Документационное обеспечение конфликта

Рассмотрим внутриличностные конфликты, на примере конфликта связанного с невозможностью руководителем полноценно реализовать основные функции управления, например, планирование. Чаще всего это бывает на фоне нерационального делегирования полномочий, когда либо отсутствует возможность самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, либо вышестоящим уровнем ограничена их полноценная реализация, то есть отсутствует возможность распоряжаться собой, собственными внутренними ресурсами для полноценной профессиональной деятельности в системе значимых целей. Таким образом, внутреннее противоречие будет обусловлено осознанием отсутствия возможности удовлетворить собственные ожидания по отношению к организации. Выходом из этого внутреннего конфликта часто бывает кризис идентификации, сопровождающийся снижением субъективной значимости активного, инициативного, ответственного исполнения управленческих функций16.

Межличностные конфликты в организации, в частности, в управленческом взаимодействии, также имеют сложные и многообразные предпосылки. Причиной конфликта между личностью и группой может быть нарушение членом группы групповых норм, демонстрация недостаточного уровня идентификации с группой. При этом «отбившийся» от группы может быть оппонентом любого ранга, представляя как собственные интересы, так и интересы иных групп или структур более высокого уровня17.

Примерами межгрупповых    конфликтов    в    организации могут    быть    конфликты    между общественными     организациями     и     администрацией,     между     линейными     руководителями     и представителями штабных подразделений, между различными службами и подразделениями. Понятно что содержание противоречий может быть связанным с социальной,   организационной,   экономической, технологической средой организации.

Очень важным в понимании конфликтов является осознание их взаимосвязи между собой.

 

1.3. Способы разрешения  конфликтов. Стратегии и стили конфликтного взаимодействия

Многообразие причин, порождающих конфликты, предполагает и различные способы их разрешения. В тех случаях, когда в их основе лежат объективные предпосылки, лучшим выходом из положения является создание нормальных экономических, организационных и информационных предпосылок деятельности. Вместе с тем, реальность такова, что не всегда удается достигнуть такого положения дел, когда все субъекты оказываются удовлетворенными действиями партнеров, поскольку, в силу обстоятельств, часто приходится принимать решения, выбирая из худшего менее плохое.

Выделяет следующие способы разрешения конфликта:

1.   Изменение    обстоятельств    так,    чтобы    изменились  цели оппонентов, в том числе  через привлечение их к взаимодействию.

2. Если есть объект, вызвавший конфликт, то выход из конфликта может быть связан с изменением некоторых его характеристик, в частности, его доступности для оппонента, возможности манипулирования.

3. Переориентация одной из сторон.

4. Уничтожение одной из сторон, например, через ее подчинение оппоненту.

Проблема поведения людей в конфликтной ситуации, стратегии урегулирования противоречий интересовали исследователей управления достаточно давно. Различные авторы используют сходные, но не идентичные классификации18.

Остановимся на этом подробнее и начнем перечисление стратегий противодействия с самых жестких, которые, к большому сожалению, реализуются не только в политической практике, но и в структуре организационных конфликтов. К их числу относятся:

-  физическое устранение оппонента;

физическое или психологическое давление, подавляющее активность оппонента, обуславливающее его отказ от противодействия позиции противоположной стороны;

-    демонстрация   потенциальному   оппоненту   возможных негативных  для него последствий в случае его вступления в альянс с одним из оппонентов путем использования жестких мер давления на одного из реальных оппонентов (устрашение на примере другого);

-  устранение оппонента из  системы, что не снимает объективных  противоречий, но ослабляет позицию коалиции оппонентов;

-  лишение коалиции оппонентов  их лидера.

Множество конкретных приемов конфликтного взаимодействия базируется на изменении, в частности, снижении ранга оппонента по конфликтному взаимодействию и повышению собственного ранга, что позволяет изменить силу той или иной позиции.

Очень частыми оказываются стратегии «многослойных» конфликтов, в том числе: вовлечение оппонентов, участников единой коалиции, в дополнительные конфликтные взаимодействия между собой в целях ослабления коалиции, снижения ранга оппонентов; инициация конфликтного взаимодействия в отношении второстепенных противоречий; оттягивание времени вступления в конфликтное взаимодействие с тем, чтобы выждать момент, когда противники достаточно ослабили свои позиции.

