Документационное обеспечение деятельности дочерних компаний

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

Введение

 

 В данной курсовой  работе затронуты общие вопросы  документационного обеспечения  управления, и особое внимание  уделяется документационному обеспечению  управления деятельности компании  международного холдинга ООО «МТК «Санрайз».

В современных высокоразвитых странах огромную роль играет информация. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ. Он же служит и средством ее передачи в процессе информационной коммуникации. Таким образом, документ является важнейшей составляющей жизни человека, деятельности любой организации, работы любого предприятия. Вот почему стоит уделить внимание такой дисциплине как делопроизводство.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, неточности в оформлении документов то, как следствие этого, документы превращают из подлинных, являющихся основой правовых действий, в подложные, не имеющие права на существование.

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства.

Данная курсовая работа представляет собой анализ проблем совершенствования документооборота и имеет своей целью систематизацию, закрепление и расширение знаний о методах совершенствования документооборота на предприятии.

 

Задачи курсовой работы:

- изучение теоретических  основ построения документооборота  на предприятии;

- анализ проблем совершенствования  документооборота на предприятии;

- исследование методов  совершенствования документооборота  на предприятии.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, трех частей, заключения, списка использованной при написании работы литературы и приложений к работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАционного ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

 

1. Понятие документооборота и делопроизводства

 

Документооборот существует в любой компании - от небольшой организации до крупного холдинга. Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития организации такая работа становится необходимостью.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнило понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ 16487–83. «Делопроизводство и архивное дело, термины и определения», установил определение понятия «документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» [18, c.49].

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются [13, c.55]:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе [12, c.68].

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения [3, c.104]. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки) личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

 

2. Нормативно-правовая база документооборота

 

Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела ведет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

Основные задачи Департамента [12, c.72]:

• разработка и реализация единой государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства;

• формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, обеспечение сохранности документов, организация их государственного учета и использования;

• осуществление государственного надзора за соблюдением законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства;

• участие в документационном обеспечении управления в республиканских органах государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органах и иных организациях;

• создание совместно с заинтересованными республиканскими органами государственного управления, научными организациями условий, обеспечивающих внедрение автоматизированных технологий электронного документооборота;

• руководство республиканскими архивными учреждениями, обеспечение их функционирования;

• контроль разработки и использования официальных геральдических символов Республики Беларусь;

• организация повышения квалификации специалистов архивного дела, делопроизводства, разработка рекомендаций по совершенствованию учебных программ по архивному делу, делопроизводству и специальным историческим дисциплинам;

• организация научно-исследовательской работы в области документоведения, архивоведения, археографии, электронного документирования, обеспечение внедрения научно-методических разработок в практику работы учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов и иных организаций;

• международное сотрудничество в сфере архивного дела и делопроизводства.

Департамент, а также отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов и Минского горисполкома составляют единую систему органов Государственной архивной службы Республики Беларусь.

В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.

Организацию деятельности архива и работу с архивными документами регламентируют следующие нормативно-правовые  акты:

1. Декрет Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» с изменениями и дополнениями, внесенными Декретом Президента Республики Беларусь от 1 марта 2010 г. № 3, Указом Президента Республики Беларусь от 1 сентября 2010 г. № 450, Декретом Президента Республики Беларусь от 27 июня 2011 г. № 5, Указом Президента Республики Беларусь от 28 мая 2012 г. № 242, Декретом Президента Республики Беларусь от 24 января 2013 г. № 2.

2. Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь (утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373, с изменениями и дополнениями, внесенными указами Президента Республики Беларусь от 4 октября 2002 г. № 513, от 21 декабря 2004 г. № 604, от 26 октября 2006 г. № 633, от 12 января 2007 г. № 23, от 28 мая 2008 г. № 286).

3. Собрание указов Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь, 1996 г., № 27, ст.699.

4. Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

5. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 20 марта 2012 г. № 243 «Об утверждении системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь»

6. Положение о порядке оказания государственными архивными учреждениями платных услуг юридическим и физическим лицам по использованию архивных документов и выполнения юридическим лицам платных работ по обеспечению сохранности документов (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 01.12.1999 № 1869, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 2 октября 2003 г. № 1245, от 14 февраля 2006 г. № 203, от 11 июня 2009 № 771, от 28 мая 2012 г. № 487).

7. Собрание декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь, 1999 г., № 34, ст. 1006;

8. Положение о Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 986, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 мая 2012 № 487).

9. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 23.09.2008 № 1397 «О некоторых вопросах порядка перемещения отдельных видов товаров через таможенную границу Республики Беларусь».

10. Правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Республики Беларусь (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 марта 2007 г. № 14, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 145).