Учёт расчётов с подотчётными лицами

Подотчетные суммы  для контроля за их расходованием учитываются в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале–ордере № 7 .Список лиц, которым выданы подотчётные суммы, оформлен специальным реестром.

Основанием для  заполнения данного бухгалтерского реестра являются расходные и  приходные кассовые ордера – при  выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет  – при списании израсходованных сумм.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в  нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает  сотруднику деньги. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов. Ордер подписывается  руководителем и главным бухгалтером.

  Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратил ровно столько, сколько  получил, то в этом случае сальдо будет  нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть  денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия. Бухгалтер  составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег  не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1) руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2) руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда  кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник  потратил свои деньги, а предприятие  их пока не вернуло).

Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная  книга) и аналитическом учете, сверяются  данные. На основании Главной книги  составляется оборотная ведомость  по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс. 

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Выдача денежных средств работнику предприятия  под отчет отражается проводкой:

ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 50 - субсчет "Касса организации" – на выданную сумму из кассы  предприятия;

ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 51 – Перечисление (перевод)  денежных средств по месту нахождения подотчетного лица.

На израсходованные  подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" кредитуется  в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты  и приобретенные ценности, или  другими счетами в зависимости  от характера произведенных расходов:

ДЕБЕТ 10 - КРЕДИТ 71 – на сумму оприходованных материалов. Все подотчетные суммы списываются  бухгалтерией предприятия на основании  авансового отчета работника с приложением  подтверждающих расходы документов;

ДЕБЕТ 41 - КРЕДИТ 71 – приобретение подотчётным лицом  товаров;

ДЕБЕТ 44 - КРЕДИТ 71 – подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с  отгрузкой и реализацией товаров;

ДЕБЕТ 50 - КРЕДИТ 71 – возвращены в кассу неиспользованные подотчётные суммы;

ДЕБЕТ 76 – КРЕДИТ 71 – произведен расчёт с дебиторами с помощью подотчётной суммы.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются в учете с использованием проводок:

ДЕБЕТ 94 - КРЕДИТ 71 – списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные  сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);

ДЕБЕТ 70 - КРЕДИТ 94 – удержание подотчетных сумм из заработной платы;

ДЕБЕТ 73 - КРЕДИТ 94 – если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы  работника.

В таблице 5 представлена форма ежемесячного анализа счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", проводимого в исследуемом предприятии.

Проверка отчетов  подотчетных лиц по выданным авансам  с учетом их целевого расходования, а также правильности использования  и отчета по суммам выданных авансов  каждому подотчетному лицу на предприятии  осуществляется путем инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. Инвентаризация проводится силами заказчика в установленные  учетной политикой сроки в  соответствии с приказом Минфина  России от 13.06.95 г. № 49 "Об утверждении  методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств". Для оформления инвентаризации применяются  формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств либо формы, разработанные  министерствами, ведомствами. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается  в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Основные нарушения  при ведении операций по расчетам с подотчетными лицами – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с  подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

Нарушения порядка  выдачи подотчетных сумм:

       • Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

       • Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

       • Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;

       • Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

       • Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

Нарушения при  оформлении командировочных расходов:

       • Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

• Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

       • Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

       • Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

       • Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка  налогообложения при оформлении командировочных расходов:

       • Нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

       • Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

Нарушения при  приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

       • Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

       • Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

Нарушения порядка  учета представительских расходов:

       • Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

       • Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка  ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

       • Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

       • Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

       • Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах.

В результате изучения в ОАО «Борма» организации бухгалтерского учета расчетных операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в строгом соответствии с действующим законодательством. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список используемой литературы

      1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая, вторая и третья) с изм. и доп. от 23.12.2003г.

      2. Налоговый кодекс РФ части I и II главы 21 "Налог на добавленную стоимость", гл.23 "Налог на доходы физических лиц", гл.25 " Налог на прибыль", утвержденные законом №117-ФЗ (в ред.29.12.2006)

      3. Трудовой кодекс РФ от 21.12.2001г. (в ред. от 27.04.2006) Введен в действие с 01.02.2002г. ,

      4. О бухгалтерском учёте федеральный закон:  от 03.11.2006г. №129-ФЗ

      5. Положение о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации утв. ЦБ РФ 09.10.2002 №199-П, ред. 26.12.2006.

