Учёт расчётов с подотчётными лицами

          Согласно требованиям подп. 12 п. 1 ст 264 НК РФ расходы по найму жилого помещения при условии документального подтверждения признаются прочими расходами, учитываемыми при исчислении налога на прибыль. При этом п. 1 ст. 252 НК РФ предусмотрено, что экономически оправданные затраты (включая расходы по найму жилого помещения во время загранкомандировки) подтверждаются документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены расходы. Налоговым кодексом прямо предусмотрено, что отдельные расходы не подлежат включению в состав расходов в целях налогообложения прибыли по найму помещения в период командировки, например, расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В некоторых случаях в первичных документах, составленных в иностранном государстве (например, в счетах гостиниц), в перечне оказанных услуг отдельно выделены суммы налога (НДС и (или) иных налогов). Действующее налоговое законодательство в целях исчисления прибыли не регулирует порядок учета налогов, уплаченных в соответствии с законодательством других государств. Вместе с тем, поскольку осуществление таких расходов является обязательным и работник организации не может отказаться от оплаты предъявленных налогов, выделенных в счете гостиницы, а данные расходы связаны с осуществлением производственной деятельности (служебного задания), по мнению Е.А. Слуцкой [32], такие расходы правомерно рассматривать как экономически обоснованные в составе командировочных. Кроме того, расходы в виде налогов, уплаченных по законодательству других стран, не поименованы в перечне расходов, не принимаемых для целей налогообложения прибыли (ст. 270 НК РФ). Учитывая изложенное, выделенные в первичных документах суммы НДС и (или) иных налогов, уплаченных в соответствии с законодательством других стран, следует рас-сматривать как экономически оправданные затраты и учитывать при исчислении налогооблагаемой прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичная позиция относительно уплаченных за границей сумм НДС выражена в письме МНС РФ от 03.08.04 № 02-5-10/48 [19], в письмах УФНС РФ по г. Москве от 03.11.04 № 26-12/71411 [20], от 03.11.04 № 26-12/71401, от 01.06.04 № 26¬12/37834. В отношении исчисления НДФЛ фактически осуществленные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, не включаются в до-ход, подлежащий налогообложению. В случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты не подлежат налогообложению НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ). В целях налогообложения Страховые взносы положениями подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ установлено, что фактически осуществленные расходы по найму жилого помещения не подлежат включению налоговую базу по этому налогу в случае их документального подтверждения. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

          В бухгалтерском учете расходы по оплате услуг связи подлежат отражению в составе расходов по обычным видам деятельности.

          В налоговом учете эти расходы принимаются при условии их обоснованности и документального подтверждения в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

          Для подтверждения производственного характера расходов, связанных с телефонными переговорами, необходимо наличие расшифровок телефонных переговоров гостиницы с указанием номеров абонентов. Если в расшифровке счета указаны номера телефонов офиса организации, например, в части телефонных переговоров с работниками офиса по производственным вопросам, которые возникли в ходе командировки, или телефонные номера контрагентов, переговоры с которыми связаны с выполняемой сотрудником во время командировки работой (служебным заданием), то такие затраты могут быть учтены в целях налогообложения прибыли. Для квалификации услуг связи сети Интернет, указанных в счете гостиницы, в качестве документально обоснованных затрат и признании их в целях налогообложения прибыли, также необходимо соответствующее подтверждение целесообразности этих расходов (например, путем предоставления копий осуществленной с контрагентами электронной переписки). НДФЛ и Страховые взносы суммы возмещения подтвержденных в производственных целях расходов по оплате услуг связи не облагаются (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Когда организация производит компенсацию телефонных и иных расходов, осуществленных работником в период командировки в личных целях, суммы компенсации подлежат включению в состав доходов работника, облагаемых НДФЛ, в качестве доходов в натурально форме.

      Работодатель  обязан компенсировать работнику, направляемому  в загранкомандировку, расходы на оформление визы в связи с тем, что данные расходы являются обязательным условием для осуществления зарубежной поездки. Согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы, связанные с оформлением  и выдачей виз, признаются в налоговом  учете в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии соблюдения требований п. 1 ст. 252 НК РФ. Таким образом, расходы, связанные с оформлением  и выдачей виз командируемому сотруднику, признаются расходами организации как в бухгалтерском учете, так и для целей налогообложения прибыли. Необходимо заметить, что в некоторых СЛУ-1 чаях обязательным условием для оформления визы является оформление полиса медицинского страхования ("медицинской страховки") направляемого в командировку сотрудника. В таком случае при наличии документов со стороны посольства, подтверждающих необходимость страхования и наличие медицинского полиса, его стоимость можно признать как экономически оправданные затраты для целей налогообложения прибыли и бухгалтерского учета. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина РФ от 20.10.99 N2 04-06-05. Вместе с тем налоговые органы придерживаются противоположной точки зрения, а именно невозможности учета в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, затрат на обязательное медицинское страхование, связанных с получением визы. Налоговым законодательством (п. 6 ст. 270 НК РФ) установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде взносов на добровольное страхование, помимо указанных в ст. 255 и 263 НК РФ (письмо УМНС РФ по г. Москве от 18.02.04 № 26-08/10738 [23], письмо МНС РФ от 11.11.03 N2 02-4-08/365-АП473 [24]). B связи с этим высока вероятность того, что включение организацией затрат на медицинское страхование, необходимое для получения визы, в состав расходов при исчислении налога на прибыль приведёт к разногласиям с контролирующими органами.

