Документационное обеспечение деятельности дочерних компаний

 Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (н-р: “Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и квартальных вложениях”).

 Планово-отчетные документы  группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и  хронологическому признакам.

 Дела формируются  в соответствии с номенклатурой  дел предприятия. В дело должны  помещаться документы, которые своей  содержательный частью соответствуют заголовку дела.

 При формировании  дел необходимо учитывать следующие  требования : документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники оделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; утвержденные документы - от их проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

 Каждый документ, помещенный  в дело, должен быть оформлен  в соответствии с требованиями  гос. стандартов и других нормативных  актов.

 В дело группируются  документы одного календарного  года, кроме переходящих дел, не  закрывающихся по окончании календарного  года.

 Приложения к документам, независимо от даты их утверждения  или составления присоединяются  к документам, к которым они  относятся.

 Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.

 Документы в деле  должны располагаться в определенном  порядке: сначала помещают основной  документ и относящиеся к нему  приложения, а затем в хронологическом  порядке идут документы, возникающие  по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

 Приняты определенные  правила группировки документов  в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные  распорядительными документами, являются  приложениями к ним и группируются  вместе с указанными документами.

 Приказы по основной  деятельности группируются отдельно  от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов  по основой деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

 Приказы по личному  составу группируются в соответствии  со сроками их хранения.

 Утвержденные предприятием  планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки группируются отдельно  от их проектов. Плановые и  отчетные документы хранятся  в делах того года, к которому  они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления  или даты поступления.

 Лицевые счета сотрудников  предприятия по заработной плате  группируются в самостоятельные  дела и располагаются в них  в порядке алфавита фамилий.

 Протоколы заседаний  Совета трудового коллектива  группируются по хронологии и  порядку номеров.

 Переписка группируется  за календарный год и систематизируется  в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за  документом запросом.

 Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание  деятельности предприятия, группируются  в одном деле, если они касаются  одного и того же вопроса.

 2.5 Подготовка документов к архивному хранению

 

 Значение и практическая  ценность документов предприятия  различны.

 Одни документы используются  длительное время для справочно-информационной  работы, другие очень быстро утрачивают  свою значимость.

 Для долговременного  хранения документов создается  архив предприятия.

 Для ведения архива  выделяется штатная должность  “архивист” или его функции  приказом руководителя возлагаются  на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

 В задачи архива  входят: прием, учет и хранение  документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа  по архивным документам предприятия; организационно-методическая помощь  по ведению делопроизводства.

 Специалистами установлен  оптимальный срок использования  документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого  срока решается дальнейшая “судьба”  документов: передать ли их в  архив предприятия; уничтожить или  оставить для дальнейшего использования  в делопроизводстве.

 Для определения сроков  хранения документов, подготовки  документов к архивному хранению  и отбора документов для уничтожения  не предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек.

 Комиссия совместно  с архивистом должна проводить  ежегодный отбор документов для  архивного хранения и уничтожения  тех документов, сроки которых  истекли.

 ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.

 Определение конкретных  сроков хранения документов проводится  по

 “Перечню документов, образующихся в деятельности  Госкомитетов, министерств, ведомств  и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков  хранения”.

 При использовании  Перечня необходимо учитывать, что  все организации, предприятия разделены  на 2 группы:

1. Организации (министерства, комитеты, др. гос. органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.

2. Предприятия, организации  вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности  которых не создается документов  постоянного хранения.

 Наряду с Перечнем  можно использовать номенклатуру  дел предприятия, так как в  ней указаны сроки хранения  дел.

 По документам сроки  хранения, которых не предусмотрены  Перечнем, ЭК выносит заключение о продолжительности их хранения.

 При исчислении сроков  хранения учитываются только  годы. День и месяц составления  документов значения не имеют.

 К документам долговременного  хранения, передаваемых в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.)

 Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов  по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким  исключением, на архивное хранение  не передаются. Следует учитывать , что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.

 Все дела, подготовленные  на архивное хранение делятся  на 2 группы: дела по личному составу; дела по основной (производственной  )деятельности.

