Анализ организационного обеспечения деятельности Инспекции Федеральной налоговой службы России

 

Систематизация  документов внутри дела.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы  группируются¹¹¹ в дела по видам, и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. Если же они  утверждены в качестве самостоятельного  документа, то их  группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности¹¹² группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются  в хронологическом порядке по номерам. Документы к уколам,      сгруппированные      в      отдельные       дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты¹¹³, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах  располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных  служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 01.06.1998 №640 «О порядке ведения личных дел лиц, занимающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения на дарственные должности федеральной государственной службы».

Лицевые счета рабочих  и служащих группируются в самостоятельные  дела и полагаются в них в порядке  алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется хронологической  последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом, возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся¹¹⁴ в предыдущем году, ренты включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

 

Экспертиза  ценности документов.

Для организации и  проведения экспертизы ценности документов в   Инспекции РФ по г. Ноябрьску  по ЯНАО создана постоянно¹¹⁵ действующая экспертная комиссия.

При   проведении   экспертизы   ценности   документов   осуществляется   отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки, хранения которых истекли.

По   результатам   экспертизы   ценности   документов   составляются   описи   дел  постоянного, временного (свыше  10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

 Описи на дела  постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, то личному  составу составляются отдельно. На дела временного (до 10 лет) хранения  и не составляются.

Описи дел, подготовленные отделами Инспекции, служат основой для подготовки единой описи дел Инспекции МНС РФ по г. Ноябрьску по ЯНАО, которую готовит делопроизводитель Инспекции, по которой он сдает дела на государственное хранение в отдел по делам архивов Администрации г. Ноябрьска по ЯНАО.

 При составлении  описи дел соблюдаются следующие  требования: каждое дело вносится  в опись под самостоятельным  порядковым номером (если дело  состоит из нескольких разделов (частей), то каждый том (часть)  вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи¹¹⁶ заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные сводные дела обозначается словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим отделом Инспекции.

На дела с истекшими  сроками хранения¹¹⁷ составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

 На завершенные  и оформленные дела постоянного  хранения      по личному составу ежегодно составляются описи: №1 - на дела постоянного хранения; № 2 - на дела по личному составу; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером и дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным   номером);   порядок   нумерации   дел   в   описи   -   валовый;   графы   описи изменяются точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Сотрудники хранят у  себя только документы, находящиеся  у них на исполнении.

Все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия (или выписка) номенклатуры дел, хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения  дел.

 Дела из текущего  архива отдела Инспекции могут выдаваться во временное пользование сотрудникам Инспекции под расписку в журнале учета выдачи документов на  срок не более одного месяца.

Без ведома делопроизводителя  запрещается брать дела из архива Инспекции.

Изъятие документов из дел¹¹⁸ постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя с оставлением в деле заверенной копии с момента и акта о причинах выдачи подлинника.

Порядок передачи документов на хранение в архив

Завершенные делопроизводством дела в течение двух лет остаются в отделах Инспекции справочной работы.

По окончании этого  срока завершенные делопроизводством¹¹⁹ дела сдаются отделами в архив Инспекции, причем дела постоянного срока хранения после соответствующего оформления сдаются по описям, а дела временного хранения - по номенклатуре дел.

Подготовка  и передача документов в архив  ИФНС   РФ по г. Ноябрьску по ЯНАО.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) 
хранения передаются в архив Инспекции только по описям дел.

В период подготовки дел  отделами Инспекции к передаче в  архив Инспекции 
сотрудником архива предварительно проверяется¹²⁰ правильность их формирования, оформления соответствие   количества   дел,   включенных   в   опись,   количеству   дел,   заведенных   в соответствии с номенклатурой дел   Инспекции. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отдела Инспекции обязаны устранить.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив ИФНС РФ по Ноябрьску¹²¹  по ЯНАО,  в присутствии работника отдела Инспекции. При этом  на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами, и прописью количество фактически принятых   дел,   дата   приема   -   передачи   дел,   а   также   подписи   сотрудника   архива   и делопроизводителя. передавшего дела.

Документы постоянного  хранения находятся¹²² в архиве ИФНС РФ по г. Ноябрьску по ЯНАО в течение 15 лет, а по истечении этого времени передаются в отдел по делам архивов администрации г. Ноябрьска ЯНАО в установленном порядке. На   дела   с   истекшим   сроком   хранения   составляется   акт   о   выделении   к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В случае ликвидации или реорганизации отдела Инспекции лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного отдела Инспекции, в период проведения ликвидационных мероприятии, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив ИФНС РФ по г. Ноябрьску по ЯНАО, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Дела постоянного хранения, подлежащие сдаче в архив ИФНС РФ по г. Ноябрьску  ЯНАО,  оформляются   следующим   образом:   документы   освобождаются   от   скрепок, и внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок нового дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами  «то же» , при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме,  особенностях¹²³ их физического состояния, о передаче дел другим отделам Инспекции со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

На  дела   с   истекшими   сроками   хранения   составляется   акт   о   выделении   к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Отбор документов за соответствующий  период к уничтожению и составление  акта о выделении их к уничтожению¹²⁴  производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК. Согласованные ЭК акты утверждаются Начальником только после утверждения ЭК отдела по делам архивов Администрации г. Ноябрьска по ЯНАО. Описей дел постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

Порядок хранения дел  в  архиве  Инспекции,  учет и  архивная  обработка, пользование  делами и правила их передачи на постоянное хранение в отдел по делам архивов администрации¹²⁵ г. Ноябрьска по ЯНАО устанавливаются нормативными актами Федеральной Архивной службы России.

 Документы постоянного  срока хранения находятся в  архиве Инспекции в течение  5 лет, а по истечении этого времени передаются в отдел по делам архивов Администрации г. Ноябрьска по ЯНАО в установленном порядке.

 

 

3.3 Внедрение электронного  документооборота

      Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне систем организации документооборота отдела¹²⁶ или на уровне специального делопроизводства. Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией. Создание такой системы сквозного контроля исполнительской дисциплины невозможно без использования средств автоматизации обработки документов и контроля исполнения.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность организации.

Документированная информация составляют¹²⁷ основу управления Инспекции ФНС России по г.Ноябрьску ЯНАО, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления организации.

В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников в ИФНС.

 От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу¹²⁸, поэтому управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия¹²⁹.             Оно составляет основу организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений  немаловажное значение придается механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают  производительность труда работников в Инспекции Федеральной налоговой службы России по г.Ноябрьску ЯНАО занятых в управлении.

Рационализации документационного  обеспечения управления  в  ИФНС любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом.

За счет более совершенной системы  документационного обеспечения  управления достигается более быстрое  движение и исполнение служебных  документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение в архив.

Работа Инспекции, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс¹³⁰ организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.