от  23.05.99  г.  №  1006  «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в  бюджет налогов  и иных обязательных платежей».

     Ответственность за  несоблюдение  (нарушение)  кассовой  дисциплины  в соответствии  с  Порядком  ведения  кассовых  операций  несут   руководитель предприятия, главный бухгалтер и кассир.

     За несоблюдение порядка  ведения  кассовых  операций,  условий  ведения работы с денежной наличностью в соответствии с указом президента  РФ  от  23 августа 1994 года с предприятий взимается штраф:

• двукратный размер произведенного платежа  за  расчет  наличными  деньгами  с другими предприятиями;
• трехкратный размер неоприходованной суммы (также за неполное оприходование);
• в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.