 На каждую группу  дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной  деятельности) и опись №1 л/с (дела  по личному составу). Опись составляется  на документы одного года. Дела  в опись вносятся по степени  важности. В конце каждой описи  указывается цифрами и прописью  количество дел, включенных в  нее. Каждое дело в описи получает  своей порядковый номер, который  затем проставляется на обложке  соответствующего дела.

 На документы, выделенные к уничтожению составляется акт.

 Акты и описи составляются  и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

 Прием-передача дел  в архив производится секретарем-референтом

(работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех  экземплярах описи против каждого  дела ставится отметка о его  наличии. В конце каждого экземпляра  описи указывается цифрами и  прописью количество фактически  принятых в архив дел, номера  отсутствующих дел, дата приема- передачи, а также подписи участников приема-передачи.

 Вместе с делами  в архив предприятия передаются  журналы регистрации или регистрационные  картотеки на документы. Только  после передачи документов в  архив предприятия разрешается  производить уничтожение документов, включенных в акт.

 Документы долговременного  и постоянного хранения могут  передаваться в государственные  архивы на договорной основе.

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3 Документационное обеспечение

ООО «МТК «Санрайз»

 

3.1 Описание организации

 

ООО «МТК «Санрайз» – это динамично развивающаяся компания, осуществляющая производство и оптовые поставки мясной продукции.

Основная деятельность:

• оптовая торговля;

• производственная деятельность;

• заготовка сельскохозяйственной продукции;

• внешнеторговая деятельность;

3.2 Управление записями

 

Перечень документов и записей ООО «МТК «Санрайз» с указанием ответственности за ведение, места и срока архивного хранения приведен в таблице 1.

Ежегодно составляется номенклатура дел предприятия, утверждаемая директором предприятия и содержащая сведения о местах оперативного хранения документов / записей и сроках архивного хранения.

Таблица 1

Вид записи	Идентификация	Регистрация	Хранение
			Ответственный	Срок

 

1	2	3	4	5
Журнал регистрации входящей корреспонденции	I-1	номенклатура дел	секретарь	5 лет
Журнал регистрации исходящей корреспонденции	I-2	номенклатура дел		5 лет
Журнал регистрации приказов	I-3	номенклатура дел		постоянно
Журнал регистрации командировочных удостоверений	I-4	номенклатура дел		5 лет
Журнал регистрации апелляций	I-7	номенклатура дел		постоянно
Протоколы испытаний мясной продукции	III-1	номенклатура дел	секретарь	5 лет
Дело по жалобам/ апелляциям	III -2	номенклатура дел		постоянно
Протоколы заседаний аттестационных комиссий	ОК-5	номенклатура дел	старший инспектор по кадрам	15 лет
Штатное расписание	ОК-6	номенклатура дел		3 года
Личные дела работников	ОК-10	номенклатура дел		75 лет
Книга замечаний и предложений	ОК-21	номенклатура дел		постоянно
Планы повышения квалификации, технического обучения и отчеты о техническом обучении	ОК-22	номенклатура дел		5 лет
Журнал обучения сотрудников ООО «МТК «Санрайз»	ОК-23	номенклатура дел		постоянно
Отчеты о финансово-хозяйственной деятельности	Балансы квартальные за 20_г.	номенклатура дел	– главный бухгалтер	10 лет (годов) 3 года (кварт.)
Протоколы испытаний	ОСт-2	ОСт-6	бухгалтер	5 лет
Журнал выдачи дел из архива во временное пользование	ОСт-5	номенклатура дел		1 год
Журнал регистрации протоколов испытаний	ОСт-6	номенклатура дел		5 лет
Журнал инвентарного учета ТНПА	ОСт-7	номенклатура дел		2 года
Журнал учета дел, поступивших в архив на постоянное хранение	ОСт-10	номенклатура дел		5 лет
Дела по ветеринарной сертификации продукции	хх – № заявки, где хх – порядковый номер эксперта-аудитора, ответственного за работы	номенклатура дел	ветеринарный врач	5 лет
Дела по декларированию экспортной продукции	ИПЗ-х, где х - порядковый номер ИПЗ	номенклатура дел		5 лет
Журнал регистрации актов приёмки-сдачи работ по оценке соответствия продукции	ОСПУ-15	номенклатура дел		постоянно
Журнал регистрации заявок/ заявлений на подтверждение соответствия продукции/регистрации деклараций	ОСП-7 ОСП-7/1	номенклатура дел		постоянно
Журнал регистрации ветеринарных сертификатов соответствия на продукцию	ОСП -8	номенклатура дел		постоянно
Журнал учета расхода бланков копий ветеринарных сертификатов	ОСП -9	номенклатура дел	инженер-технолог	постоянно

 

Продолжение таблицы 1

1	2	3	4	5
Приходно-расходная книга (по учету бланков  строгой отчетности)	ОСП -10	номенклатура дел	бухгалтер	постоянно
Журнал учета выдачи бланков сертификатов соответствия	ОСП -11	номенклатура дел		постоянно
Журналы регистрации деклараций о соответствии экспортной продукции	ОСП -12 ОСП -12/1	номенклатура дел	инженер-технолог	постоянно
Журнал учета выдачи копий сертификатов соответствия	ОСП -13	номенклатура дел	инженер-технолог	3 года
Журнал регистрации договоров на оценку соответствия продукции	ОСП-14	номенклатура дел	инженер-технолог	постоянно
Отчеты по несоответствиям	ОСП-17	номенклатура дел	ветеринарный врач	3 года
Журнал регистрации сертификатов соответствия на продукцию по Единой Форме	ОСП-18	номенклатура дел	инженер-технолог	постоянно
Журнал учета выдачи бланков сертификатов соответствия по Единой форме	ОСП-19	номенклатура дел	инженер	постоянно
Журнал учета бланков приложений к сертификатам по Единой Форме	ОСП-20	номенклатура дел		постоянно
Журнал регистрации РБ сертификатов	ОСП-21	номенклатура дел	инженер-технолог	постоянно
Журнал регистрации заявок на проведение сертификации продукции на соответствие международным стандартам	ОСП-22	номенклатура дел		постоянно
Журнал регистрации сертификатов соответствия СЕ	ОСП-23	номенклатура дел		постоянно
Дела по сертификации экспортного товара	Х- порядковый номер заявки по журналу регистрации заявок на сертификацию услуг	номенклатура дел	менеджер по ВЭД	5 лет
Журнал регистрации заявок на сертификацию экспортного товара	ОСПУ-1	номенклатура дел	менеджер по ВЭД	постоянно
Журнал регистрации сертификатов соответствия товара	ОСПУ-4	номенклатура дел		постоянно
Дела по сертификации систем менеджмента качества	ОСУ-0/№ заявки	номенклатура дел		5 лет
Журнал регистрации договоров на оценку соответствия продукции	ОСУ -1	номенклатура дел		постоянно
Журнал регистрации сертификатов соответствия на системы управления	ОСУ -2	номенклатура дел		постоянно
Журнал регистрации актов сдачи –приемки товара по оценке соответствия	ОСУ- 3	номенклатура дел		постоянно
Журнал регистрации заявок на подтверждение соответствия готовой продукции	ОСУ -4	номенклатура дел		постоянно
Журнал учета выдачи бланков ветеринарных сертификатов	ОСУ-5	номенклатура дел	Инженер-технолог	постоянно
Папка «Внештатные эксперты-аудиторы, технические эксперты»	ОСУ-6	номенклатура дел	бухгалтер	постоянно
Папка «Материалы по инспекционному контролю ООО «МТК «Санрайз»	ОСУ-7	номенклатура дел		постоянно
Дела по внутренним аудитам	СМК-1	номенклатура дел	бухгалтер	5 лет
Отчеты по анализу со стороны руководства, ревю директора	СМК ОТЧЕТЫ	номенклатура дел	главный бухгалтер	5 лет