Управление поведением в организации

Крайнее проявление управленческих отношений руководителя в формализованной зоне может приводить к конфликтам и уходу работников из фирмы. При опросах работников фирм выявилось, что такие ситуации вынуждают их увольняться даже тогда, когда устроиться на работу в другие фирмы они вряд ли смогут. Более подробный анализ показал, что бюрократическая концепция руководителя формируется прежде всего в зависимости от обстоятельств: технократическая — от профессиональной сферы деятельности, автократическая — от типа личности и приобретенного «крутого» жизненного опыта.

        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         2.Характерные черты поведения в организации

  Для эффективного управления поведением менеджеры должны различать типы индивидуальности.

 Индивидуальность  – набор определенных характерных  черт, которые относительно устойчивы  во времени.  
Исследователями была разработана модель индивидуальности «большая пятерка», которая состоит из пяти основных характерных черт:  
1. Экстраверсия (положительные эмоции, общительность, теплота в отношениях) – показывает, насколько человек способен испытывать положительные эмоции (его непредрасположенность к депрессиям). Экстраверты с большой вероятностью будут: испытывать удовлетворение от работы; положительно относиться как к организации, так и к занимаемой ими должности; проявлять общительность ко всем, кто связан с организацией (клиентами, поставщиками, партнерами);  
2. Нервозность (беспокойство, замкнутость, уязвимость) - противоположность экстраверсии. Свидетельствует, насколько люди склонны к конфликтам, постоянной раздражительности и недовольству. Они отрицательно относятся к организации, ко всем окружающим и всегда видят только негатив. Данной чертой обладает каждый человек, но только в большей или меньшей степени. Люди с невысоким показателем нервозности будут даже полезны организации благодаря своему критическому мышлению. Люди с высоким показателем всегда очень резки и слишком критичны, их нрав неустойчив, часто испытывает сильные отрицательные эмоции;  
3. Уживчивость (доверие, мягкость и прямодушие) – показывает, насколько легко человек может «сходиться» с другими. Для тех, у кого данный показатель высок, всегда характерны теплые отношения со всеми окружающими. А у кого низкий показатель – более характерны постоянные ссоры и недовольство другими. Они чаще идут на конфликт, проявляют недоверие и грубость;  
4.Добросовестность (компетенция, порядок, трудолюбие и организованность) – характеризует, насколько человек тщательно, аккуратно, скрупулезно и настойчиво относится к своей работе. Высокий показатель говорит о хорошей дисциплинированности и организованности. Низкий, наоборот, свидетельствует о нестабильности, отсутствии самодисциплины;  
5. Открытость к познанию – насколько человек оригинален в своих суждениях. Чем выше показатель, тем больше у человека свежих интересных идей, тем скорее он готов пойти на риск. Люди с низким показателем осторожны и нерешительны. Для них более свойственна рутинная и неинтересная работа, чем для людей с инновационным мышлением.  
             Указанная модель универсальна для людей всех возрастов, национальностей, обоих полов, религий.

Выделяют четыре основных типа поведения работника в организации:  
1. «преданный и дисциплинированный член организации», характеризуется следующими чертами:  
· полностью принимает ценности и нормы поведения, установленные организацией, и искренне старается вести себя в соответствии с ними;  
·  старается способствовать реализации интересов организации посредством своих действий;  
2.«приспособленец», для которого характерны:  
· неприятие ценностей организации;  
· внешнее поведение, отражающее следование принятым в организации нормам и формам поведения;  
· достижение состояния внутреннего комфорта при необходимости руководить или подчиняться;  
· вероятность совершения действий, противоречащим интересам организации;  
3.«Оригинал», характеризующийся тем, что:  
·  он приемлет ценности организации, но не приемлет установленных норм поведения;  
· часто испытывает трудности во взаимоотношениях с коллегами и руководством;  
· нуждается в предоставлении свободы выбора форм поведения для успешной работы в организации;  
4.  «Бунтарь», которого отличают:  
· неприятие ни ценностей организации, ни норм поведения;  
· постоянное противоречие с окружающими и инициация конфликтных ситуаций;  
· обусловленность такого рода поведения отсутствием соответствующих навыков и привычек, а также непониманием важности норм и ценностей поведения в организации.

