Учёт расчётов с подотчётными лицами

  3.1  Организация  расчётов с подотчётными лицами

Состав первичных  документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которыми оформляются расчеты с  подотчетными лицами в ОАО "Борма" являются:

- приказ об  утверждении перечня лиц, которым  разрешено получение наличных  денег из кассы на хозяйственные  нужды:

В ОАО "Борма" издан приказ об утверждении перечня лиц, уполномоченных получать наличные деньги в подотчет на хозяйственные нужды, где указаны 11 человек. В этом приказе также указан срок, на который выдаются подотчетные суммы – 10 дней. В приказе указан срок, по истечение которого подотчетные лица обязаны отчитаться бухгалтерии о подотчетных суммах

- приказы о  направлении сотрудников в командировки (Приложение ):

На основании  служебного задания кадровая служба ОАО "Борма" составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (Приложение )..

Для приказов о  направлении сотрудников в командировку предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены Постановлением Госкомстата  России от 5 января 2006 г. N 1.

В ОАО "Борма" форму N Т-9 используют при командировании одного, а форму N Т-9а - при командировании нескольких сотрудников организации.

В приказе обязательно  указывается фамилия и инициалы командируемого сотрудника, его профессия (должность), структурное подразделение, где он работает, а также цель, время и место командировки. В  приказе также указывается источник оплаты командировочных расходов ( за счет ОАО "Борма", направившего сотрудника в командировку).

Приказ о направлении  сотрудника в командировку подписывает  руководитель ОАО "Борма". Сотрудники ОАО "Борма", направляемые в командировку, ознакомившись с приказом, ставят на нем свою подпись.

Приказ оформляется  в одном экземпляре и хранится в архиве ОАО "Борма" 5 лет.

- командировочные  удостоверения (Приложение 4):

Получив приказ о направлении в командировку, бухгалтерия ОАО "Борма" выписывает работнику командировочное удостоверение. На его основании сотруднику выплачиваются суточные, в ОАО "Борма" они составляют 700 рублей в сутки.

Для командировочного удостоверения предусмотрен типовой  бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1.

В каждом пункте назначения должны быть сделаны отметки  о времени прибытия и убытия сотрудника, которые заверяют печатью той  организации, куда сотрудник был  направлен в командировку.

Удостоверение оформляется в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет.

Все командировочные  удостоверения регистрируют в специальном  журнале.

Например, на Зимина Виктора Михайловича – экспедитора, командированному в г. Магнитогорск на 4 дня с 22.11.06 по 25.11.06 для сопровождения груза выписано командировочное удостоверение №3 от 22.11.06.

Для отъезда  в командировку из кассы в подотчет выдаются деньги, которые оформляются  расходным кассовым ордером.

- приходные кассовые  ордера (КО-1) (Приложение 5):

Для приходного кассового ордера предусмотрен типовой  бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. [18]

Приходный ордер  состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

Ордер выписывается в одном экземпляре. Его подписывают  кассир и главный бухгалтер ОАО "Борма". Отрывную квитанцию заверяют печатью ОАО "Борма", регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации - 5 лет.

Так в ОАО "Борма" на основании приходного кассового ордера № 17 от 04.10.06 составлена бухгалтерская запись:

Дт сч. 50 Кт сч.51 - 200000–00 руб.

- поступили в кассу наличные деньги с расчетного счета для выплаты под отчет на лимитные сделки;

- расходные кассовые  ордера (КО-2) (Приложение 6):

Для расходного кассового ордера в ОАО "Борма" предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.[18]

Расходным кассовым ордером оформляется выдача наличных денег из кассы ОАО "Борма".

Ордер выписывается в одном экземпляре.

Ордер подписывают  кассир, главный бухгалтер и руководитель ОАО "Борма".

Ордер также  должен подписать человек, получивший наличные деньги. Кассир должен записать в соответствующей графе его  паспортные данные.

Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и хранят в архиве организации  в течение 5 лет (Приложение 7).

На основании  расходного кассового ордера составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.71 Кт сч.50 – 20000-00 руб.

- выданы из кассы наличные деньги под отчет на лимитные сделки для приобретения материалов Устимову А.А..;

Дт сч.71 Кт сч.50 – 12958-73

- выданы из  кассы деньги под отчет на  лимитные сделки и командировочные  расходы Зимину В.М.

- авансовые отчеты (Приложение 8):

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Авансовый отчет  работник составляет в одном экземпляре.

К отчету работник ОАО "Борма" прикладывает все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.) ().

Перечень этих документов приводится на оборотной  стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они  приложены к отчету.

Работник сдает  авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер - передает работнику  отрывную часть отчета - расписку в  том, что отчет принят к проверке.

Бухгалтер ОАО "Борма" проверяет целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

Заполненный авансовый  отчет утверждает руководитель ОАО "Борма".

Авансовый отчет  должен храниться в архиве организации 5 лет.

Пример: В бухгалтерии  ОАО "Борма" составлен авансовый отчет №77 от 30.11.2008 на Бочкарева В.В. Он отчитался за приобретенный бензин на сумму 2200-90. Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 2200-90 руб.

Составлен авансовый  отчет №78 от 30.11.06 на Голеву Л.Н. Она отчиталась по расчетам за услуги связи на сумму 1000-00.

Составлена бухгалтерская  запись:

Дт сч.60 Кт сч.71 – 992-11 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 – 7-89 руб.

- Приказ по  учетной политике.

В данном документе, являющимся для каждой организации  основополагающим и обязательным, необходимо указывать общий максимальный срок выдачи подотчетных сумм работникам.

Например:

п.33 Учетной политики ОАО "Борма" в 2008 г. предусматривает срок отчетности по суммам, выданным в подотчет – 20 дней с момента выдачи.

- Журнал регистрации  авансовых отчетов (Приложение ).

В данном учетном  документе регистрируются все авансовые  отчеты в порядке хронологии.

Анализ составления  и состояния первичной документации показал, что в ОАО "Борма" первичная документация оформляется на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом РФ. Документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета

  3.2.Документированное  оформление расчётов с подотчётными  лицами

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной  торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать  у продавца два документа –  кассовый чек и товарный чек (или  накладную). Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При  этом кассовый чек должен содержать  следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;

• идентификационный номер (ИНН)

• заводской номер ККМ;

• порядковый номер чека;

• дата и время покупки;

• стоимость (цену) покупки;

Вместо кассового  чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности. Товарный чек (или  накладная) должен содержать следующие  реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции

• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

Суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной  торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём  не выделяются.

Все подотчётные  суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника  с приложением  подтверждающих расходы документов.

Дополнительными документами могут быть ведомости  списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного  характера и т.п.

Таким образом, расчёты с подотчётными лицами оформляются  следующими учётными документами:

• авансовый отчет (форма №АО -1)

• журнал регистрации авансовых отчетов

• приказ о направлении работника в командировку (форма  № Т – 9)

• командировочное удостоверение (форма Т – 10)

• служебное задание для направления в командировку и отчет о его    выполнении (форма №Т10 а)

• список лиц, которым разрешено получение наличных  денег из кассы

• приказы об утверждении смет представительских расходов

• сметы представительских расходов

• главная книга

• журнал ордер №7 (автоматизировано)

• прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя (приложение 17), соглашения, трудовые договоры и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.3 Синтетический  и аналитический учёт расчётов  с подотчётными лицами

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия  по суммам, выданным им под отчёт, в  бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных  лиц предприятию (дебетовое) или  сумму не возмещенного работнику  перерасхода (кредитовое).  Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.