Анализ организационного обеспечения деятельности Инспекции Федеральной налоговой службы России

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления⁴⁶ и Типовой инструкции по делопроизводству⁴⁷. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов налоговой.

Наибольшая эффективность достигается  при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных  операций в одном месте или  одним работником. Такая система  позволяет создать единый справочный центр по документам организации и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в  отделах).

     Регистрация входящих документов ООО «ДИН» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов

Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует.

На исходящих документах Налоговой Инспекции проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.⁴⁸ Он располагается в верхнем левом углу первого листа и индекса по номенклатуре дел подразделения, код подразделения  состоит из номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить, порядковый номер и дата.

В ИФНС регистрацией внутренних документов занимаются секретарь ОФОО. Все внутренние документы, поступающие на имя Начальника Инспекции, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя.

Для регистрации исходящих документов в Инспекции Федеральной налоговой службы России по г.Ноябрьску ЯНАО использывают не только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Так же некоторые документы служебного пользованию регистрируются в журнале. Базу, которая образовывается при регистрации документов, можно использовать при ведении контроля за их исполнением. Это делает информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов⁴⁹. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение  своевременного и качественного  исполнения поручений, зафиксированных  в документах.⁵⁰

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники ОФОО по поручению руководства Налоговой Инспекции.

Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:

- формирование базы контролируемых  документов; направление контролируемого  документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

- напоминание подразделению-исполнителю  о сроке исполнения;

- получение информации о ходе  и результатах исполнения;

- занесение в базу данных  информацию о ходе и результатах  исполнения контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

- снятие документов с контроля  по указанию руководителя.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь  просматривает его, ставит штамп  синего цвета в правом верхнем поле напротив реквизита «заголовок» букву «К» и рядом проставляет срок исполнения. Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

 Затем передается документ в канцелярию, где специалист снимает копию (при необходимости для соисполнителя), распечатывает на ПК контрольные карточки в которых исполнитель при получении ставит подпись, одну забирает себе и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль, а вторая остается в канцелярии в качестве доказательства о передаче документа в отдел

 Сроки подготовки, представления  и типовые сроки исполнения  должны быть закреплены в инструкции  по документационному обеспечению. 

Сроки исполнения исчисляются в  календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов Инспекции ФНС, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ⁵¹. Индивидуальные сроки устанавливает Начальник ИФНС.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в  следующем порядке: типовые сроки  — принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.

Ежедневно сотрудники ОФОО пускают сообщение о контроле исполнения на текущую дату а так же учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад  руководителю для принятия экстренных мер.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе  Делопроизводство. Это программа, специально разработанная для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

4.2. Общий отдел несет  ответственность за: 

4.2.1. Обеспечение установленного  порядка работы с документами в Органзации.

4.2.2. Выполнение указаний  и поручений руководства и  соблюдение необходимых условий труда работников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОСНОВНОЙ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАЛОГОВОЙ ИНСПЕКЦИИ

 

 

2.1 Системы документации организации

 

     Классификация  и структура организационно-распорядительных документов в Инспекции Федеральной налоговой службы по г.Ноябрьску  ЯНАО.

     Среди большого  разнообразия видов деловых документов, обращающихся в Инспекции организационно- распорядительные документы занимают  особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая  деятельность главным образом заключается в разработке и  реализации решений, документируемых в организационно- распорядительной документации так как является наиболее широко используемым видом документации.

     ГОСТ Р51141-98⁵²- понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решения административных вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти⁵³, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

     Согласно  Общероссийскому классификатору  управленческой документации⁵⁴ организационно- распорядительные документы ИФНС  систематизированы по  признакам:

• создание Инспекции Федеральной налоговой службы по г.Ноябрьску ЯНАО;
• реорганизация  Инспекции Федеральной налоговой службы по г.Ноябрьску ЯНАО;
• распорядительная деятельность⁵⁵ Инспекции Федеральной налоговой службы по г.Ноябрьску ЯНАО;
• организационно-нормативное регулирование деятельности Инспекции Федеральной налоговой службы по г.Ноябрьску ЯНАО;
• оперативно- информационное регулирование Инспекции Федеральной налоговой службы по г.Ноябрьску ЯНАО;

