Информационное обеспечение систем управления персоналом организации

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ОРГАНИЗАЦИИ………………………………………………...7

1. ИНФОРМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ…...7

1.2.  АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КАДРОВОЙ ИНФОРМАЦИИ……………………………………………………………………11

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ОТДЕЛА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ПЕРСОНАЛА КФ ОАО «ЦЕНТРТЕЛЕКОМ»…………………………………...17

2.1. ИССЛЕДОВАНИЕ ОТДЕЛА  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ КФ  ОАО «ЦЕНТРТЕЛЕКОМ» НА ПРЕДМЕТ  СУЩЕСТВУЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ……………………………………………..17

2.2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ БОСС-КАДРОВИК…………………………………………………………………23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………….33

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………….……35

ПРИЛОЖЕНИЕ 1…………………………………………………………………..37

ПРИЛОЖЕНИЕ 2…………………………………………………………………..38

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность  темы исследования.В конце XX века, когда человечество готовилось встретить новое тысячелетие, произошло не менее грандиозное событие — смена технологического базиса нашего Общества. На смену эпохе машин пришла эпоха информационных технологий. В XIX-XX веках человек овладел тайнами превращения вещества и энергии, а созданные на их основе машины существенно изменили его жизнь. Но наряду с материальной составляющей на человека огромное влияние оказывает информация — самые разнообразные сведения и знания, которые он получает в процессе своей жизни. С каждым веком, десятилетием и годом увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством, растет и ее роль в жизни человека. Вместе с этим развивались информационные технологии (ИТ) — процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Потребность человека общаться с окружающими его людьми, то есть выразить и передать информацию, привела к появлению языка древнейшей информационной технологии. Дальше последовало изобретение письменности, библиотек, книгопечатания, почты, телеграфа, телефона, радио, телевидения и, наконец, компьютеров и Интернета. Особенно значение информационных технологий воз росло с изобретением компьютера машины для приема, переработки, хранения и выдачи информации. Широкое распространение компьютеров предоставило человеку новые возможности для поиска, получения, накопления, передачи и, главное, обработки информации. Первоначально компьютер был создан как средство для автоматизации вычислений. Однако постепенно к его вычислительным возможностям добавились функции почти всех предшествовавших средств коммуникации, превратив его в главное орудие построения современного информационного общества. Сегодня уже трудно перечислить все сферы приме нения компьютера. Следующей вехой в развитии информационных технологий стала возможность создания компьютерных сетей. И как высшего их проявления — Интернета, глобальной компьютерной сети, дающей возможность каждому пользователю располагать информационными возможностями всей сети и передавать одновременно свою информацию всем ее пользователям. Это дало возможность любому владельцу персонального компьютера приобщиться к информационным ресурсам всего человечества и даже внести в них свой вклад, создать один общий банк информации для всех пользователей этой сети.

Теоретические основы информационных технологий были обобщены в новом разделе научных знаний — информатике, науке об общих свойствах и закономерностях информации, методах ее поиска, передачи, хранения, обработки и использования в различных сферах деятельности человека.

В последние  годы информационные технологии проникли практически во все сферы жизни  человека и Общества: государственное и муниципальное управление, экономику, хозяйственную деятельность, научные исследования, образование, медицину и частную жизнь человека. Не является исключением и управление персоналом, деятельность кадровых служб предприятий и организаций. Для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система (ИС). Обычно такие системы обозначаются аббревиатурой HRMS (cистемы управления трудовыми ресурсами). В самом полном — комплексном варианте эти системы охватывают все уровни управления предприятием — операционный, тактический и стратегический; а в функциональном плане — кадровый учет, расчеты с персоналом и систему управления трудовыми ресурсами, включающую в себя мо дули найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Поскольку история автоматизации кадровых служб началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении, можно понять, какие программные средства есть в арсенале современного кадровика.

Итак, проблема информатизации системы управления персоналом является актуальной и наиболее значимой при построении принципиально новой формы ведения и учета информации кадровых отделов, поэтому её освоение имеет большое значение.

Степень изученности  темы.Данная проблема изучалась рядом отечественных и зарубежных ученых: В.Аузан, К.Болецкая, М.Грачева, Н.Комарова, В.Комиссаров, С.Сорвин,  П. Миниард, Дж. Энджел,  В.Н. Хапенков.

Целью работы является изучение информационного обеспечения системы управления персоналом.

Задачи:

1. изучить информационное обеспечение систем управления персоналом организации;
2. изучить автоматизированные системы кадровой информации;
3. провести анализ информационной системы управления персоналом отдела профессионального развития КФ ОАО «ЦентрТелеком»;
4. проанализировать систему управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик.

Объект исследования:управление персоналом.

Предмет исследования:информационное обеспечение системы управления персоналом.

Теоретико-методологическая база исследования. Теоретико-методологической основой исследования являются теории и концептуальные подходы ведущих отечественных и зарубежных ученых к изучаемой проблеме, использовалась широкая информационная база, включающая в себя российскую учебно-методическую литературу, нормативно-правовые акты Российской Федерации, публикации в периодических изданиях, а также в значительном объеме – русскоязычные ресурсы сети Интернет, посвященные информационному обеспечению кадрового процесса.

Эмпирическую базу исследования составляет:

• анализ информационной системы управления персоналом отдела профессионального развития персонала КФ ОАО «ЦентрТелеком»;
• исследование отдела профессионального развития КФ ОАО «ЦентрТелеком» на предмет существующей информационной системы;
• анализ системы управления человеческими ресурсами.

Структура работы. Данная работа состоит из введения, двух глав,заключения, списка использованной литературы  и 2-х приложений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ОРГАНИЗАЦИИ

2. ИНФОРМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

 

Эффективность функционирования системы управления персоналом в  значительной степени зависит от информационной базы. Последняя представляет собой совокупность данных о состоянии  управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде. Собственно, любое управленческое решение  должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей. 
Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Информация, используемая в  управлении персоналом, по своему характеру  подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также  отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др. Взаимосвязи функций  управления и информационного обеспечения отражены в таблице 1 (см. приложение 1).

Основной источник первичной  информации - это документы отделов  кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных  подразделений в отношении личного  состава работников, первичная учетная  и отчетная документация о выполненных  работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных  подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д.

Другой источник информации - сами работники со своим мнением  по тем или иным вопросам, материалы  социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего, это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе.

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала  в связи с текучестью, его структура  по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы и т.д., постоянно  идет процесс внутризаводского движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает  как средство контроля за соответствием  фактической структуры рабочей  силы требуемой, за своевременностью укомплектования  вакантных рабочих мест. Поэтому  основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность  и надежность.

Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора  достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе  кандидатов для назначения на должность  необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного  и даже медицинского характера.

Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей  силы не может быть успешной без  знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты  на оплату труда, обучение, медицинское  обслуживание, социальные услуги и  т.п.). Характер такой информации существенно  отличается от чисто кадровой, поскольку  относится к системе бухгалтерского учета.

Необходима количественная характеристика степени рационального  использования рабочей силы, оценки результатов труда и т.д.

Обобщая сказанное, можно  сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:

- объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

- актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

- своевременной;

- целенаправленной;

- лаконичной (сжатой, но без  потерь необходимой полноты);

- коммуникативной (понятной  и приемлемой для руководителей  и специалистов).

Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям (субъектам  управления - кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей  информационной системы.¹

Составными элементами такой  системы являются оборудование и  материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного  обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов  пользования данной системой, специалисты  по информатике, потребители информации. Основные требования к данной системе - широкое применение ЭВМ, передовых  информационных технологий, математических методов и моделирования и  т.д.

Основу информационной системы  должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его  окружении и внешних по отношению  к нему условиях работы, что в  свою очередь требует определенной организации информации и методов  оперирования с массивом данных.

Поскольку процессы, протекающие  в коллективе работников и в его  окружении, весьма динамичны, важно  оперативно отражать все эти изменения  в информационном массиве данных. Данное требование может быть выполнено  в том случае, если информационная система тесным образом соприкасается с документооборотом на предприятии: приказы и распоряжения, касающиеся работников, используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в массиве по каждому работнику.

Большое значение имеет увязка кадровой информации с информацией  о структуре рабочих мест, с  требованиями, предъявляемыми к работнику  этими рабочими местами, с возможным  уровнем оплаты труда, с состоянием условий труда и т.д. Такой подход обеспечивает, прежде всего, решение информационно-поисковых задач (поиск работников с заданными признаками в информационном массиве), группировку, перегруппировку работников в соответствии с запросами пользователя.

Отслеживая изменения  в состоянии объекта по тем  или иным параметрам, произошедшие в результате реализации мероприятий, руководители в порядке обратной связи могут разработать эффективную  стратегию управления и контролировать ее реализацию.

Информационная система  должна помочь в выявлении наиболее значимых факторов и установлении причинно-следственных зависимостей между факторами и  результатами. Такого рода информация необходима для разработки целевых  установок, положенных в основу развития кадров предприятия.