Документационное обеспечение управления

Введение

Предметом изучения Документационного  обеспечения управления

(делопроизводства) является деятельность, охватывающая документирование  и организацию работы с документом (ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Новые экономические отношения, изменившаяся система управления политической и социально-культурной жизни, появление негосударственных структур, появление новых форм и методов документирования определило возрастание роли документа в обществе, а также служб, осуществляющих документирование управленческой деятельности, обработку и хранение документа.

Интенсивное развитие новых информационных технологий, появление современных способов и средств документирования заставило существенно изменить само понятие документа. В современных условиях документ – это часть сложной информационно-документационной системы, это отражение управленческой, производственной и иной деятельности организации, это закрепление производственных, деловых отношений как внутри организации, так и за ее пределами. Поэтому к информационно-документационному

обслуживанию (управлению) предъявляются  определенные требования, выполнение которых возможно лишь при наличии широкого круга знаний и умений в данной области.

Курс «Документоведение и документационное обеспечение управления» включен  в подготовку документоведов, историков, менеджеров, экономистов, юристов и других специалистов, готовящихся к работе в сфере управления.

Высокий уровень составления документа  и эффективность делопроизводства в организации обеспечивает соблюдение действующих законодательных и правовых актов, соблюдение установленных норм и правил. Знание делопроизводства повышает эффективность управленческого труда, формирует и совершенствует информационную культуру, обеспечивает документную и правовую грамотность, без которой немыслим современный специалист с вузовским дипломом. 

Приказ  и распоряжение: процедура издания  на предприятии

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ  и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:

• совершенствование организационной структуры предприятия;
• выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия;
• обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;
• утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно  отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся  выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение  – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время  на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения. 

1.  На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2.  Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

• по основной деятельности;
• по личному составу;
• по административно-хозяйственным вопросам.

Этапы издания приказов и распоряжений

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов:

1. Инициирование издания приказа или распоряжения.
2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
6. Подписание приказа или распоряжения.
7. Регистрация приказа или распоряжения.
8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

 

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме  того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет  никаких замечаний к проекту  документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

• на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
• по поручению руководства предприятия;
• по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

 

Сбор  и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает, прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной  информации, необходимой для выработки  управленческого решения, которое  впоследствии будет отражено в издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

• законодательные акты и нормативная документация;
• текущая документация организации;
• документы, поступающие из других организаций;
• архивные документы;
• публикации в периодической печати;
• научные материалы и др.

Итогом сбора  и анализа информации является выработка  управленческого решения. Стоит  обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются  различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое. 

Подготовка  проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет  юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа  или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных  подразделений. Если проект документа  затрагивает интересы различных  подразделений, то по решению руководства  предприятия должна создаваться  временная комиссия или назначается  группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты  приказов и распоряжений  в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»  (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• место составления или издания документа;
• а также ограничительные отметки для реквизитов:
• дата документа;
• регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

• 20 мм – левое;
• 10 мм – правое;
• 20 мм – верхнее;
• 20 мм – нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

Таблица.

Обязательные  реквизиты приказа и распоряжения:

№ п/п	Наименование реквизита	Момент оформления реквизита
Издание документа
1.1	наименование организации	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.2	наименование вида документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.3	место составления или издания  документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.4	дата документа	оформляется после подписания в момент регистрации документа
1.5	регистрационный номер документа	оформляется после подписания в момент регистрации документа
1.6	заголовок к тексту	оформляется при подготовке проекта  документа
1.7	текст документа	оформляется при подготовке проекта  документа
1.8	визы согласования документа (также  может быть при необходимости  гриф согласования документа)	полностью оформляются во время согласования проекта документа
1.9	подпись полностью	оформляется во время подписания документа
1.10	в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)	оформлять не надо, присутствует на бланке
Постановка на контроль и исполнение
2.1	отметка о контроле	оформляется при постановке документа  на контроль
Снятие с контроля и направление  документа в дело
3.1	отметка об исполнении документа и  направлении его в дело	оформляется при снятии с контроля и направлении документа в  дело