Учёт расчётов с подотчётными лицами

       1.  идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платёжных карт;

        2.  вид и дата совершения операции;

        3.  сумма и валюта операции;

        4.  сумма комиссии (если имеет место);

        5.  код авторизации;

        6.  реквизиты платёжной карты.

          При осуществлении подотчётным лицом во время зарубежной командировки расходов, оплаченных им в иностранной валюте с помощью рублёвой карты, следует учитывать следующее. Валютные средства в этом случае не зачисляются на счёт клиента и не списываются с него, поскольку валюта, полученная кредитной организацией-эмитентом, перечисляется по назначению без зачисления на счёт клиента (п 2.6. Положения). В результате конверсионных операций, осуществляемых банком в связи с приобретением иностранной валюты для оплаты расходов работника и перечислением её по назначению, сам клиент непосредственно не осуществляет валютных операций и валютных обязательств у него не возникает, а все расчёты, произведённые работником во время загранкомандировки, учитываются в рублях. Когда на дату фактически произведённых подотчётным лицом расходов денежные средства с расчётной банковской карты ещё не списаны банком-эмитентом, сумма произведённых, но не списанных с расчётного карточного счёта расходов подлежит отражению на счёте 57 по курсу соответствующей иностранной валюты, установленной ЦБ РФ на дату осуществления расходов. Учитывая, что расчёты по обязательствам производились исходя из курса иностранной валюты, датой признания в бухгалтерском учёте рассматриваемых расходов является день утверждения авансового учёта (ПБУ 3/2000) [14]. В целях налогообложения прибыли расходы на командировки признаются на дату утверждения авансового учёта (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ) [1]. Расходы организации в виде отрицательной (положительной) разницы, образующейся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты от официального курса продажи (покупки) иностранной валюты от официального курса прибыли ЦБ РФ, признаются в целях налогообложения прибыли внереализационными расходами (подп. 6 п. 1 ст. 262 НК РФ) [33]

          В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

          •  Расходы по проезду;

          •  Расходы по найму жилого помещения;

          •  Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

          •  Иные расходы, произведённые работником с разрешения работодателя.

          Для целей бухгалтерского учёта все виды командировочных расходов для работника коммерческих организаций не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.д.). В соответствии с ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Изменения, внесенные с 1 января 2005г. в ст. 168 ТК РФ, дают возможность коммерческим организациям возмещать командировочные расходы своим работникам в меньшем размере, чем установленные Правительством РФ для бюджетных учреждений нормы.

          Для целей налогообложения прибыли, расходы на служебные командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и/или реализацией готовой продукции (работ, услуг). В частности, для целей налогообложения могут учитываться следующие расходы:

          •  На проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

          •  На наём жилого помещения;

          •  Суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

          •  На оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

          •  Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Для целей налогового учёта расходы по проезду к  месту назначения и обратно не нормируются и компенсируются работнику  полностью в размере фактических затрат при наличии подтверждающих документов (проездные документы, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.п.). В соответствии с письмом Министерства финансов РФ от 12.05.1992 № 30 [9] затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются по фактическим расходам, подтверждёнными соответствующими документами. В соответствии с постановлением правительства РФ от 11.03.1999 № 277 [10] стоимость комплекта постельного белья может быть включена в стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом).

          По статье «найм жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гостинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

         Таким образом, для целей налогообложения нормируются только суммы суточных и полевого довольствия. С 1 января 2002г. приказом Министерства финансов РФ от 06.07.2001 №49н [11] и постановлением правительства РФ от 08.02.2002 №93 [12] установлены следующие нормы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения на территории РФ:

          Таблица 2 - Нормы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения на территории РФ (приложение 2)

          С 1 января 2005г. размеры выплаты суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены приказом Министерства финансов РФ от 02.08.2004 №64н. [13]

         Работникам геолого-разведочных и топографно-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографно-геодезические работы на территории РФ, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней, должно выплачиваться полевое довольствование. Постановлением правительства РФ от 08.02.2002 №93 установлены следующие нормы по ежедневному полевому довольствию:

          •  за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 руб.;

          •  за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 руб.;

          •  за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 45 руб.;

          •  за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - 50 руб.

          Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно (включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями), а также по расходам по найму жилого помещения, подлежат вычету при расчётах с бюджетом при соблюдении определённых условий.

         При оплате за наличный расчёт услуг по найму жилого помещения, по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями, основанием для регистрации в книге покупок и вычета сумм НДС, уплаченных по таким услугам, являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчётности с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС. Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчётности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС хранятся у организации-покупателя в журнале учёта получены счетов-фактур. При отсутствии бланков строгой отчётности основанием для вычета сумм НДС является счёт-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС). Оплаченные работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно, не подтверждённые документально, не учитываются для целей налогообложения, т.е. не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. При отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. 

