Анализ организационного обеспечения деятельности Инспекции Федеральной налоговой службы России

     Документные потоки отражают организационно-функциональную структуру налоговых органов. Единицами информационных⁸⁵ потоков могут быть документы, показатели, реквизиты⁸⁶, символы.

     Документы  и содержащаяся в них информация  можно классифицировать:

по отношению входящих и исходящих:

• входящие (поступающие в инспекции);
• исходящие (исходящие из инспекции);

по срокам предоставления:

• регламентные- документы, для которых определен срок исполнения и предоставления (документы выдаваемые по регламенту отчеты «О поступлении налогов и других обязательных платежей в бюджеты РФ», «О результатах контрольной работы налоговых инспекций», «Структура поступлений основных видов налогов», «Недоимка по платежам в бюджет» и многие другие статистические⁸⁷ отчеты, составляемые в налоговых органах;
• нерегламентированные - документы, исполняемые по запросам;

по функциональным направлениям деятельности налоговой инспекции:

• правовые и нормативно-справочные документы (законы, указы, постановления органов государственной власти и управления) и организационно- методические (приказы, директивы, инструкции, методики, решения коллегий ГНС);
• документы исчисления и учета поступления налогов, сборов и других платежей (лицевые счета плательщиков налогов, банковские документы, налоговые расчеты, декларации);
• документы по контрольной работе инспекции (бухгалтерские отчеты, балансы, акты проверок предприятий и организаций⁸⁸, журналы учета контрольной работы).

     Группирование  документов по функциональным  направлениям в соответствии  с особенностями и назначением содержащейся в них информации определяет основные потоки информации⁸⁹ в структуре управления функционированием налоговых органов.

     Очень важной  составляющей информационного обеспечения  является система классификации  и кодирования. В условиях функционирования автоматизированной информационной системы методы, способы кодирования, рациональная классификация номенклатур⁹⁰ должны служить полному удовлетворению запросов пользователей, сокращению временных затрат на заполнение документов и эффективному использованию вычислительной техники, так как позволяют  снизить объем и время на поиск информации необходимой для решения задач, облегчить обработку информации.

     Автоматизированная  информационная система должна  использовать единую систему  классификации и кодирования информации на основе применения: общероссийских классификаторов, ведомственных классификаторов, системных классификаторов.

     Внутримашинное  информационное обеспечение формирует  информационную среду для удовлетворения  разнообразных профессиональных потребностей пользователей системы налогообложения. Оно включает все виды специально организованной  информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами.

     Унифицированные  документы так же используются  в переменных массивах содержащую информацию объем⁹¹ изменений в которой в течение года превышает 20% годового объема.

К ним относятся:

• документы по результатам оперативного контроля, обеспечения полноты и своевременности поступления налогов⁹², сборов, других платежей  и отчетности;
• по анализу и прогнозированию базы налогообложения и поступления налогов, сборов и других платежей;
• документы по результатам контрольной работы налоговых органов;
• документы по правовой практике налоговых органов.

     Массивы содержащие остальную информацию считаются постоянными.

К ним относятся:

• тексты законов, постановлений и указов Президента и Правительства РФ, постановлений местных органов⁹³ власти, других правовых актов;
• тексты организационно-методических документов;
• классификаторы, справочники и словари, используемые в автоматизированной информационной системе;
• данные Госреестра⁹⁴ предприятий и учетные данные налогоплательщиков;
• нормативно- справочная информация финансового, материально- технического обеспечения, учета движения кадров.

 

ГЛАВА 3. ДОКУМЕНТАЦИОННЫЙ ОБОРОТ

 

3.1 Документопотоки организации

 

Документационное обеспечение  управления - деятельность, охватывающая   организацию документирования и  управления документацией в процессе реализации функций налоговой Инспекции.

Документационное обеспечение  управления в ИФНС России по г.Ноябрьску ЯНАО осуществляется  Отделом финансового и общего обеспечения.

Организация работы с документами включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело⁹⁵.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность  работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ⁹⁶ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в Инспекции Федеральной налоговой службы России по г.Ноябрьску ЯНАО.

Документационное обеспечение  – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной  организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций  и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами⁹⁷.