          Если во время нахождения в зарубежной командировке подотчетным лицом были произведены представительские расходы (например, проведен деловой ужин с контрагентами в ресторане), то такие расходы, подтвержденные необходимыми документами, оформленными надлежащим образом в соответствии с п. 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации" и подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ подлежат учету в бухгалтерском учете и в целях налогообложения прибыли в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом, согласно требованиям п. 2 ст. 264 НК РФ, при исчислении налога на прибыль представительские расходы включаются в состав прочих расходов в пределах нормативов - в размере 4 % от расходов организации на оплату труда, определенных в соответствии со ст. 255 НК РФ за отчетный (налоговый) период. [32]

      Организация должна проводить инвентаризацию подотчётных  сумм, в ходе которой проверяются  отчёты подотчётных лиц по выданным авансам с учётом их целевого использования, а также суммы выданных авансов  по каждому подотчётному лицу (даты выдачи, целевое назначение). [27] 
 
 

  2.  Организационно-экономическая характеристика предприятия ОАО «Борма»

2.1. Краткая экономическая характеристика ОАО «Борма»

          ОАО "Борма" было создано в 2003 году , путем преобразования СПК "Заречное" (ранее ОПХ "Заречное").

Землепользование  хозяйства расположено в Елховском районе Самарской области. Административно - хозяйственным центром является село Борма, которое удалено от районного центра р.п.Елховка на 28 км, от областного центра г.Самара на 110 км. Транспортные связи с административным центром района и пунктами сдачи сельхоз продукции осуществляется по дороге областного значения с асфальтным покрытием, что не создает определенные трудности в осенне-весенний период.

          Основное направление хозяйства зерно-молочное и обеспечение ими потребностей жителей района и области.

         Сдачу произведенной продукции ООО производит: зерно – ООО "Время"; ООО "Мукомол-Плюс";ООО "Русн Рус Сантимир"; молоко – ООО МК "Кошкинский";ООО ДОК "Самара".

Территория хозяйства  находится в первом агроклиматическом  районе Самарской области, который  характеризуется умеренно-теплым климатом. Для летнего периода характерны ливни, часто с грозами.

В ООО территориальная  структура управления. Она представлена одним отделением – село Борма. Хозяйство занимает площадь 3500 га, из них пашня составляет 3500 га, которые обслуживаются тракторно-полеводческой бригадой. Ферма состоит из молочно товарной фермы и фермы по выращиванию молодняка КРС. Для организации производственного процесса на территории ОАО "Борма" находится 4 склада: склад ГСМ, запчастей, стройматериалов, зернохранилище для семян ,склад для фуража и кроме всего имеется кормовой двор для хранения сена, соломы, силоса и сенажа. Также есть большой машинотракторный парк и автопарк. Административно - управленческий персонал располагается в здании конторы.

 2.2 Программа проверки расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма"

          Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма" возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник, который представлен в приложении 12.

По результатам  опроса складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать  целый ряд промежуточных выводов, на основании которых можно сделать  основной вывод.

В общем случае по результатам опроса оказывается  сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и  намечен состав процедур.

          При проверке расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма" применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Методы контроля аудиторской проверки расчетов с  подотчетными лицами нарушений приведены  в приложении 13.

Основными контрольными процедурами являются:

          •  "Подотчет. 1.1." – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

          •  "Подотчет. 1.2." – проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

          •  "Подотчет. 1.3." – проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

          •  "Подотчет. 1.4." – проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

          •  "Подотчет. 1.5." – проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

          • "Подотчет. 2.1." – проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание  их повторного использования должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка погашения первичных  документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

          • "Подотчет. 2.2." – проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

          • "Подотчет. 2.3." – проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

          • "Подотчет. 2.4." – проверка правильности возмещения командировочных расходов.

         • "Подотчет.2.5." – проверка правильности проведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

          • "Подотчет.2.1." – проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

         • "Подотчет.2.2." – проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по:

        • проезду к месту служебной командировки и обратно,

        • затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями;

        • расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС.

        • "Подотчет.3.1." – проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетным лицам материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.

          • "Подотчет.3.2." – проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимость материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.

          • "Подотчет.4.1." – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

          • "Подотчет.4.2." – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

          • "Подотчет.5.1." – проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц предприятию  и предприятия подотчетным лицам  должна быть показана в регистрах учета развернуто 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3.   Учёт расчётов с подотчётными  лицами