Формы поведения:  
Существуют следующие формы поведения:  
1. целевое, которое подразделяется:  
·  на функциональное (это цели связанные с функциями)  
· экономическое (определяется стремлением человека к достижению определенного уровня благосостояния). Экономическая форма делится в свою очередь на три формулы поведения: 1) максимум доходов ценой максимума усилий; 2) минимум доходов при минимуме усилий; 3) максимум доходов при минимуме усилий;  
2. стратификационное, основанное на стремлении личности изменить свой статус;  
3 инновационное – для людей, которые проявляют творческое отношение к работе и пользуются своей изобретательностью в решении задач;  
4.  адаптационно-приспособительное, нацеленное на устранение конфликтов, ссор и стрессов в коллективе;  
5.церемониально-приспособительное, связанное с необходимостью поддержания устойчивости структуры организации, ее традиций, обычаев и т.д.  
Процесс социализации работника включает в себя следующие моменты:  
·изменение установок, ценностей и форм поведения;  
·адаптация к организационной среде, новым должностным обязанностям и рабочему коллективу;  
· взаимное влияние сотрудников и руководителей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     3.Распределение полномочий и обязанностей

     Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношение.

Существуют три метода определения обязанностей и полномочий и их передачи в рамках организации.

Организационные схемы, таблицы. Рекомендуется построить схему структуры организации с системой внутренних взаимосвязей. При построении таких схем необходимо учитывать следующее: схема дает лишь общие контуры структуры организации; она должна быть доступна для понимания, содержать минимальное количество деталей; не существует стандартных построений организационной структуры, каждая фирма имеет свои особенности. Схема должна отражать реальную структуру фирмы и не являться своего рода теоретическим стандартом.

Позитивная сторона использования схематичных построений. На подготовительном этапе построения схемы организации последняя должна быть подвергнута тщательному анализу. Такое исследование принесет большую пользу, поскольку оно обнаруживает «слабые места», накладки полномочий, недостаточно управляемые звенья производственного процесса.

Как источник получения информации схема может быть использована в рамках ознакомления с деятельностью и структурой управления предприятием (в частности, вновь принятых на работу), а также в качестве дополнительного наглядного материала при изучении должностных инструкций.

Наконец, схема используется в качестве справочного материала, позволяет служащим предприятия быстро ознакомиться с происшедшими в рамках организации изменениями.

Недостатки использования схематичных построений. Это, во-первых, статичность. Так как бизнес динамичен, то, несмотря на то что основная структура организации остается неизменной в течение длительного времени, в рамках этой структуры возникает много изменений (например, кадровых), что, естественно, требует внесения определенных замен и дополнений.

Во-вторых, в схеме не отражаются неформальные отношения, что снижает ее практическую значимость.

Схемы могут привести к бюрократизму. Они по существу негибки и отражают устойчивые каналы взаимоотношений, но не указывают наиболее рациональных, коротких связей, которые весьма часто возникают в процессе деятельности организации.

Наконец, нередко возникают трудности в представлении об уровнях значимости. Неправильное впечатление может возникнуть в результате чтения схемы, где на одной горизонтальной линии показаны несколько менеджеров, что якобы подразумевает их одинаковый статус.

Руководство (справочник) по организационному построению предприятия. Такие виды документов часто называются отдельными справочниками или инструкциями. Они содержат перечень должностей с их подробным описанием (часто в форме описания производственных обязанностей, взаимоотношений, полномочий, соответствующих принципов и практики).

