Документационное обеспечение деятельности дочерних компаний

 

 

Таблица 2

Наименование документа

Идентификация

Номер журнала регистрации

Форма регистрации

 

1	2	3	4
Заявка/заявление	№ заявки в соответствии с журналом	ОСП-7, ОСП-7/1, ОСП-22, ОСУ-4, ОСПУ-1	СB-02 (приложения 2А, 2Б, 2В)
			СB-03 (приложение Б)
			СB-02Serv (приложение В)
			СB-02S (приложение Б)
Решение по заявке/ решение по заявлению на декларирование соответствия	соответствует номеру заявки	–	СB-02 (приложения 3А, 3Б, 3В)
			СB-03 (приложение К)
			СB-02Serv (приложение Е)
			СB-02S (приложение Г)
Договор на проведение работ	№ п/п журнала регистрации договоров	ОСП-14, ОСУ -1	СB-02 (приложения 5А…)
			СB-03 (приложение Л)
			СB-02Serv (приложение Ж)
			СB-02S (приложение Д)
Акт отбора образцов (акт идентификации продукции)	дата, наименование заявителя	–	СB-02 (приложение 7)
			СB-02Serv (приложение 1)
Программа испытаний готовой продукции	дата и № решения (дела), дата акта отбора образцов, дата утверждения программы	–	СB-02 (приложение 8)
Программа проверки качества	№ дела, дата утверждения программы	_	СB-02Serv (приложение Л)
Программа аудитов СМК	№ дела, дата утверждения программы	_	СB-02S (приложение Г1)
План аудита системы менеджмента качества	соответствует № заявки	_	СB-02S (приложение М)
Протокол испытаний	по регистрации АИЛ	–	-
Отчет по результатам проверки производства	№ дела, дата проведения проверки	–	СB-04 (приложения В, Г)
Акт проверки услуг			СB-02Serv (приложение М)
Анкета-вопросник*	наименование заявителя	–	СB-02S (приложения К1-К2)
Контрольный лист соответствия	№ п/п, Ф.И.О. эксперта –аудитора /стажера	–	СB-02S (приложения К1-К2)
Протокол несоответствий	№ п/п, наименование заявителя	–	СB-02S (приложения П)
Акт по результатам экспертизы документов*	наименование заявителя, дата утверждения акта	–	СB-02S (приложения Л)
Акт ветеринарного сертификационного аудита	наименование заявителя, дата утверждения	–	СB-02S (приложения Р)
Отчет по аудиту	наименование заявителя, дата утверждения отчета	–	СB-02S (приложения С)
Решения о выдаче / приостановлении / отмене действия сертификата соответствия / работ по подтверждению соответствия	№ дела, наименование заявителя, дата утверждения решения	–	CB-02 (приложения 9,10,14)
			СB-02Serv (приложения Т, П)
			СB-02S (приложение Ф)
Сертификаты соответствия	в соответствии с реестром	ОСП-8, ОСП-18, ОСУ -2, ОСПУ-4, ОСП-21, ОСП-23	ТКП 5.1.02 (приложения Ж, К, Н)
			Единая форма сертификата соответствия требованиям технического регламента Таможенного союза и правила его оформления (Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 25 декабря 2012 г. No 293) ОD-2037
			ТКП 5.1.04 (приложения Г, Е, Ж)
			ТКП 5.3.06 (приложение Ж)
			ТКП 5.3.20 (приложение Ка)
Декларации о соответствии	в соответствии с реестром	ОСП-12, ОСП-12/1	CB-03 (приложение Д)
			Единая форма декларации о соответствии требованиям технического регламента Таможенного союза и правила ее оформления (Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 25 декабря 2012 г. No 293)
Соглашение по сертификации	соответствует № заявки	-	CB-02 (приложения 11А…)
			СB-02Serv (приложение Р)
			ТКП 5.1.05 (приложение Ж)
Программа инспекционного контроля	№ дела, дата утверждения программы	--	CB-02 (приложения 12) СB-02Serv (приложение Л)
План инспекционного контроля*	№ заявки п/20_г.		СB-02S (приложение М)

 

 

 

 

 

 

 

3.3 Ответственность

 

Ответственность за ведение записи несет руководитель подразделения или должностное лицо, являющиеся держателями записи в соответствии с таблицей 1.

Ответственность за составление и ведение номенклатуры дел ООО «МТК «Санрайз» несет начальник ОСт.

3.4 Идентификация  и прослеживаемость

 

Идентификация записей осуществляется путем присвоения записи (папки с записями) уникального кода, указывающего на принадлежность данного вида записи конкретному подразделению / должностному лицу организации.

При наличии однотипных записей, относящихся к различным объектам (например, разные группы продукции, заявленные на сертификацию/декларирование в рамках одной заявки, но требующие выдачи отдельного ветеринарного сертификата на каждую группу готовой продукции), соответствующая информация отображается в номере (коде) папки с записями путем присвоения порядкового номер для каждого из объектов, разделяемого от основного номера наклонной чертой (например, 01-8239/1, 01-8239/2 и т.д.).