Своеобразными представляются способы, базирующиеся на манипулятивном позитивном взаимодействии с оппонентом, целью которого является усиление собственной позиции, а не поиск общих решений. К числу таких стратегий относятся:

-  манипулятивное  или истинное приобщение всех или части оппонентов к собственной системе целей или интересов путем партиципации и (или) кооптации в целях изменения   аспекта   рассмотрения противоречия;

-  манипулятивное в    целях   смягчения   напряженности    противостояния на   фоне   совместной деятельности или кристаллизации зон общих интересов (Стратегия: «Мы же братья по крови!»);

Достаточно широко в практике конфликтного взаимодействия используется и жертва. Жертва в контексте противостояния служит усилению собственных позиций. Подобного рода стратегии представлены следующими разновидностями: стратегия жертвы малого ради большего; двуличие, выражающееся в смене партнеров по коалиции; добровольная жертва чего-либо ради того, чтобы ожидать более важную для себя жертву с другой стороны.

Особенно большое значение при реализации противодействия придается динамическому аспекту конфликтного взаимодействия, импровизации. В связи с этим опытные интриганы не упускают возможности воспользоваться: любыми промахами оппонентов, даже в сфере, далекой от той, где пересекаются интересы противодействующих сторон; ослаблением позиции оппонента на основе стратегии «делания из мухи слона», когда преувеличивается значение реального, но малозначимого промаха оппонента19.

Изложенное выше может создать впечатление, что в ситуации конфликта люди вполне рационально выбирают ту или иную стратегию конфликтного взаимодействия, в большей мере позволяющую реализовать стиль их деятельности.

Таким образом, реальное конфликтное поведение может сочетать как сложные рациональные стратегии, так и некоторые иррациональные включения, что чрезвычайно затрудняет его анализ и психологическую помощь конфликтующим сторонам. Невозможно говорить об однозначной прямой связи между личностными особенностями и типом конфликтного реагирования, к чему и склоняется мнение большинства исследователей конфликтов.

 

1.4. Место конфликта в  системе факторов, влияющих на  функционирование организации

После обсуждения проблемы стратегий и стилей конфликтного взаимодействия вполне уместно задаться вопросом о структурном соотношении конфликтного поведения и деятельности (поведения); реализующей цели формальной подсистемы организации.

Как бы то ни было, конфликтные взаимоотношения существенно обременяют жизнь организации. Исследователи большое значение придают организационным и психологическим последствиям конструктивного или деструктивного варианта течения конфликта. При конструктивном его разрешении создаются предпосылки для нормализации эмоционального фона взаимодействия людей. При деструктивном развитии конфликта возникает отрицательный эмоциональный фон, нарушаются социальные связи, возникают установки конфликтного взаимодействия, препятствующие и в дальнейшем рациональному поведению в конфликтах20.

В целом исследование роли организационного конфликта позволило выявить следующие его функции: группообразование, установление и поддержание нормативных и физических параметров группы; установление и поддержание относительно стабильной структуры внутригрупповых и межличностных отношений, интеграция и идентификация, социализация и адаптация, как индивидов, так и групп; получение информации об окружающей среде; создание и поддержание баланса сил и, в частности, власти, социальный контроль; нормотворчество; создание новых социальных институтов; диагностика нарушения функционирования организации21.

Таким образом, управление конфликтом требует от руководителей высокой компетентности не только в организационно-экономических и юридических вопросах управления, но и в специальных разделах психологических знаний, обеспечивающих решение задач самоорганизации и организации рационального взаимодействия людей в условиях, провоцирующих противодействие и психологическую напряженность.

 

 

Глава 2. Документационное обеспечение конфликта

 

2.1. Информационно-справочные документы

 

Многие специалисты, занимающиеся вопросами разрешения конфликтов профессионально, считают, что процесс управления конфликтами зависит от множества факторов, значительная часть которых плохо поддается управляющему воздействию. Например, взгляды личности, мотивы и потребности индивидов, групп. Сложившиеся стереотипы, представления, предрассудки, предубеждения могут иногда свести на нет усилия тех, кто вырабатывает решения. В зависимости от вида конфликта поиском решений могут заниматься разные службы: руководство организации, служба управления персоналом, отдел психолога и социолога, профсоюзный комитет, стачком, милиция, суды.

Решение конфликта представляет собой устранение полностью или частично причин, породивших конфликт, либо изменение целей участников конфликта.

Управление конфликтами — это целенаправленное воздействие по устранению (минимизации) причин, породивших конфликт, или на коррекцию поведения участников конфликта.

Большинство документов представленные для обнаружения конфликта в организации носят информативно-справочный характер. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению22.

Обнаружение конфликта происходит по сведениям из докладной записки. Образец докладной представлен в приложении 1.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об"). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем23.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это - справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.24

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.