      6. Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 14.03.06 №106 (п.6)

      7. Письмо Министерства финансов РФ от 12.05.92 №30

      8. Постановление правительства от 11.03.1993 № 277

      9. Приказ Министерства Финансов от 06.07.2001 №49н

    10. Постановление Правительства от 08.02.02 №93

    11. Приказ Министерства финансов РФ от 02.08.2004 № 64н

    12. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учёту «Учёт активов и обязательств», стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000) [Текст]: приказ Минфина России от 10.01.2000 №2н / 22 положения по бухгалтерскому учёту. – М.: Омега-Л. - 2007. – 352с.

    13. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учёту «Расходы организации» (ПБУ 10/99) : приказ Минфина России от 06.05.1999 № 33н / 22 положения по бухгалтерскому учёту. – М.: Омега-Л. - 2007. – 352с.

    14. Письмо Министерства финансов РФ от 02.04.99 № 04-02-05/1

    15. Постановление правительства РФ от 08.02.02 №92

    16. Постановление ВАС РФ от 26.01.05 №16141/04

    17. Письмо МНС РФ от 03.08.04 №02-05-10/48

    18. Письмо УФНС РФ по г. Москва от 03.11.04 №26-12/71411, от 03.11.04 №26-12/71401, от 01.06.04 №26-12/37834

    19. Постановление правительства РФ от 26.12.05 №812

    20. Письмо Минфина РФ от 20.10.99 №04-06-05

    21. Совместное письмо Министерства труда и Министерства финансов РФ от 17.05.96 №1037-их

    22. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт ] : учеб. пособие / Н.П. Кондраков. – 4-е изд. – М: Инфра – М, 2002. – с.419-422.

    23. Тумасян, Р.З. Бухгалтерский учёт : учеб. – практ. пособие / Р.З. Тумасян. – 4-е изд., стер. – М.: Омега – Л, 2006. – с.396-402. 

 

Заключение

          Расчеты с подотчетными лицами являются объективной необходимостью в деятельности каждого предприятия, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Приобретение материальных ценностей в магазинах, на оптово-розничных рынках и ярмарках, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются, чаще всего, наличными денежными средствами через подотчетных лиц. Многие стороны финансово-хозяйственной деятельности предприятий просто невозможны без осуществления расчетов через работников предприятия (например, служебные командировки, прием представителей других организаций, оплата почтовых услуг при отправке корреспонденции, периодическая подписка и т.д.). Представители налоговой инспекции обычно при проверках осуществляют сплошной контроль авансовых отчетов, выявляя на многих предприятиях нарушения при работе с подотчетными лицами. Как показывает практика, наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией данного направления бухгалтерского учета: 1. Отсутствие на предприятии документов, регламентирующих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм 2. Отсутствие товарного чека при наличии кассового чека при приобретении материальных ценностей за наличный расчет 3. Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами 4. Повторная выдача сумм под отчет работникам, не отчитавшимся либо отчитавшимся не в полной мере за ранее выданный аванс 5. Отсутствие аналитического учета или ошибочные проводки по счету 71 \"Расчеты с подотчетными лицами\" 6. Отнесение предприятием невозвращенных в срок подотчетных сумм в счет беспроцентного займа и исчисление материальной выгоды Внутренний бухгалтерский контроль расчетов с подотчетными лицами бухгалтером осуществляется на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении работников организации в командировки, а также журнала регистрации авансовых отчетов. При проведении внутреннего бухгалтерского контроля сопоставляется сальдо по счету 71 \"Расчеты с подотчетными лицами\" на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно сверяются соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 \"Расчеты с подотчетными лицами\" с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли. Во избежание ошибок необходимо обеспечить правильную организацию аналитического учета подотчетных сумм в разрезе подотчетных лиц, дат выдачи авансов и сроков представления авансовых отчетов. В связи с чем, главным бухгалтером установлен контроль за тем, чтобы суммы под отчет не выдавались лицам до полного их отчета за предыдущий аванс.