Для обеспечения идентификации и прослеживаемости записей по сертификации (декларированию) продукции / услуг / систем менеджмента качества по каждой заявке заводится дело, при этом регистрационный номер заявки в журнале регистрации является определяющим номером дела. В каждом деле имеется лист внутренней описи.

Документы, входящие в состав дела, подлежат регистрации / идентификации в соответствии с таблицей 1.

Процедура учета и контроля за расходование бланков строгой отчетности приведена во «Внутреннем порядке хранения, учета и пользования бланков строгой отчетности (БСО)», утвержденной директором. Документы, используемые для учета бланков строгой отчетности, приведены в таблице.

Записи по сертификации являются восстанавливаемыми. Восстановление подлинника ветеринарного сертификата соответствия (выдача дубликата сертификата соответствия) осуществляется путем использования:

- электронной  версии (Реестр ветеринарных сертификатов);

- печатной  копий (дело по сертификации).

Ответственные за ведение Реестров:

- инженер-технолог;

- ветеринарный врач;

- менеджер по ВЭД.

Доступ в Реестр осуществляют только лица, ответственные за ведение Реестра.

Порядок выдачи дубликатов сертификата соответствия на продукцию - в соответствии с Решением Комиссии таможенного союза от 18 июня 2010 г. N 317;

При утере или повреждении записей, содержащих результаты процедуры сертификации, а также других записей проводятся следующие действия:

- информирование  управления ветеринарии;

- восстановление  записи (с использованием электронных  копий документов);

- запрос  копий записей, изготовленных другими  подразделениями или сторонними  организациями;

- идентификация  восстановленной записи (путем указания  должности, подписи (с расшифровкой) лица, выполнившего восстановление, и даты восстановления);

- заверение копии в установленном порядке.

Ответственность за действия по восстановлению записей возлагается на инженера-технолога, проводившего работы по заявке/заявлению.

Записи по всем видам деятельности хранятся в подразделениях, ответственных за ведение данных записей в течение всего срока действия.

После завершения работ / окончания срока действия, дела по сертификации подлежит сдаче в архив/архив ОСт для хранения в течение срока, установленного в номенклатуре дел ООО «МТК «Санрайз».

Хранение остальных записей после окончания срока их действия осуществляет ответственный за ведение записи либо ответственный в подразделении за хранение записей.

Информация, содержащаяся в делах, является конфиденциальной, поэтому выдача дел из архива допускается только работникам, их сдавшим, при условии соблюдения конфиденциальности информации согласно п. 6.5.2 РК. Доступ иных лиц к данной информации разрешается только по письменному указанию директора ООО «МТК «Санрайз» или его заместителя.

Начальник ОСт несет ответственность за хранение записей в порядке, установленном настоящим документом, и сохранение конфиденциальности информации.

После завершения срока архивного хранения записи подлежат списанию и уничтожению.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В заключении подведем основные итоги курсовой работы.

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта — сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Данная курсовая работа представляла собой анализ проблем совершенствования документооборота и имела своей целью систематизацию, закрепление и расширение знаний о методах совершенствования документооборота на предприятии.

Задачами курсовой работы являлись:

- изучение  теоретических основ построения  документооборота на предприятии;

- анализ  проблем совершенствования документооборота  на предприятии;

- исследование  методов совершенствования документооборота  на предприятии.

В первой части работы были рассмотрены понятие «документооборот», его развитие и нормативно-государственная регламентация, проанализированы основные правила организации документооборота на предприятии, проблема совершенствования документооборота.

Во второй и третей части  была непосредственно раскрыта тема курсовой работы и исследованы методы совершенствования документооборота.

Список литературы

 

1. Абдеев Р. Ф. Философия информационной цивилизации: Диалектика прогрессивной линии развития как гуманная общечеловеческая философия для XXI в.: Учебное пособие. — М.: ВЛАДОС, 1994.

2. Автократов В.Н., Теоретические проблемы отечественного архивоведения, М.: РГГУ, 2001, 396 с.

3. Абутидзе З.С., Александровская Л.Н. Управление качеством и реинжиниринг организации. – М., 2003.

4. Богданова И.Ф. Основы информационных технологий. — Минск: Институт технической кибернетики НАН Беларуси, 2002.

5. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционному к электронному. – М., 2004.

6. Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами. - М.: "Инфра-М", 2000.

7. Годин В.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности. – М.: 2001

8. Головко Б.Н. Информационный менеджмент. – М., 2005. 

9. Голенищев Е.П., Клименко И. В. Информационное обеспечение систем управления. – Ростов-на-Дону, 2003.

10. Говядинова Н.Н., Голенда Л.К., Введение в реинжиниринг бизнес-процессов. – Мн., 2001 

11. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: учебно-практическое руководство. – Мн.: 2002.

12. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. История делопроизводства Беларуси. – Мн.: 1997.

13. Дятлова Н. Практика и перспективы применения международных стандартов по делопроизводству в Республике Беларусь. – Архивы и делопроизводство. - № 2, 2007. – с. 23-27. 

14. Дятлова Н. Применение международного опыта стандартизации в области документационного обеспечения управления: к постановке проблемы. - Архивы и делопроизводство. - № 2, 2008. – с. 77-81.