Распределение обязанностей означает определение масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности, обозначенной на схеме. Здесь же содержится описание выполняемых функций. В документе «Распределение обязанностей» должны содержаться следующие положения: название должности; отдел, в котором имеется эта должность; уровень положения; описание выполняемых функций; обязанности и права; взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными; число подчиненных, их особенности; должность непосредственного руководителя; особые полномочия (обязанности); ограничения в полномочиях (например, возможность действовать по своему усмотрению, определение величины денежных средств).

 

4.Характер организационных воздействий

Все многообразие методов, используемых руководителем, может быть сведено к трем группам:

¨      методы организационного воздействия;

¨      методы материального и морального стимулирования;

¨      методы социально-психологического воздействия.

Методы организационного воздействия опираются на формальный авторитет, полномочия руководителя, а стимулирования и убеждения — на использование материальных и духовных интересов работников.

В отличие от методов управления, где приоритет имеют экономические, среди методов воздействия руководителя основными являются организационные, которые должны органично сочетаться с методами материального и морального стимулирования и с методами убеждения.

Организационное воздействие основывается на власти руководителя, на его правах и на присущей организации дисциплине и ответственности. Использование мер стимулирования, убеждения, развития инициативы призвано подкрепить, развить, усилить администрирование.

Эффективное применение методов организационного воздействия предполагает, что в организации разработана четкая структура, определены функции, права и обязанности персонала.

При реализации методов организационного воздействия предполагается решение следующих задач.

Постановка задания и установление критериев его выполнения.

Постановка задания, отданные распоряжения должны быть понятны для исполнителя и не допускать двоякого толкования. При постановке задания необходимо обращать внимание на критерии оценки его выполнения, а в самом задании должны быть установлены показатели, по которым можно судить о том, выполнено ли задание и насколько эффективно.

Наделение полномочиями и ресурсами.

Основные элементы: распределение обязанностей, установление порядка работы, наделение исполнителя полномочиями, делегирование полномочий.

Под обязанностями понимают определенный круг действий, возложенных на какого-либо работника и безусловных для выполнения. При распределении обязанностей руководствуются критериями эффективности, под которыми понимают или степень достижения цели, или экономичность, минимум затрат, или соотношение результативности и экономичности.

Распределяя обязанности, учитывают объем и трудность работы, требуемую точность, срочность, повторяемость, время, необходимое для усвоения и понимания задания, и т. д.

При определении задания учитываются взаимоотношения подчиненных и руководителей друг с другом, особенности коллективов.

Для распределения заданий используется либо вертикальный, либо горизонтальный подход. При вертикальном подходе у исполнителя концентрируются все этапы одного задания, а при горизонтальном - у одного исполнителя стремятся концентрировать однотипные части разных заданий. Каждый вариант имеет свои преимущества и недостатки.

Баланс между заданием и правами является одной из важнейших проблем организационного воздействия. Несмотря на то, что в общем виде полномочия работника определены должностной инструкцией, в каждом конкретном случае руководитель определяет полномочия, необходимые для выполнения именно этого задания.

Важнейшая составная часть прав в хозяйственной деятельности - это ресурсы, которыми располагает (или распоряжается) исполнитель, под которыми понимаются в широком смысле слова: кадры, средства производства, финансовые ресурсы, знания и навыки и т. д.

 

 

Установление ответственности.

При установлении мер ответственности необходимо стремиться достичь баланса между заданием и ответственностью, т.е. соответствия между характером задания, его важностью, срочностью и мерами ответственности. Кроме этого, важно соотношение прав и ответственности, ресурсов и ответственности.

Мотивация и инструктаж работников.

Руководитель при постановке задания опирается на свои полномочия, права, дисциплину. Тем не менее, отдавая те или иные распоряжения, он нередко подкрепляет их мерами материального и морального стимулирования, которые хотя и выходят за пределы организационного воздействия, но тесно с ним связаны.

Инструктаж - это обобщенное понятие, характеризующее разъяснение, убеждение, обучение. Он приобретает большое значение тогда, когда речь идет о новом для работника задании или о новом исполнителе, а также когда само задание дается в общей форме и исполнителю многое надо решить самому в процессе его выполнения.