Документационное обеспечение конфликта

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п.    

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом "Основание", которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово "Составлен" и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии25.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна).

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об") и формулируемый с помощью отглагольного существительного "О проверке",

Некоторые виды актов требуют утверждения.

Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-9726.

 

2.1. Распорядительные документы

 

Отношение администрации к работнику и оценка его деятельности находят свое отражение и в приказах по личному составу. В них предусматриваются меры по поощрению или наказанию  работника с указанием причин и мотивов принятого решения, а также видов поощрения или взыскания. Основанием для издания таких приказов служат представления о поощрении, докладные и  объяснительные записки.

Трудовым кодексом РФ установлено, что дисциплинарным проступком считается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

В этом случае работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

•  замечание;

•  выговор;

•  увольнение с работы.

Для отдельных категорий работников федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине могут предусматриваться и иные дисциплинарные взыскания (например, предупреждение о неполном служебном соответствии и пр.). Дисциплинарные взыскания, кроме перечисленных, не допускаются.

До наложения взыскания работодатель должен потребовать от работника объяснение в письменной форме, а в случае отказа составляется акт. Такой отказ не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание налагается не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может применяться по истечении шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии и прочих проверок, финансово-хозяйственной деятельности — не позднее двух лет со дня совершения. В эти сроки не включается время производства по уголовному делу27.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано в государственную инспекцию труда или в комиссию по рассмотрению трудовых споров.

Записки и резолюция поступают в отдел кадров, который на их основании подготавливает приказ о наложении дисциплинарного взыскания (см. приложение 2). С визами всех заинтересованных лиц проект приказа передается для подписания работодателю, подписанный им приказ объявляется в течение трех рабочих дней после издания работнику под расписку.

Спустя год после издания приказа наложенное взыскание на работника теряет силу, если работник не будет подвергнут новому взысканию.

Защита трудовых прав и законных интересов работников осуществляется тремя способами:

•  государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства;

•  защита профессиональными союзами;

• самозащита работниками своих прав.

Трудовые споры — разногласия, не урегулированные:

•  между работодателем и работником — по вопросам применения  законов  и других правовых актов,  содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения, трудового договора, о которых заявлено в орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров;

•  между работниками и работодателями — по поводу установления и изменения условий труда (включая заработную плату), заключения, изменения и выполнения коллективных договоров, соглашений, а также в связи с отказом работодателя учесть мнение выборного представительного органа работников при принятии актов, содержащих нормы трудового права в организациях.

Первые из них являются индивидуальными, вторые — коллективными трудовыми спорами.

Индивидуальные трудовые споры рассматриваются комиссиями по трудовым спорам и судами.

Разрешение коллективного трудового спора рассматривается примирительной комиссией, а также с участием посредника и (или) в трудовом арбитраже. Первый этап обязательный. При недостижении согласия рассмотрение трудового спора переходит к участию посредника и (или) в трудовой арбитраж.

Если примирительные процедуры не привели к разрешению трудового конфликта, работники вправе приступить к организации забастовки. Решение об объявлении забастовки принимается собранием (конференцией) работников организации.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством28.

После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях - за его пределы.

Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола.

Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.

Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В любой организации, существуют различные конфликты. И это отнюдь не всегда является отрицательным показателем, какой бы то ни было деятельности этой организации. Из некоторых конфликтов можно почерпнуть что-то положительное, с помощью них можно выявить и исправить недостатки как системы организации в целом, так и разногласия между отдельными членами коллектива. Причем изменения, которые влечет само разрешение конфликта, не всегда могут быть направлены именно на улучшение ситуации, они могут просто нормализовать ее или привести к исходному состоянию.

Конфликт, произошедший в банке носит горизонтальный характер, т.к. субъекты конфликтного взаимодействия относятся к одному организационному уровню.

В общем, любого рода конфликты являются указателем неблагополучной работы коллектива, то есть организации его работы, и разрешение таких конфликтов возможно только при изменении объективной ситуации и условий труда, в которых оказались люди.

