Документационное обеспечение деятельности дочерних компаний

11. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь с кино-, фото-, фоно- и видеодокументами документами (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 9 апреля 2007 г. № 27, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 мая 2012 г. № 117 ).

12. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь (утверждены постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. № 7, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 1 марта 2006 г. № 2, постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 июня 2007 г. № 40, от 24 мая 2012 г. № 142, от 12 апреля 2013 г. № 59).

13. Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143).

14. Правила работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь (утверждены постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 6 ноября 2003 г. № 38, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 144).

15. Инструкция о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 132).

16. Инструкция о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 133).

17. Инструкция о порядке представления сведений о документах Национального архивного фонда Республики Беларусь для включения их в Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 мая 2012 г. № 125).

18. Инструкция о порядке создания и хранения страховых копий особо ценных и уникальных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 146).

19. Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 65, 8/25909.

20. Инструкция о порядке заключения договоров о продлении сроков временного хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 20 мая 2013 г. № 78).

 

 

 

 

Глава 2 Специфика организации документооборота

2.1 Регистрация  документов

 

Одна из важнейших функций в организации работы с документами –это их учет, который обеспечивается регистрацией.

Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск. Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения [10, c.56]. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

  Входящие, исходящие и внутренние  документы регистрируются отдельно.

  Регистрационный индекс входящих  и исходящих документов включает: порядковый номер в пределах  регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.

  ПРИМЕР: 218/01-15, где

218 - порядковый регистрационный номер;

01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

  Внутренние документы при регистрации  делятся на группы по видам  документов, каждая из которых  регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты  ревизий и т.д.

  Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам  в пределах каждой регистрируемой  группы. Для внутренних документов  обычно применяется простая порядковая  нумерация, например: приказ № 22, протокол  №5, акт № 13.

  Регистрационные индексы присваиваются  входящим, исходящим и внутренним  документам в пределах календарного  года.

  В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых  массивов документов, используются  регистрационные журналы или  регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно  небольшом кол-ве регистрируемых  документов, т.к. поиск по журналу  довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила  целесообразно вести одновременно  несколько журналов регистрации  отдельно для входящих, исходящих  и внутренних документов, разделив  последние еще и по видам  документов. Кроме того, по журналу  невозможно вести контроль над  исполнением документов, необходимо  вторично регистрировать поставленные  на контроль над исполнением  документов на контрольных карточках.

  Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: автор (корреспондент); название документа; дата документа; индекс документа; дата поступления документа (для входящих); индекс поступления документа (для входящих); заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); номер дела [11, c.59].

  В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.

2.2 Контроль над  исполнением документов

 

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль включает: постановку документа на контроль; проверку своевременного проведения документа до исполнителя; проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя;

  Основная цель организации контроля  исполнения - обеспечение своевременного  и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители  службы ДОУ и ответственные  исполнители. Служба ДОУ контролирует  организационно-рапорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

  Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

  Типовые сроки исполнения документов  устанавливаются актами высших  органов государственной власти  и управления, а также центральных  функциональных и отраслевых органов управления.

  Индивидуальные сроки устанавливаются  руководителем предприятия.

  Конечная дата исполнения указывается  в тексте документа или в резолюции руководителя.

  Изменение срока исполнения производится  только по указанию руководителя  в следующем порядке: типовые  сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

  Перенесение срока исполнения  документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных  причин, осуществляется руководителем  предприятия после получения  докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения  отражается в резолюции руководителя  и переносится из резолюции в контрольную карточку.

  Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются  по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

  Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель; выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

  Проверка хода исполнения осуществляется  на всех этапах истечения срока  в следующем порядке: задания  последующих лет - не реже одного  раза в год; заданий последующих  месяцев текущего года - не реже  одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые  десять дней, и за пять дней до истечения срока.

  Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  исполнения заданий, сообщения результатов  заинтересованным организациям  и лицам или другого документированного  подтверждения исполнения. Результаты  исполнения отмечаются в контрольной  карточке и на самом исполненном  документе.

2.3 Систематизация дел

 

Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел.

 Номенклатура - это систематизированный  перечень заголовков дел с  указанием сроков хранения, оформленный  в установленном порядке. В номенклатуру  дел включаются все документы, образующиеся в деятельности  предприятия, кроме технической  документации и печатных изданий.

 Номенклатура дел  предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию  работы с документами.

 Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение 2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

 Содержательная часть  номенклатуры дел представляет  собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств  дел (томов, частей), и № статьи  по перечню, примечания.

 Порядок расположения  заголовков внутри разделов и  подразделов определяется важностью  документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

 При составлении заголовков  дел следует учитывать что: заголовок  должен полностью соответствовать  смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок  должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не  допускаются.

 Заголовки дел в  процессе их формирования могут  уточняться.

 Состав заголовка  дел образует следующие элементы: название вида (переписка, журнал) или  разновидности документов (приказы , указания, протоколы и т.д.) название предприятия или его структурного подразделения; адресат или корреспондент документа; краткое содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела.

 В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

 В заголовках дел, содержащих переписку с однородными  корреспондентами, последние не  перечисляются, а указывается их  общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об  отказе оплаты счетов предприятия”

 В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную  документацию, указывается период  времени на который составлены документы, вид документа (план, отчет).

 В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядиетльные документы, указывается вид документа и автор.

 В заголовках дел, содержащих документы разного  вида по одному вопросу, не  связанные последовательностью  делопроизводственных операций, в  качестве вида дела употребляется  термин “документы”, а в конце  заголовка в скобках указываются  основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы  в деле.

 Дела по вопросам  не разрешенным в течении одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.

 В номенклатуру дел  предприятия также включаются  справочные карточки, журналы учета  документов.

 При оформлении номенклатуры  дел необходимо оставлять в  каждом ее разделе резервные  номер дел (свободное место), которые  могут быть использованы в  дальнейшем для внесения заголовков  дел, не предусмотренных в номенклатуре  дел, но сформированных в течении календарного года.

 По окончании календарного  года в номенклатуре дел составляется  итоговая запись о количестве  заведенных дел относительно  постоянного и временного сроков  хранения.

 

2.4 Формирование  дел

 

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

 Основанием для группировки  документов по номинальному признаку  служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

 При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (н-р: “Документы по вопросам повышения качества продукции”).

 Авторский признак  предполагает группировку в дела  документов одного автора.

 Для группировки переписки  используется корреспондентский  признак.

 При этом в заголовке  дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка  и раскрывается содержание вопроса.

 Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (н-р: “Переписка с предприятиями

 Восточной Сибири по вопросам поставки продукции”).