Удержания из заработной платы

Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета.

В большинстве случаев  размер аванса и срок, на который  он выдается, должны быть определены руководителем  организации. И только в отношении  авансов на командировочные расходы  предусмотрено, что размер аванса не должен превышать сумму, причитающуюся командированному лицу на цели командировки, а сроком возврата является день возвращения из командировки. Эта же норма содержится в п. 19 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Постановлением Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62.

Определение срока, на который  выдан аванс, является весьма важным моментом, поскольку удержать такой  аванс (в случае его неподтверждения), так же как и в предыдущем случае, работодатель вправе только в пределах одного месяца со дня истечения срока, установленного для возврата аванса, и при отсутствии возражений со стороны работника (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Для того чтобы избежать споров при удержании авансов, выданных по иным основаниям, работодателю желательно документально определить срок выдачи такого аванса.

Обычно авансы под отчет  выдают на основании заявления работника, которое подписывает руководитель организации. Для заявления на выдачу денег типовой бланк не предусмотрен, поэтому оно может быть написано в произвольной форме.

На мой взгляд, срок выдачи аванса может либо указать  работник в таком заявлении (а  работодатель фактически согласится с  этим, подписав заявление), либо работодатель, подписывая заявление (как в нижеследующем  примере).

Следует отметить, что в  случае непредставления работниками  в установленные сроки документов, подтверждающих целевой характер использования  выданных им денежных средств, налоговики требуют включить эти суммы в  объект обложения ЕСН и удержать НДФЛ с этих выплат при последующей выплате заработной платы работнику.

Такая позиция обосновывается тем, что аванс, правильное расходование которого не подтверждено документами, фактически является просто денежными  средствами, переданными работнику  для его личных нужд, т.е. доходом, полученным от работодателя.

По моему мнению, удерживать НДФЛ нужно только в том случае, если работодатель "простит" работнику  долг, т.е. не будет ни удерживать не подтвержденную документально сумму  из заработной платы, ни предпринимать  каких-либо иных мер (в том числе судебных) для ее возвращения.

Что же касается ЕСН, то согласно ст. 236 НК РФ объектом обложения данным налогом признаются выплаты и  иные вознаграждения, начисляемые физическим лицам по трудовым и гражданско-правовым договорам за выполненные ими работы или оказанные услуги, в том числе и по авторским договорам.

Подотчетные суммы  выдаются работникам для различных  целей, но никак не в оплату их труда (работ, услуг). Поэтому объекта обложения  ЕСН в данном случае просто не возникает. Кроме того, затраты, не подтвержденные документально (или произведенные с нарушением целевого характера), работодатель не сможет учесть при налогообложении прибыли (ст. 252 НК РФ). А выплаты, произведенные за счет чистой прибыли, ЕСН не облагаются по основанию п. 3 ст. 236 НК РФ.

1.3. Возврат  сумм, излишне выплаченных работнику  вследствие счетных ошибок, а  также сумм, излишне выплаченных  работнику в случае признания  органом по рассмотрению индивидуальных  трудовых споров вины работника  в невыполнении норм труда или простое

В названных  случаях работодатель также вправе принять решение об удержании  не позднее одного месяца со дня  окончания срока, установленного для  погашения задолженности или  неправильно исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Удержание будет правомерным  только при наличии к тому определенных оснований.

Счетная ошибка

Понятие счетной  ошибки в законодательстве не определено. Принято считать, что счетными являются арифметические ошибки в исчислении сумм или ошибки в их написании.

Неправильное применение работодателем законов или иных нормативных правовых актов не может  быть основанием для удержания.

В случае счетной ошибки надо назначить работнику срок для  возврата денежных средств. Ведь при выдаче работнику этих средств предполагалось, что работник получает эти деньги в оплату своего труда и не берет на себя никаких обязательств по их дальнейшему возврату.

Чтобы работник узнал об этом сроке, на мой взгляд, необходимо, письменно поставить его в известность о произошедшей счетной ошибке и о необходимости вернуть определенную сумму в установленный срок, а также о том, что в случае невозврата она будет удержана из его заработной платы.

Отсутствие возражений работника  по такому извещению будет свидетельствовать о том, что он не оспаривает основание и размер удержания.

Невыполнение  норм труда и простой

Если в невыполнении норм труда виноват работник, заработная плата начисляется по количеству и качеству произведенной им продукции (выполненной работы) в соответствии с объемом выполненной работы (ч. 3 ст. 155 ТК РФ).

Вина работника  выражается в умышленном или неосторожном нарушении технических или технологических  правил, положений, инструкций о работе, правил внутреннего трудового распорядка.

Простой - это  временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, а  также в случаях приостановления  деятельности в порядке, предусмотренном  законом (ст. 74 ТК РФ).

Если простой возник по вине работника, то он не оплачивается (ст. 157 ТК РФ).

Очевидно, что в ст. 137 ТК РФ речь идет о ситуациях, когда работник был признан виновным в невыполнении норм труда (или в простое) впоследствии. То есть первоначально предполагалась вина работодателя либо причины, не зависящие от работодателя и работника, и труд работника был оплачен по соответствующим правилам ст. ст. 155 и 157 ТК РФ.

Вина работника для  целей удержания в соответствии со ст. 137 ТК РФ должна быть доказана решением органа по рассмотрению трудовых споров, т.е. либо судебным решением, либо решением комиссии по трудовым спорам (ст. 382 ТК РФ).

Если удержание производится на основании решения комиссии по трудовым спорам (далее - КТС), то в нем  должны быть указаны (ст. 388 ТК РФ):

- наименование организации (подразделения), фамилия, имя, отчество, должность, профессия или специальность обратившегося в комиссию работника;

- даты обращения в комиссию  и рассмотрения спора, существо  спора;

- фамилии, имена, отчества  членов комиссии и других лиц, присутствовавших на заседании;

- существо решения и  его обоснование (со ссылкой  на закон, иной нормативный  правовой акт);

- результаты голосования.

