Архивоведение как система документационного накопления

2

Дипломная работа

Электронный документ

Оглавление

Глава 1. Электронный документ в Российском законодательстве

1.1 История электронного документа

1.2 Первые законодательные акты в области электронного документооборота

1.3 Правовое регулирование информации

1.4 Правовая охрана баз данных

1.5 Действующие законы в области электронных документов

Глава 2. Электронный документ в зарубежном законодательстве

2.1 Управление электронными документами в Австралии

2.2 Управление Электронными документами в США

2.3 Управление электронными документами в Великобритании

2.4 Концепции электронных архивов: зарубежный опыт

2.5 Правовая охрана баз данных в США и Европе

2.5.1 Охрана баз данных в США

2.5.2 Охрана баз данных в Европе

Глава 3. Интернет-ресурсы

3.1 Интернет-библиотеки

3.2 Экспертиза ценности Интернет-ресурсов

3.3 Проблема распространения электронных вирусов и спама

Глава 1. Электронный документ в Российском законодательстве

1.1 История электронного документа

Приступая к анализу Российского законодательства в области электронных документов, необходимо в первую очередь кратко осветить историю создания электронных документов.

Первыми носителями информации были матричные носители. Их появление относят к концу XIX века. Матричные носители воспроизводили кодированную информацию на специальных таблицах - матрицах (программирующих различные физические состояния - пробивки, магнитные импульсы). Матричные носители информации разделяют на машиночитаемые и человекочитаемые. Они характеризуются большим объемом информации и значительными размерами.

К матричным носителям информации относятся:

1) Перфокарта - карточка из плотной бумаги, на которой проставляются отверстия. Перфокарты хранились временно и, по мере выполнения хозяйственных задач, уничтожались. В 1897 году появились первые машинные перфокарты. Они применялись для обработки анкет первой Всероссийской переписи населения. Массив из 122 миллионов карт (по числу переписанного населения) обрабатывали 110 электрических счетных агрегатов американской фирмы "Холлерит". [1] Несмотря на то, что результатов переписи пришлось ждать восемь лет, они являются очень ценным и весьма достоверным источником.

2) Перфоленты. Их стали использовать еще с XVIII века для управления ткацким процессом в типографских наборных машинах, а во второй половине XIX века - для передачи сообщений по телефону.

Таким образом, с помощью отверстий на бумаге или ленте выражали все содержание архивных документов. Этот процесс был очень длительным, трудоемким и включал множество этапов.

В 1920 годы - появились первые ручные перфокартотеки - средства малой механизации. Поиск в простейших системах осуществлялся путем пропускания металлической спицы через отверстие, соответствовавшее нужному понятию сквозь массив перфокарт.

К средствам большой механизации относились счетно-перфорационные машины.

Механизация до 1950-х годов касалась в основном делопроизводства и ведомственных архивов. Применение средств малой механизации было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации и ручных перфокартотек, счетно-перфорационных устройств.

Одним из первых хранилищ машиночитаемых документов стал архив Научно-исследовательского института аэроклиматологии. Институт был создан в 1943 году как Центральный Научно-исследовательский гидрометеорологический архив (ЦНИГМА) с целью механизации обработки данных метеорологических наблюдений, которые собирались в виде полевых книжек, таблиц, синоптических карт в технических архивах территориальных управлений гидрометеорологической службы (УГМС). При институте была создана машинно-счетная фабрика.

В 60-е годы происходит дальнейшее развитие матричных носителей информации. Для быстрого поиска документов применяются совмещенные карты. Был поставлен вопрос о возможности создания полнотекстовых баз данных - поисковых систем, которые позволяли бы получать доступ сразу к тексту документа, а не к его поисковым данным.

Для информационных поисков начинают применять пленочные и оптические носители информации - микрокарта и рулонная микропленка. Они представляли собой микрофишу или микрофильм, на котором вторичная информация обозначается в виде различных комбинаций черных и белых прямоугольников, уменьшенных путем микрофотокопирования. Для хранения пленки требовалось в 200-250 раз меньше объема, чем для хранения перфокартотеки.

В этот период происходит эволюция носителей. Магнитные носители - носители, в которых информация фиксируется намагничиванием специальных дисков, барабанов, магнитных лент, замыканием строго определенных участков системы электроцепей. К смешанным типам носителей относились киноленты с микрофильмом, микрофильмовые карточки, барабаны и диски с микрофильмов.

