Учёт расчётов с подотчётными лицами

 

Содержание

         Введение……………………………………………………………………...

1.     Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами…………

 2.    Организационно-экономическая характеристика предприятия ОАО «Борма»…………………………………………………………………………….

2.1.   Краткая экономическая характеристика ОАО «Борма»………………….

2.2. Программа проверки расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма".

  3.   Учёт расчётов с подотчётными лицами……………………………………

3.1    Организация расчётов с подотчётными лицами…………………………..

3.2 Документальное оформление расчётов  с подотчётными лицами……….

3.3 Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами.

         Заключение……………………………………………………………………

         Список используемой литературы…………………………………………..

         Приложение…………………………………………………………………... 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

  В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

  Выбор  темы связан с актуальностью данной проблемы, существующей в бухгалтерском учете. Своевременное выявление нарушений в документальном оформлении и отражении в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль  и подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм, что позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

  Цель работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организацию контроля расчетов с подотчетными лицами. Для решения цели  работы мною были поставлены следующие задачи:

1.Рассмотреть  теоретические основы организации  учета  расчетов с подотчетными  лицами

2.Проанализировать  деятельность действующего предприятия  в  области бухгалтерского  учета, пользуясь документами  бухгалтерии, первичными документами  по оформлению движения средств 

3.Изучить основные  нарушения в учете расчетов  с подотчетными лицами

Объектом исследования выбрано Открытое Акционерное общество “Борма ”. Период исследования:2009-2011год. Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные ОАО «Борма»

  Ведение  бухгалтерского учета расчетов  с подотчетными лицами осуществляется  в соответствии с нормативными  документами, имеющими разный  статус. Одни из них обязательны  к применению, другие носят рекомендательный  характер.

  В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

· 1-ый уровень (законодательный) - определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

· 2-ой уровень (нормативный) - устанавливает базовые правила  формирования полной и достоверной  информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

· 3-ий уровень (методический) - документы этого уровня носят  рекомендательный характер, в них  изложены методические указания, разъяснения  по вопросам постановки бухгалтерского учета.

· 4-ий уровень (организационный) - организации, руководствуясь законодательством  РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

В силу того, что  расчеты с подотчетными лицами затрагивают  несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения  по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете  регламентированы в Федеральном  Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень) (13).

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды  и правила оформления выдачи оговорены  в «Порядке о ведении кассовых операций» (14).

В связи с  тем, что расчеты с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка  РФ (15), в соответствие с которым  предельный размер расчетов наличными  по одной сделке с одним юридическим  лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение  предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную  стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального  налога, т.е. они находят свое отражение  в следующих главах Налогового Кодекса  РФ (16). Глава 21 «Налог на добавленную  стоимость», регламентирует правила  списания НДС при осуществлении  расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

Кроме того, расчеты  с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень) (17).

При оформлении командировочных расходов учитывают  нормы Трудового Кодекса РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства  РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень) (19).

Основными документами  четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером  организации и утверждаемая руководителем  организации. Основы формирования  и раскрытия учетной политики  организации установлены ПБУ  1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.

2. Утвержденные  руководителем формы первичных  учетных документов по учету  расчетов с подотчетными лицами:

· приходный  кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

· расходный  кассовый ордер (форма КО-2) - выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

· командировочное  удостоверение (форма №Т-10) - определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

· авансовый  отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

3. Утвержденный  руководителем План счетов бухгалтерского  учета - содержит перечень применяемых  организацией синтетических счетов  и субсчетов. 

1.Теоретические  основы учёта расчётов с подотчётными лицами

          При осуществлении хозяйственной деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные расходы, на операционные и хозяйственные расходы. Указанные денежные средства выдаются из кассы под отчёт работникам организации (они именуются подотчётными лицами). Правила выдачи и представления отчётности по использованию подотчётных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утверждённым ЦБ России 09.10.2002 №199-П [6]. Основанием для выдачи подотчётных сумм являются приказы руководителя организации или командировочные удостоверения. Подотчётные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации. Выдача наличных денег под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается. Выдача подотчётных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчётной суммы. Расходование подотчётных сумм на иные, не указанные цели не допускается. Выданные, но не израсходованные подотчётным лицом суммы, подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером. В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером.

         Таблица 1 – Бухгалтерские проводки по учёту расходов с подотчётными лицами. (приложение 1)

          В соответствии с ТК РФ [4] служебной командировкой признаётся поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В командировку может быть направлен только работник организации. Поездка гражданина, выполняющего работу по гражданско-правовому договору, не должна рассматриваться в качестве командировки, независимо от условий договора и характера выполняемой работы. Если организация всё же возмещает такому работнику командировочные расходы, то они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за саму выполненную работу по договору. Расходы на командировки учитываются только при наличии подтверждений о производственном характере поездки (командировки). Выдача наличных денег под отчёт на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

             Для оформления и учёта служебного задания для направления в командировку, а также отчёта о его выполнении применяется унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении». Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передаётся в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о  направлении в командировку по форме № Т-9а. Направление работника в командировку оформляется командировочным удостоверением. Командировочное удостоверение составляется  по форме №Т-10 и служит документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и убытия из него).

          Работники в последующем должны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки представить авансовый отчёт в бухгалтерию об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов и произвести окончательный расчёт по ним. Авансовый отчёт подаётся в установленной унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчёт», проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем организации. На основании данных, отражённых в авансовом отчёте, бухгалтерия списывает с подотчётного лица фактически израсходованные денежные средства.

         При зарубежных командировках командировочное удостоверение не оформляется. Время фактического пребывания работника в заграничной командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении государственной границы РФ. [27] Направляя сотрудника в командировку, компания может выдать ему на командировочные расходы корпоративную банковскую карту. Они бывают рублёвые и валютные. Расчётная банковская карта используется для совершения операций (в пределах суммы денежных средств, установленной банком-эмитентом карты), расчёты по которым осуществляются за счёт денежных средств организации, находящихся на её банковском счёте, или кредита, предоставляемого банком организации в соответствии с договором банковского счёта при недостаточности или отсутствии на банковском счёте денежных средств (овердрафт). Используя расчётные банковские карты, организации могут осуществлять операции по получению наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ, причём организации могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счёта юридического лица, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счёта (п. 2.6. Положения ЦБ РФ от 24.12.04 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платёжных карт» (далее – Положение)) [7]. Общие правила документооборота при расчётах по операциям с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление оправдательных документов на бумажном носителе (квитанций банкоматов – слипов). В частности, п. 3.3.   Положения установлены такие обязательные реквизиты квитанций банкоматов, как: