Совершенствования системы управления качеством на предприятии

Для этого разработаем план перехода, состоящий из двух этапов.

На первом этапе в программу вносится оргструктура предприятия с описанием параметров подразделений и должностей, а также вводятся основные процедуры, описанные ранее с помощью Microsoft Visio. Это позволит сразу получить должностные инструкции и положения о подразделении на основе шаблонов, заложенных в Business Studio.

Второй этап внедрения связан с формированием процессной модели предприятия с учетом требований стандарта ISO 9001:2000. Предварительно необходимо провести индивидуальное обучение руководителей подразделений (руководителей процессов) тому, как работать в Business Studio.

На основе разработанной модели процессов и процедур в Business Studio формируются регламенты процессов и процедур, описание движения бумажных документов (документооборот предприятия). Результаты можно разместить для общего доступа в локальной сети ООО «АверсСтиль-Торг» в форме HTML-навигатора – единого справочника всей нормативной документации предприятия. Шаблоны документов при этом следует привести в соответствие внутреннему стандарту, а также дополнить их необходимой информацией.

Результатами использования системы бизнес-моделирования Business Studio на ООО «АверсСтиль-Торг» станет:

• значительное увеличение качества документов, так как все документы формируются автоматически в соответствии с шаблонами, а внесенные изменения корректно отражаются во всех связанных документах;
• время на внесение изменений в документацию СМК будет сокращено в два раза. Теперь данная процедура будет занимать не более трех дней. Это станет возможным из-за того, что каждый руководитель процесса непосредственно со своего рабочего места имеет доступ к необходимой информации и соответственно имеет право вносить изменения в систему. После чего остается только переформировать регламентные документы СМК и уведомить исполнителей об изменении регламентов их работы;
• сокращение времени на ознакомление сотрудников с документацией СМК за счет использования HTML-навигатора. Теперь нет необходимости искать нужную информацию в большой базе документов (файлов), реализованная в HTML-навигаторе система гиперссылок позволяет, находясь в режиме просмотра одного документа, мгновенно открывать связанный с ним документ, что обеспечивает экономию времени;
• снижение числа отклонений в работе сотрудников, связанных с несвоевременно актуализированной документацией СМК.

При этом использование Business Studio возможно не только для целей поддержания СМК. На данный момент для предприятия актуальными являются две задачи:

1. разработка модели предприятия «как должно быть», с учетом перспективных планов развития;
2. автоматизация системы управления процессами предприятия.

Решение первой задачи осуществляется путем разработки перспективной модели предприятия «как будет» с помощью Business Studio. Для этого проектируется новая модель процессов и процедур предприятия, а также организационная структура с учетом будущих изменений, связанных с расширением ассортимента продукции.

Данная модель позволит заглянуть в будущее предприятия, спрогнозировать возможные риски, связанные с изменениями рыночных условий, расширением структуры сбыта, а также обеспечить экономию ресурсов за счет снижения вероятности принятия неправильных решений.

Одновременно с описанием будущей системы управления предприятием можно приступить к внедрению автоматизированной системы управления процессами. Благодаря тому, что в Business Studio уже внесены документированные процедуры работы исполнителей, описаны документы и информационные объекты, используемые в этих процедурах, мы получим готовые части Технического задания на автоматизацию.

2. Оценка экономического эффекта внедрения предложений

Для оценки эффективности внедрения системы бизнес-моделирования Business Studio на ООО «АверсСтиль-Торг» необходимо рассчитать капитальные затраты, эксплуатационные затраты, определить прирост прибыли (экономию) и рассчитать эффективность.

1. Расчет капитальных затрат. В капитальные затраты по внедрению программного продукта входят следующие статьи затрат:

1. расчет затрат на приобретение программного продукта;
2. расчет затрат на установку и настройку программного продукта;
3. расчет затрат на обучение работников;
4. расчет затрат на установку и наладку сети.

1.1. Расчет затрат на приобретение программного продукта. Для оценки эффективности внедрения информационной системы необходимо определить подразделения и количество пользователей данной системы. Отобразим ключевые подразделения и количество пользователей ниже (таблица 3.1).

 

Таблица 3.1 – Количество необходимых пользователей системы Business Studio на ООО «АверсСтиль-Торг»

Наименование места (подразделения)	Количество рабочих мест
Директор предприятия	1 пользователь
Отдел технического контроля	4 пользователя
ИТОГО:	5 пользователей

 

Из представленных данных видно, что на предприятии необходимо автоматизировать 5 рабочих мест. Исходя из этого, необходимо приобрести 5 лицензий на установку системы Business Studio стоимостью 0,6 млн. руб. каждый.

Затраты на закупку 5 лицензий составят = 0,6 * 5 = 3 млн. руб.

Закупка компьютеров производится не будет, т.к. на предприятии (в ключевых отделах) компьютеры установлены. Однако будет произведена закупка одного сервера для обеспечения работы программного продукта. Стоимость сервера составляет 3,6 млн. руб.

Теперь рассмотрим основные статьи затрат по его внедрению.

1.2. Расчет затрат на установку и настройку программного продукта. Для расчета по настройке сети для работы системы и настройки системы Business Studio для 5 пользователей использовались следующие данные: 1 час работы наладчика составляет 30 тыс. руб., в среднем на настройку системы на одном компьютере необходимо 6 часов. Исходя из этого на настройку системы необходимо = 30 * (6*5) = 0,9 млн. руб.

На установку сервера необходимо затратить 24 часа времени. Оплата одного часа работы на установку и настройку сервера 50 тыс. руб. Исходя из этого затраты составят = 50 * 24 = 1,2 млн. руб.

1.3. Расчет затрат на обучение работников. На обучение работе с системой необходимо провести курсы. Оплата за 1 час курсов составляет 20 тыс. руб. Одновременно могут обучаться 5 человек. Всего необходимо обучить 5 работников. Продолжительность курсов составляет 24 часа. В итоге = 20 * 5 * 24 = 2,4 млн. руб.

1.4. Расчет затрат на установку и наладку сети. На ООО «АверсСтиль-Торг» сеть между компьютерами уже установлена и функционирует. Исходя из произведенных расчетов в таблице 3.2 представим итоговые данные по расчету единовременных (капитальных) затрат на внедрение системы Business Studio.

 

Таблица 3.2 – Итоговые данные по расчету единовременных (капитальных) затрат на внедрение системы Business Studio

Статьи затрат	Сумма, млн.руб.
Стоимость программного продукта Business Studio для 5 пользователей»	3
Настройка сети для работы системы и настройка системы Business Studio для 5 пользователей	0,9
Установка сервера	1,2
Закупка сервера для работы программного продукта	3,6
Обучение персонала работе с системой	2,4
Всего	11,1

 

Следовательно, общая сумма единовременных затрат составляет 11,1 млн. руб.

2. Расчет эксплуатационных затрат. В эксплуатационные затраты по обслуживанию программного продукта входят следующие статьи затрат:

1. расчет затрат на оплату труда администратора;
2. расчет затрат на электроэнергию;
3. расчет амортизационных отчислений;
4. расчет затрат на обслуживание программного комплекса компанией разработчиком;
5. расчет затрат на приобретение аксессуаров.

2.1. Расчет затрат на оплату труда администратора. Затраты на оплату труда администратора определяем исходя из данных в таблице 3.3.

 

Таблица 3.3 – Исходные данные для расчета оплаты труда администратора

Показатель	Обозначение	Единица измерения	Значение
Количество работников	Ч	чел.	1
З/п одного работника	з/п	млн. руб.	1
Норма доплаты к з/п	Нд	%	20

 

Тогда затраты на оплату труда определим по следующей формуле:

Зот = ( З/п + З/п *Нд) * 12 *1,

(3.1)

Итого затраты на оплату труда составят:

Зот = (1 + 1 *0,2) * 12 * 1 = 14,4 млн. руб.

Определим начисления на заработную плату:

• отчисления в фонд социальной защиты населения (34 %)

Нфсзн = 14,4 * 0,34 = 4,896 млн. руб.;

• отчисления страховых платежей от несчастных случаев – 1%

Ндр = 14,4 * 0,01 = 0,144 млн. руб.

Итого сумма отчислений из заработной платы составляет:

Нзп = 4,896 + 0,144 = 5,04 млн. руб.

Итого затраты на оплату труда (включая налоги) = 14,4 + 5,04 = 19,4 млн. руб.

2.2. Расчет затрат на электроэнергию. Произведем расчет затрат на электроэнергию для сервера. Затраты на потребляемую электроэнергию определим по формуле:

Зэл = Ц *М * t * Фэ,

(3.2)

где Ц – стоимость 1 кВт электроэнергии (1350 руб.),

М – потребляемая мощность ПЭВМ (0,6 кВт),

t – время работы в день (12 ч),

Фэ – годовой фонд времени (240 дней).

Получаем:

Зэл = 1350 * 0,6 * 12 * 240 = 2,3 млн. руб.

2.3. Расчет амортизационных отчислений. Расчет амортизационных отчислений производится:

За = Кп * На,

(3.3)

где За – сумма амортизационных отчислений,

Кп – затраты на приобретение оборудования,

На – норма амортизации.

Норму амортизации возьмем в размере 10%, сумма амортизационных отчислений составит (для расчета амортизации берутся затраты на закупку программного обеспечения и сервера, которые составляют 6,6 млн. руб.):

За = 6,6 * 0,1 =0,66 млн. руб.

2.4. Расчет затрат на обслуживание программного комплекса компанией-разработчиком. Дополнительные текущие затраты представим в таблице 3.4. Данные затраты были предоставлены компанией производителем программного обеспечения.

 

Таблица 3.4 – Расчет текущих затрат

Статьи затрат	Сумма, млн.руб.
Регулярное обновление программы	бесплатно
Срочный выезд специалиста	0,1
Восстановление структуры базы данных	1,2
Всего	1,3

2.5. Расчет затрат на приобретение аксессуаров. Затраты на аксессуары (Зак) рассчитываются по формуле (3.4):

Зак = Зб + Зк + Зд + Зпр,

(3.4)

где: Зб – затраты на приобретение бумаги (10 упаковок по 15 тыс.руб.);

Зк – затраты на приобретение картриджа (2 шт. по 200 тыс.руб.);

Зд – затраты на приобретение CD-дисков (100 шт. по 2 тыс.руб.);

Зпр – прочие затраты на аксессуары (350 тыс.руб.).

Получаем: Зак (год) = 0,15 + 0,4 + 0,2 + 0,35 = 1,1 тыс. руб.

Итого эксплуатационные затраты по функционированию и обслуживанию сети и внедренного программного обеспечения составят (таблица 3.5):