Решение должно быть принято  тайным голосованием простым большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. Причем правомочным такое заседание будет, если на нем присутствует не менее половины членов, представляющих работников, и не менее половины членов, представляющих работодателя (ст. 387 ТК РФ).

Копия решения комиссии должна быть вручена работнику (а также руководителю организации) в течение трех дней со дня принятия решения.

Следует иметь в виду, что решение комиссии по трудовым спорам может быть обжаловано работником или работодателем в суд в  десятидневный срок со дня вручения им копии решения комиссии. Пропущенный для обжалования срок может восстановить суд, если признает причины пропуска уважительными (ст. 390 ТК РФ).

Обжалование решения приостанавливает его исполнение. Поэтому если работник обжалует решение КТС, то работодатель не вправе производить удержание.

Если решение не обжаловано, то оно подлежит исполнению в течение  трех дней по истечении десяти дней, предусмотренных на обжалование (ст. 389 ТК РФ).

Таким образом, если работник не внесет необходимую сумму в  кассу работодателя в течение этого срока, то удержание из его заработной платы работодатель будет вправе произвести в течение месяца со дня истечения срока исполнения решения КТС.

Необходимо отметить, что  создание комиссий по трудовым спорам для организаций не является обязательным, поэтому в случае ее отсутствия работодателю необходимо обращаться прямо в суд.

Решение суда общей юрисдикции, если оно не было обжаловано, вступает в силу по истечении срока на апелляционное  или кассационное обжалование, т.е. в течение десяти дней со дня принятия решения в окончательной форме (ст. ст. 209, 321, 338 ГПК РФ).

При выплате заработная плата  выдается работнику за вычетом НДФЛ, который работодатель как налоговый  агент уплачивает в бюджет. Поэтому  работодатель вправе удержать с работника  только ту сумму, которую он получил "на руки", т.е. за минусом НДФЛ. Требовать с работника удержанный с него НДФЛ нельзя.

То же можно сказать  и о случаях, когда работник возвращает в установленный срок переплаченные  суммы добровольно.

Когда переплата возвращена, НДФЛ с нее оказывается уплаченным излишне. Такую излишнюю уплату налога можно вернуть или зачесть в порядке ст. 78 НК РФ. Аналогичным образом следует поступить с переплатой по ЕСН и взносам в Пенсионный фонд РФ.

Необходимо откорректировать и налог на прибыль: сумму переплаты после удержания (возврата) следует исключить из состава расходов на оплату труда и доначислить налог на прибыль (при этом придется уплатить и пени). Необходимо будет также внести изменения в декларацию по налогу на прибыль.

Если изменения в декларацию будут внесены до того момента, когда необходимость внесения изменений обнаружит налоговый орган либо будет назначена налоговая проверка, то штраф работодателю платить не придется. При этом до внесения изменений в декларацию налогоплательщик должен уже уплатить недостающую сумму налога и пени.

Согласно ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении законов или иных нормативных  правовых актов), не может быть с  него взыскана, за исключением случаев:

- счетной ошибки;

- признания вины работника  в невыполнении норм труда  или простое органом по рассмотрению  индивидуальных трудовых споров;

- излишней выплаты заработной  платы работнику в связи с  неправомерными действиями, установленными  судом.

Относительно  последнего основания необходимо заметить следующее. Трудовой кодекс РФ не разъясняет, какие это могут быть действия. Однако из данной формулировки очевидно, что эти действия должны быть:

1) неправомерными;

2) каким-либо образом привести к излишней выплате зарплаты данному работнику (например, внесение ложных сведений в документы, служащие основанием для начисления заработной платы, либо подделка таких документов).

Следует отметить, что статья 137 ТК РФ не требует привлечения работника  к ответственности (административной или уголовной) за такие действия в качестве обязательного условия для взыскания излишне выплаченной заработной платы. Необходимо лишь, чтобы суд признал сам факт совершения этих неправомерных действий. Поэтому если работник не будет привлечен к ответственности по какой-либо причине (отсутствие статьи в КоАП РФ или УК РФ за соответствующие неправомерные действия, истечение срока давности, незначительность правонарушения, смягчающие обстоятельства и т.п.), то это не будет являться препятствием для того, чтобы взыскать в судебном порядке излишне выплаченные суммы.

Отметим также, что поскольку  и взыскание излишне выплаченной  зарплаты, и признание факта неправомерных  действий работника, приведших к  такой выплате, должны производиться в судебном порядке, то, видимо, оба этих вопроса должны рассматриваться в рамках одного судебного иска.

Как следует из формулировки ч. 4 ст. 137 ТК РФ, вернуть излишне выданную зарплату в судебном порядке в  иных случаях (помимо перечисленных) Трудовой кодекс РФ не разрешает.

Следовательно, в иных случаях  остается только добровольный возврат  работником переплаченных сумм.

Нельзя вернуть переплату  и в порядке гражданского иска об истребовании неосновательного обогащения.

В ст. 1109 ГК РФ определено, что  не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения, в частности, заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки. А по основаниям "счетная ошибка" и "недобросовестность" (неправомерные действия) иск можно подать и на основании ст. 137 ТК РФ.

 

1.4. Удержание  сумм за неотработанные дни  отпуска

в случае увольнения работника до окончания  того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск

Проработав  в организации полгода, работник теоретически получает право на оплачиваемый отпуск. По соглашению с работодателем отпуск может быть предоставлен авансом (т.е. еще раньше). А за второй и последующие годы работы отпуск может предоставляться работнику в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления отпусков, установленной в организации (ст. 122 ТК РФ).