Под объемом документооборота ИФНС понимается количество документов, полученных и созданных налоговой  за определенный период времени.

Показатели объема документооборота используются для определения технологической  оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

  Анализируя документооборот организации за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Инспекции ФНС выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

 Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры налоговой,  за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов,  постоянным возрастанием количества работников.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает  большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из организаций, кроме служебных  писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении  различных запросов, отчеты о проделанной  работе.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98⁹⁸, это официальные документы, отправляемые из Инспекции. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности организации, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов.

Внутренний документ – это официальный  документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его⁹⁹. Внутренние документы организации по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- Организационные документы, которые  регламентируют деятельность  Инспекции (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые  Руководителем, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

- Информационно-справочные документы,  создаваемые для решения оперативных  вопросов (докладные и служебные  записки, акты, справки и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в Инспекции ФНС оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: наименование ИФНС, индекс дела отдела, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в налоговой при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD.

Сотрудники отдела финансового и общего обеспечения контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти¹⁰⁰.

Необходимо отметить, что при  внутренней переписке сотрудники организации используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит  информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.¹⁰¹

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Оформление и хранение  документов

 

 

Номенклатура  дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в федеральных органах исполнительной власти¹⁰², с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена  для классификации (распределения  и группировки) документов в дела, индексации документов  и дел  и ведения справочной карточки документов. Она используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного  поиска документов¹⁰³ по их содержанию  и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам). В номенклатуру дел включаются¹⁰⁴ все дела  предприятия и журналы регистрации. Не  включаются в номенклатуру дел научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатура имеет 5 граф- индекс дела, заголовок дела, количество дел, сроки хранения, примечания. Состоит  из следующих разделов:

1. Руководство. (перечислены организационно-распорядительные документы правила и срок хранения)

2.1. Отдел финансового  и общего обеспечения (бухгалтерия,  канцелярия, кадры). Перечислены бухгалтерская,  кадровая документации, журналы  учета корреспонденции и сроки хранения.

2.2. Юридический отдел. (сроки и правила хранения постановлений,  решений суда).

2.3. Отдел регистрации  и учета налогоплательщиков. ( документация  о постановке и снятия с  учета физический¹⁰⁵ и юридических лиц).

2.4. Отдел работы с  налогоплательщиками. ( разъяснения, переписка, указания).

2.5.Отдел информационных  технологий (приказы, указания, инструкции, докладные и служебные записки).

2.6. Отдел ввода и  обработки данных. ( сведения связанные  с платежными поручениями, справки,  доклады).

2.7. Отдел учета, отчетности и анализа¹⁰⁶. (отчеты, сводные данные, переписка).

2.8. Отдел по работе в недоимкой  . (акты проверок, инструктивный материал).

2.9. Отдел камеральных проверок  №1 (указания, рекомендации, разъяснения  и переписка).

2.10. Отдел камеральных проверок №2 (указания, рекомендации, разъяснения и переписка).

2.11. Отдел выездных проверок¹⁰⁷ №1 (указания, положения, акты, постановления, решения, протоколы).

2.12. Отдел выездных  проверок №2 (указания, положения,  акты, постановления, решения, протоколы).

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись и количестве заведенных дел на год.

Формирование  и оформление дел.

Исполненные документы  формируются в дела в соответствии с заголовками дел и по номенклатуре дел. Дела Инспекции формируются, как централизовано, так и децентрализовано¹⁰⁸, т.е. в отделах Инспекции. Формированием дел занимаются специалисты-делопроизводители отделов Инспекции.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело  только исполненные¹⁰⁹,  правильно оформленные документы в соответствии с заголовками и по номенклатуре дел;

- помещать  вмести  все документы, относящиеся к  разрешению одного вопроса;

- группировать в дело  документы одного календарного  года, за исключением  переходящих  дел;

- раздельно группировать  в дела документы¹¹⁰ постоянного хранения и временных сроков хранения;

- в дело не должны  помещаться документы, подлежащие  возврату, лишние экземпляры, черновики;

- дело не должно  превышать 250 листов.

При наличии  в деле нескольких томов (частей) индекс и  заголовок дела проставляются на  каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.