Таким образом, конфликты  в организации сопровождаются определенными документами. Среди большого разнообразия документов можно выделить распорядительные документы, которые составляются только на основании информационно-справочных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство: Учебно-практическое пособие // Серия «Учебники и учебные пособия». - Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2005. -352 С.
2. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот : Учебное пособие / А.Н. Белов, А.А. Белов. — 6-е изд., перераб. и доп. — М. : Эксмо, 2008. — 560 с.
3. Евневич М.А. Регулирование конфликтов: позитивный эффект / М.А. Евневич // Управление развитием персонала. - 2005. - №1. - С. 26-29.
4. Кабаченко Т.С. Психология управления: Учебное пособие. — М.: Педагогическое общество России, 2000.-384 с.
5. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. — М.: Научная книга, 2002. — 288 с.
6. Ларин А.А. Конфликт менеджера по продажам / А.А. Ларин // Управление продажами. - 2001. -№2. - С.25-28.
7. Лукин   Ю.Ф.    Конфликтология:   управление   конфликтами:    Учебник   для    вузов.   -   М.: Академический проект, 2007. - 799 с.
8. Самоуткина Н.И. Как конфликтовать правильно / Н.И. Самоуткина // Управление корпоративной
9. культурой. - 2009. - Jfel. - С.54-59.
10. Сартан Г.Н. Как предотвратить конфликты между сотрудниками / Г.Н. Сартан // Кадровое дело. - 2006.-№11.-С. 11-13.
11. Суворина Т.А. Управление организационными конфликтами на основе теории Э.Берна / Т.А. Суворина // Кадровое дело. - 2008. - №5. - С. 36-39.
12. Третьякова О.В. Назначения в компании: как сгладить острые углы? / О.В. Третьякова // Управление развитием персонала. - 2008. - № 1. - С. 34-38.
13. Фатеева Е.Д. Конфликты в организации / Е.Д. Фатеева // Управление человеческим потенциалом. -2006.-№4.-С.14-19.
14. Шварц   Г.   Управление   конфликтными   ситуациями:   Диагностика,   анализ   и   разрешение конфликтов. - М.: Вернера Регена, 2007. -296 с.

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1.

Министерство образования РФ      Новосибирское областное управление народного образования Октябрьский отдел народного образования      ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА      19.05.2000 № 15      г. Новосибирск			Генеральному директору Завода точного машиностроения Д.Г.Петрову
Дмитрий Георгиевич, довожу до вашего сведения, что меня проинформировали, что Вы приняли решение по организации новой группы по изучению шельфа с  помощью методики магнитной сейсмодиагностики. Я считаю, решение нецелесообразным по двум причинам: во-первых:  в эту группу должны будут перейти трое сотрудников из группы отдела,  которой руководил Нестеров И.П.  Хочу напомнить, что Нестеров  —  крупнейший специалист по шельфу. В случае перехода сотрудников структура его группы  разрушается, так как остаются 5 человек.  Как Вы знаете, все они предпенсионного или пенсионного возраста. Хочу также напомнить, что два года назад И.П. Нестерова приглашали в Канаду,  но он остался т.к. не хотел ослабить нашу самую перспективную на то время разработку. Теперь же нас ставят перед свершившимся фактом, в результате —  и он остается без группы, и я теряю кадры, которые готовились на замену уходящим специалистам.   Во-вторых, Стас Цветков, планируемый руководитель новой группы, —сверхамбициозный и некомпетентный в научной области молодой человек. Я считаю, что давать ему группу  —  значит совершать большую ошибку, которая ошибка может привести к более тяжелым последствиям, чем Мексиканское фиаско  недоучившихся «самых перспективных». Сегодня утром  в присутствии членов нашего коллектива Стас  заявил, что Вы согласились на создание группы, в которую войдут сотрудники моего отдела. В этих условиях не представляю, как буду дальше работать в институте.  Прошу официально дать ответ относительно создания новой группы.
		Подпись		Н.И.Пирогова