Архивные термины

Архивный документ, по определению закона «Об архивном деле в Российской Федерации» – это материальный носитель с зафиксированной в нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства..

Единица хранения.

Основными единицами учёта документов АФ РФ независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд и единица хранения. Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учёта. Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитывается из расчёта 150 листов в  одной  условной единице хранения. 
Архивные документы объединяются в единицы хранения. Для бумажных документов единицей хранения является дело – отдельный документ или несколько документов, заключённых в обособленную обложку, папку или переплёт. Для других видов документов единица хранения определяется носителем: для кинодокументов – это рулон плёнки, для фотодокументов – кадр, для звуко-документов – кассета, валик или диск и т.п.

Единица учета электронных документов – электронный документ, зарегистрированный в информационной системе организации и включенный в состав электронного дела; Единица хранения электронных документов – электронное дело, находящееся на хранении в архиве.

Электронное дело – совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированное в соответствии с номенклатурой дел.

Научно – справочный аппарат (НСА) архива.

Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации - это комплекс взаимосвязанных и взаимо-дополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Состав СНСА данного архива определяется его видом, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. Элементами СНСА архива являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации. Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности.

В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели. На титульном листе описи помещается: полное название архива организации, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись. Предисловие составляется общее ко всем описям фонда. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи. В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагается: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям. К описи составлены указатели.

Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.

Каталогизация в архиве проводиться в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов. Схема классификации документной информации - письменный документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.

В архиве организации составлен именной каталог. В нем документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. Отобранные для каталогизации фонды и документы описываются на каталожных карточках. Объектом описания в каталоге выступает документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу). Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера фонда, описи, дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий - по алфавиту имен и отчеств. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций.

Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве является обзор фонда и тематический обзор. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда, принципа группировки информации в основной части обзора, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. В основу построения обзора положены структурный, отраслевой, предметно-тематический. Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда.

 

 

 

Заключение.

 

Развитие практики архивного дела и архивоведения как комплексной научной дисциплины, разрабатывающей его теорию и методику, не может не влиять на архивную терминологию, которая непрерывно обогащается за счет проникновения в нее терминов и понятий из смежных областей знания и практической деятельности. Отсюда возникает задача совершенствования архивной терминологии как важного элемента теории архивоведения, выражающего ее концептуальный (понятийный) аппарат, и как необходимого средства общения архивистов в их практической деятельности».

Так, в 1993 г. в Российской Федерации был принят первый в истории страны архивный закон «Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», в котором не — большая первая статья содержала всего шесть основополагающих терминов: Архивный фонд Российской Федерации, архивный документ, архивный фонд, архив, тайный архив, архивное дело. Затем в 1998 г. вышел ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который позднее, как и все ГОСТы в Российской Федерации, стал носить рекомендательный характер, характер методического пособия. И наконец, в 2004 г. был принят современный Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», где в статье 3 отражены все основные понятия, применяемые в отечественном архивном деле.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список источников и литературы.

Федеральный закон РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета, 2006.  

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» 

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».-М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998. 

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук/ Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Росархив. ВНИИДАД.-М., 2007.

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия», 2005.

Алексеева, Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития // Делопроизводство, 2003. № 2.  

Беликова С. В. Административно-правовое регулирование архивного дела в Российской Федерации : дис. … канд. юрид. наук : 12.00.02 / Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации. М., 2000.

Храмцовская Н. А. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»: заметки на полях» // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. № 8.