С эволюцией технического обеспечения связано распространение электронно-перфорационных машин, применение ЭВМ. Серийное производство ЭВМ началось еще в 1950 годы. Первые советские ЭВМ - МЭСМ (1953); БЭСМ (1953); "Стрела" (1953). Американские - "Унивак" (1951); IBM-701 (1953). [2] В период с 1950 по 1970 годы сменилось пять поколений ЭВМ, которые прошли эволюцию от ламповых машин до машин с микросхемами.

В 1950-1970 годы происходит повсеместное создание АСУ (автоматизированные системы управления) на уровне предприятия, республиканском и отраслевом уровне. К 1975 году общегосударственные отраслевые АСУ охватили все союзные и союзно-республиканские министерства и ведомства.

Создание и внедрение АСУ способствовало развитию новых способов документирования, стимулировало разработку единой государственной системы делопроизводства - ЕГСД (1966-73 гг.), унифицированных систем документации, стандартов по терминологии, привело к созданию автоматизированных банков данных, что в свою очередь вызвало лавинообразный рост количества машиночитаемых документов. Формируется сеть архивов машиночитаемых данных. Эти архивы создавались в рамках ведомственных систем: вычислительные центры (ВЦ) на предприятиях и производственных объединениях, а также главные вычислительные центры (ГВЦ) при министерствах и ведомствах. Отделы ВЦ, хранившие машиночитаемые документы (МЧД) назывались по разному: технический архив, магнитотека, лентодискотека, библиотека машинных носителей, справочно-информационный фонд. Создавались архива МЧД в области метеорологии и аэроклиматологии, медицинской диагностики, патентные фонды. Большое количество машиночитаемых документов образовалось в сфере органов научно-технической информации (НТИ).

Во второй половине 70-х - первой половине 80-х годов преобладают магнитные носители информации и ЕС ЭВМ, создаются межархивные АИПС (автоматизированные информационно-поисковые системы), а также формируются теоретические основы архивоведения машиночитаемых документов. Были намечены основы классификации, экспертизы ценности, системы научно-справочного аппарата машиночитаемых документов. Изучались труды зарубежных архивистов - Дж. Роудса, Дж. Тестона, Ч. Доллара и др.

Восьмидесятые годы стали своеобразным рубежом в развитии электронного документооборота. Компьютеры быстро совершенствовались, а новое программное обеспечение типа текстовых процессоров и электронных таблиц, сделало их доступными и полезными для широкого круга пользователей. Появились комбинированные, географические, информационные, мультимедийные и т.п. компьютерные приложения, в которых одновременно можно было осуществлять вычисления, проводить обработку текстовой или графической информации[3]. Документы, созданные с таких программах, являлись результатом сложной взаимосвязи записей разных форматов и первоочередной задачей здесь является обеспечение сохранности данных документов.

Однако если на Западе осознали необходимость приема на постоянное (долговременное) хранение электронных документов, то в России по этому вопросу не было единства мнений среди архивистов и документоведов. Западная практика хранения электронных документов показала, что решения о том, какие документы, где и в каких форматах постоянно хранить, когда осуществлять передачу на постоянное хранение должны принимать при создании документов. Но в России к электронным документам подходили с теми же мерками, что и к бумажной документации. При этом не учитывалась принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды.

С конца 1980-х гг. возникла проблема определения правового статуса электронного документа. Некоторыми архивистами было заявлено, что машиночитаемые записи 1960-х - начала 1980-х гг. не обладают юридической силой, так как они не имеют общепринятых атрибутов документов: печатей, подписей или других форм установления подлинности.

Микрокомпьютерная революция оказалась столь стремительной, что многие разрабатываемые методики устаревали еще до опубликования. Наука следовала за компьютерными технологиями, став их заложницей. Опыт хранения данных, полученных на "больших машинах" (типа БЭСМ), оказался неприменим в новых условиях. И сейчас можно говорить о том, что значительная часть статистических, народнохозяйственных и научно-технических данных на магнитных носителях, отложившихся в ведомственных архивах в 1970-1980-е гг., навсегда потеряна, так как они не были вовремя переведены на новые технологические платформы[4]. Если упустить время, та же судьба ожидает электронные документы, созданные в 1990-е гг.