Исходя из перечисленных  функций организационно-распорядительные документы Инспекции делят на три группы:

• организационно- правовая документация ИФНС ( устав, положение⁵⁶, правила, штатное расписание, инструкции);
• распорядительные документы Налогового органа  (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
• информационно- справочная документация Инспекции, которую в свою очередь, можно подразделить на оперативно- информационную (письма, телефонограммы, факсы) и  справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки).

Общероссийский классификатор  управленческой документации в число  организационно- распорядительной документации включает документы по личному составу: заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и ряд других.

В настоящее время оформление организационно- распорядительных документов в Налоговой  осуществляется в соответствии нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003⁵⁷, устанавливающего требования к оформлению организационно- распорядительных документов с учетом некоторых особенностей оформления документов федеральных органов исполнительной власти, оговоренных типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

 

Устав⁵⁸ Инспекции Федеральной Налоговой службы России по г.Ноябрьску ЯНАО.

     УСТАВ-  правовой акт, являющийся одним  из учредительных документов, определяющим  правовой статус организации, необходимым для ее государственной регистрации.

     Общие положения  об уставе содержатся части  первой Гражданского кодекса  Российской Федерации. Статья 52 ГК  РФ⁵⁹ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации определенного вида.

     Устав- сложный  и объемный документ . В соответствии с которым разработана структура ИФНС, определилась штатная численность, установились основные правила⁶⁰, регулирующие деятельность Инспекции.

     Устав оформляется  на общем бланке Налогового  органа. Структура текста и его  содержание определяются разработчиками устава. В число его обязательных разделов включено:

• общие положения ИФНС;
• организационная структура ИФНС;
• регламент ИФНС;
• финансово- материальная база ИФНС;

Положение Инспекции  Федеральной налоговой службы по г.Ноябрьску  ЯНАО.

     Статья 52 Гражданского кодекса Российской Федерации ⁶¹определяет, что, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией может действовать на основании общего положения об организациях определенного типа.

     Положение  об организации- правовой акт,  определяющий  статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета, в том числе органы власти и управления.

     Для подготовки  индивидуального положения о  ИФНС разработаны типовые и  примерные положения.

     Положение  Инспекции Федеральной налоговой  службы по г.Ноябрьску  ЯНАО  оформлено на стандартных листах  бумаги. Обязательными реквизитами  положения являются: гриф утверждения, названия вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью. Структура текста положения Инспекции включает следующие разделы:

• общие положения Инспекции Федеральной налоговой службы по г.Ноябрьску  ЯНАО;
• цели и задачи Инспекции Федеральной налоговой службы по г.Ноябрьску  ЯНАО;
• руководство Инспекции Федеральной налоговой службы по г.Ноябрьску  ЯНАО;
• права и обязанности в Инспекции Федеральной налоговой службы по г.Ноябрьску  ЯНАО;
• контроль, проверка, ревизия деятельности Инспекции Федеральной налоговой службы по г.Ноябрьску  ЯНАО;

 

 

Инструкции организационно- методического назначения.

     Инструкции  организационно- методического назначения  представляет собой организационно- правовые документы длительного действия, определяющие собой научно- технические, финансовые⁶² и другие стороны деятельности организации. Инструкция Инспекции Федеральной налоговой службы по г.Ноябрьску ЯНАО разъясняет порядок применения законодательных актов, государственных стандартов, приказов и т.п. Существуют инструкции по эксплуатации оборудования, по безопасности труда, по организации делопроизводства в отдельных службах.

       В  работе Инспекции Федеральной  налоговой службы по г.Ноябрьску   ЯНАО встречаются инструкции по делопроизводству и кадровой службе, оговаривающей порядок и правила разработки, прохождения, оформления и хранения документов по личному составу. Формуляр инструкции  такого рода аналогичен формуляру Положения о подразделении организации.