15. Жук О.Ю. Обзор нормативно-правовой базы Республики Беларусь в области создания, использования и архивного хранения электронных документов. — Архивы и делопроизводство. – 2007. - №1. - 67-73

16. Жук О.Ю. Управление информационной безопасностью в системах электронного документооборота. —- Управление в социальных и экономических системах: материалы междунар. науч.-практ. конф., Минск, 2-6 июня 2008 г. / Минский институт управления; редкол.: Н.В.Суша [и др.]. – Минск, 2008. – С. 258-259. 

17. Криницкий Н.А., Миронов Г.А., Фролов Г.Д. Автоматизированные информационные системы. – Москва, 1982.

18. Костров А.В. Основы информационного менеджмента - М.: ФиС, 2001.

19. Костров А.В., Александров Д.В. Уроки информационного менеджмента — М.: ФИС, 2005.

20. Кузнецов И.Н. Информация: сбор, защита, анализ. – М., 2001. 

21. Курбацкий А.Н. Проектирование информационно-технологических систем. – Мн., 2001. 

22. Калянов Г.Н. CASE-технологии. Консалдинг в автоматизации бизнес-процессов. – Мн., 2002.

23.  Ларин М.В. Управление документацией в организациях. – М.: 2002.

24. Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении: методическое пособие. – М.: 2008.

25. Подольская И.А., Санкина Л.В. Методика и практика стандартизации и унификации документов: Учеб. пособие. М., 1987.

26. Рысков О.И. Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы. – Делопроизводство. - № 4, 2006. – с. 8-14.

27. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации / ВНИИДАД. — М., 2007.

28. Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) в организациях / ВНИИДАД. — М., 2003.

29.  Рекомендации по совершенствованию и сокращению документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь/ Авт.-разраб. В.И.Адамушко идр.— Мн.: БелНИИДАД, 2004.

30. Саттон Майкл Дж. Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. – М.:2002.

31. Степанова Е.Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности. – М.: 2004.

32. Филенко Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий. – Делопроизводство. - № 2, 2006.- с. 59-66.

33. Храмцовская, Н.А. Обзор международных и зарубежных  национальных стндартов по делопроизводству. /Сайт компании ООО «Электронные Офисные Системы». [Электронный ресурс] — 2007 — Режим доступа: http://eos.ru/files_noproxy/255141/intlstandards.pdf.

34. Хаммер М., Чампи Дж. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. – СПб., 1997.

35. Ярочкин, В.И. Информационная безопасность / В.И. Ярочкин. – М.: Фонд «Мир»: Акад. Проект, 2003.

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

Документ (запись)	Местона-хождение	Ответственный за ведение	Ответственный за хранение	Срок хранения
Документы СУ ОСПУ и ОСМК ООО «МТК «Санрайз» (контрольные экземпляры)	ОСт	Разработчик (см. таблицу 2 графу 2)	Начальник ОСт	В соответствии с номенклатурой дел
Документы СУ ОСПУ и ОСМК ООО «МТК «Санрайз» (рабочие экземпляры)	Персонал ОСПУ и ОСМК ООО «МТК «Санрайз»	Начальник ОСт	Персонал ОСПУ и ОСМК ООО «МТК «Санрайз»	До замены новыми
Должностные инструкции (положения) персонала (контрольные экземпляры)	ОК	Непосредственный руководитель работника	Старший инспектор по кадрам	В соответствии с номенклатурой дел
Должностные инструкции (положения) персонала (рабочие экземпляры)	Персонал (при наличии)	-	Персонал (при наличии)	До замены новыми
Положения о подразделениях (контрольные экземпляры)	ОК	Руководитель подразделения	Старший инспектор по кадрам	В соответствии с номенклатурой дел
Положения о подразделениях (рабочие экземпляры)	Подразделения	-	Руководитель подразделения	До замены новыми
«Дорожная карта» /Дополнения в «Дорожную карту»	Зам. директора (оригинал)	Сотрудники предприятия/ Эксперт-аудитор ОСМК	Зам. директора (оригинал)	1 год после выполнения мероприятий  «Дорожной карты»
	Сотрудники предприятия (копия)		Common/ папка «Дорожная карта»
Протокол (по результатам анализа выполнения мероприятий «Дорожной карты»)	Зам. директора (оригинал)	Эксперт-аудитор ОСМК	Зам. директора (оригинал)
	Сотрудники предприятия (копия)		Сотрудники предприятия (копия)/ Common/ папка «Дорожная карта»
Журнал инвентарного учета ТНПА	ОСт	Начальник ОСт	Начальник ОСт	В соответствии с номенклатурой дел
Карточка учета документов	ОСт	Начальник ОСт	Начальник ОСт	До уничтожения документа
Сводка отзывов	ОСт	Должностные лица, на которые распространяется действие разрабатываемого документа	Начальник ОСт	До уничтожения документа
Акты списания	ОСт	Инженер 1 категории ОСт	Инженер 1 категории ОСт	Постоянно
Приказ (о введении в действие/отмены документа)	Приемная руководителя	Начальник ОСт	Секретарь	В соответствии с номенклатурой дел