Таким образом, конец 1980-х гг. отмечен новым кризисом электронных архивов, который привел к пересмотру многих положений архивной практики.

В 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный государственный архив научно-технической документации (РГАНТД), разработка концепции централизованного хранения МЧД была возложена на Центральный архив народного хозяйства СССР (РГАЭ), подготовившего "Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники". В настоящее время существует два федеральных государственных архива для хранения машиночитаемых документов:

Российский государственный архив кинофотодокументов в Красногорске (Московская область);

Российский государственный архив фонодокументов в Москве.

На региональном уровне это:

Центральный государственный архив аудиовизуальных документов г. Москвы;

Центральный государственный архив кинофотодокументов в Санкт-Петербурге.

Также, существуют хранилища электронных документов и в субъектах Федерации:

Кинофотоархив в Татарстане;

Государственный архив аудиовизуальной документации республики Мари-Эл;

Государственное национальное хранилище Республики Соха (Якутия);

Центр электронной документации Чувашской республики г. Чебоксары;

Центр электронной документации Республики Калмыкия.

В последние десятилетия при внедрении новой техники одним из главных является вопрос о совместимости электронных данных и преемственности стандартов. Как показывает анализ поступающих в Россию программных продуктов, до 30% из них построены на "закрытых" форматах[5]. Использование такого программного обеспечения может привести уже в ближайшем будущем к экономическим потерям в сотни миллионов рублей. Лучше обстоит дело с базами данных, находящихся в постоянной эксплуатации. Владельцы заботятся о поддержании их рабочего состояния, преобразуя данные в современные форматы. Но и в этом случае существует опасность потери "ненужной" информации при переходе на современные технологии. Существующие правила не оговаривают специально вопросы экспертизы и приема на хранение оперативных баз данных и работа в этом направлении практически не ведется. Хотя именно оперативные базы данных образуют информационные ресурсы страны и имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

1.2 Первые законодательные акты в области электронного документооборота

Электронные документы в настоящее время обозначают по разному: машиночитаемые документы (МЧД), документы на магнитных носителях (ДНМ), технотронные документы, виртуальные документы.

Несмотря на то, что проблемы работы архивистов с электронными документами имеют уже более чем 30-летнюю историю, в России их законодательному регулированию стало уделяться внимание только в последние годы. Однако соответствующий законотворческий процесс проходил бессистемно, не имел под собой разработки концепции регулирования соответствующих общественных отношений, которая бы учитывала российские и международные реалии, а также обосновывала бы иерархию соответствующих правовых проблем, предлагала бы механизмы их решения.

Только в 70 - е годы XX века с развитием электронных систем хранения, обработки и доступа к информации стали звучать призывы к необходимости правового регулирования общественных отношений, связанных с хранением, использованием и передачей информации о личности в электронном виде.

В 70-80-е годы проходили дискуссии, на которых поднимались спорные вопросы, касающиеся электронных документов:

Как обеспечить сохранность машиночитаемой информации?

В чем состоит отличие электронных документов от традиционных?

Как определить электронный документ?

Нужны ли вообще архивы электронных документов или они могут храниться в тех организациях, где были созданы (так называемые "распределенные архивы")?

Как проводить экспертизу ценности и отбор электронных документов на хранение?

Как обеспечить сохранность "виртуальных" документов?

В чем состоят особенности жизненного цикла электронных документов?

Что считать оригиналом, а что копией электронного документа?

Насколько важно сохранение юридически-правового контекста при создании электронных документов?

Как обеспечить аутентичность электронных документов?

Правовые вопросы: авторское право, право собственности, взаимоотношения с источниками комплектования и т.п.

Решение данных вопросов невозможно без законодательного определения электронных документов, обеспечения доступа к информации, сохранности носителей информации.

В нашей стране вопрос о хранении МЧД был поставлен на нормативную основу в 1980 году. Постановление Совета Министров СССР №274 от 4 апреля 1980 года утвердило "Положение о Государственном архивном фонде СССР, где было установлено, что документы созданные средствами вычислительной техники, имеющие политическое, научное, народно-хозяйственное, социально-культурное и историческое значение, входят в состав Государственного архивного фонда СССР и подлежат передаче на государственное хранение. [6]