         Таблица 3 - Отражение операций по учёту командировочных расходов в пределах установленных норм следующими проводками.(приложение 3)

          Порядок направления работников в командировку за пределы РФ регулируется нормами ТК РФ. Необходимым условием для направления работника в зарубежную командировку является издание приказа о командировании. При наличии валютных средств на текущем валютном счёте организация в установленном порядке может получить наличную иностранную валюту в уполномоченном банке. При отсутствии валютных средств на валютном счёте в банке организации могут без специального разрешения ЦБ России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов. Покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена.

          Таблица 4 - Операции по учёту расходов на загранкомандировки. (приложение 4)

          Компенсация работнику расходов, не признаваемых командировочными в соответствии с положениями локального нормативного акта или коллективного договора, на основании требований ст. 211 НК РФ является доходом сотрудника, полученным в натуральной форме, и подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц. В целях бухгалтерского учёта командировочные расходы согласно ПБУ 10/99 [15] признаются расходами по обычным видам деятельности. В соответствии с п.24 Положения по ведению бухгалтерского учёта и отчётности в РФ, записи в бухгалтерском учёте по операциям в иностранной валюте производится в рублях в суммах, определяемых путём пересчёта иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции. Суммы выданного работнику в иностранной валюте аванса пересчитываются в рубли по курсу валюты, установленному ЦБ РФ на дату выдачи денежных средств из кассы. Сумма расходов, произведённых работником в иностранной валюте во время пребывания в командировке, а также погашение задолженности в иностранной валюте по выданным под отчёт суммам, пересчитывается в рубли по курсу, установленному ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчёта. Командировочные расходы, выраженные в иностранной валюте, в целях налогообложения прибыли пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчёта.

        Порядок исчисления суточных при направлении работников в загранкомандировки установлен совместным письмом Минтруда РФ и Минфина РФ от 17.05.96 № 1037-ИХ [25]:

        1.  со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются в норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется работник;

        2.  со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ суточные выплачиваются по норме, установленной при командировках в пределах РФ;

        3.  если работник находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направлялся.

         Если при нахождении в загранкомандировке сотрудник посещал страны, в которых установлен безвизовый режим пересечения границы, даты пересечения границы могут определяться в соответствии с датами, указанными в проездных документах (авиа- и железнодорожных билетах) или в командировочном удостоверении (если в организации принято решение о составлении такого документа). Такие разъяснения в отношении командировок в страны СНГ содержатся в письме Минфина РФ от 20.04.99 №04-02-05/1. [16] С точки зрения Е.А. Слуцкой [32], «аналогичный способ определения даты пересечения границы может быть использован также при командировках в страны Евросоюза в случае посещения нескольких государств, если при въезде в такие страны не требуется получения дополнительной визы». В целях исчисления налога на прибыль суточные, согласно требованиям подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ. Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 93 [17] утверждены нормы суточных, выплачиваемых за каждый день пребывания работника в зарубежной командировке. Если организацией установлены иные, более высокие по сравнению с утверждёнными Постановлением № 93 нормативы, то суммы превышения указанных норм не могут быть учтены в целях налогообложения. При исчислении НДФЛ в доход работника, подлежащий налогообложению, согласно требованиям п. 3 ст. 217 НК РФ не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Кроме того, в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению в части Страховые взносы суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. В целях исчисления НДФЛ и Страховые взносы законодательством не регламентирован порядок определения размера суточных. Необходимо заметить, что нормативы, утверждённые Постановлением №93, не могут применяться в целях исчисления НДФЛ и Страховые взносы, поскольку указанное постановление устанавливает нормы суточных, применяемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций. Суммы вышеуказанных превышений не подлежат включению в налоговую базу по исчислению НДФЛ и Страховые взносы, поскольку такие выплаты являются компенсационными расходами, связанными с выполнением работником поручения работодателя вне места нахождения организации. Аналогичная позиция в отношении исчисления НДФЛ изложена в постановлении ВАС РФ от 26.01.05 № 16141/04, в отношении Страховых взносов – в информационном письме Президиума ВАС РФ от 14.03.06 № 106 (п. 6). [8] Учитывая положения действующего трудового и налогового законодательства и отсутствие принятых в установленном порядке специальных норм, а также вышеназванные решения ВАС РФ и Президиума ВАС РФ, при утверждении организацией в коллективном договоре  или локальном нормативном акте размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками, выплаты, в частности при возмещении суточных, не подлежат включению в налоговую базу при исчислении НДФЛ и Страховых взносов.