Документационное обеспечение управления

Законодательство Российской Федерации запрещает относить к  информации ограниченного доступа:

• законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
• документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;
• документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной и исполнительной власти и органов местного самоуправления об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, относящихся к государственной тайне;
• документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Ценная общедоступная  информация охраняется нормами информационного  права (патентного, авторского, смежных  прав и др.). Ценная информация ограниченного  доступа дополнительно защищается регламентацией сферы и специально установленного порядка ее распространения, использования и обработки.

Конфиденциальные документы  включают в себя:

• в государственных структурах - документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения, содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;
• в предпринимательских структурах - документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне организации, тайне мастерства;
• независимо от принадлежности - документы и базы данных, фиксирующие любые персональные данные о гражданах, содержащие профессиональную тайну, обеспечивающую защиту личной или семейной тайны граждан, а также содержащие технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи сферы обслуживания и других структур.

Под персональными данными  понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни  гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.

Особенностью конфиденциального  документа является то, что он представляет собой одновременно:

• массовый носитель ценной, защищаемой информации;
• основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки;
• обязательный объект защиты.

Важно, что собственная  ценная информация предпринимателя, подлежащая защите, не обязательно является конфиденциальной. Обычный правовой документ важно сохранить в целостности и сохранности. Защите подлежит любая официальная документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу.

Коммерческая ценность информации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для  выработки той же идеи или ее воспроизводства, опубликования и перехода в число  общеизвестных. Степень ценности информации и необходимая надежность ее защиты находятся в прямой зависимости. При этом предприниматель всегда решает один принципиальный вопрос: использовать ценную информацию для производства товаров, их продажи или, запатентовав новшество, иметь прибыль от продажи  лицензий. При решении вопроса  учитывается, что защита ценной информации стоит дорого и всегда есть опасность  потерять ее в результате действий конкурента.

В соответствии с этим конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала организации (от нескольких часов до значительного  числа лет). Следует учитывать, что  основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или  работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность. Например, переписка  до заключения контракта может иметь  гриф конфиденциальности, но после  его подписания этот гриф с письменного  разрешения первого руководителя предприятия  снимается.

Оставшиеся конфиденциальными  исполненные документы, сохраняющие  ценность для деятельности предприятия, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Период нахождения конфиденциальных документов в делах может быть кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела. Период конфиденциальности документов зависит от специфики деятельности предприятия. Например, производственные, научно-исследовательские организации обладают значительно более ценными документами, чем торговые, посреднические и др.

Можно предположить, что  в среднем кратковременный период конфиденциальности составляет 1-3 года, долговременный - свыше этого срока. Документы, относимые к производственной, профессиональной тайне, а также  содержащие персональные сведения о  гражданах, могут сохранять конфиденциальность в течение длительного времени. Однако при этом не следует отождествлять  два разных понятия - срок хранения документов и период их конфиденциальности, хотя конфиденциальные документы характеризуются  и тем и другим понятиями. Период конфиденциальности может быть длиннее, чем срок хранения документов и дел.

Документы долговременного  периода конфиденциальности (программы  и планы развития бизнеса, технологическая  документация ноу-хау, изобретения  и др.) имеют усложненный вариант  обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и ее носителя. Документы кратковременного периода  конфиденциальности, имеющие оперативное  значение для деятельности предприятия, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки  открытых документов при наличии  в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических  элементов.

Следовательно, в основе безопасности информационных ресурсов ограниченного доступа лежит  выработка критериев ценности документированной  информации (документов) для предпринимателя  и отнесения их к категории  конфиденциальных. Главными аспектами, характеризующими конфиденциальные документы, являются наличие их в различных  по типу организационных структурах и объективная нестабильность продолжительности  срока ограничения доступа к  ним персонала.

Процесс выявления и регламентации  реального состава информации, представляющей ценность для предприятия, является основополагающей частью системы защиты информации.

Принимая во внимание, что  система защиты ценной и конфиденциальной информации является дорогостоящей  технологией, определение состава  сведений, подлежащих защите, должно базироваться на принципе экономической целесообразности их защиты. Поэтому анализ информационных ресурсов предприятия осуществляется с учетом двух основных критериев: степени заинтересованности конкурентов в информации и степени ценности информации (стоимостной, правовой, деловой).

Для анализа необходимо иметь не только полный перечень реальных и потенциальных конкурентов, но и знать слабые и сильные стороны  их деятельности, обладать информацией  о состоянии дел у каждого  конкурента и разрабатываемых новшествах. На этой основе можно с полной уверенностью определить, какую информацию организация  не хотела бы раскрывать конкурентам. Необходимо также определить экономическую  значимость новшества, рассчитать величину ущерба от его утраты и на этой основе сделать вывод о том, является ли оно предметом коммерческой тайны  и объектом защиты.

Следует учитывать, что вопрос о конфиденциальности информации возникает  в случаях: принятия фирмой новой  стратегии развития, заключения выгодных контрактов, появления технического или технологического новшества, установления факта потенциальной или реальной угрозы этому новшеству со стороны конкурента. При определении размера ущерба от возможной утраты информации учитывается стоимость продукции, которая не будет произведена, потери от замораживания капитальных вложений, стоимость произведенных, научно-исследовательских работ и другие убытки.

В процессе анализа выделяются главные элементы информации, что  дает возможность удешевить систему  защиты и сделать ее максимально  целенаправленной, динамичной и эффективной. Защита новшества, включая общеизвестные  его составляющие, как правило, желаемого  результата, не дает, за счет громоздкости системы защиты и трудности контроля больших объемов конфиденциальной информации. Массовость засекречивания ведет к росту штатной численности  служб безопасности и, в конечном счете, к снижению эффективности  защиты и утрате информации.

Информация может быть отнесена к коммерческой (предпринимательской) тайне и стать конфиденциальной при соблюдении следующих условий:

• информация не должна отражать негативные стороны деятельности предприятия, нарушения законодательства, фальсификацию финансовой деятельности с целью неуплаты налогов и другие подобные факты;
• информация не должна быть общедоступной или общеизвестной;
• возникновение или получение информации предпринимателем должно быть законным и связано с расходованием материального, финансового или интеллектуального потенциала организации;
• персонал предприятия должен знать о ценности такой информации и быть обучен правилам работы с ней;
• предприниматель должен быть в состоянии выполнить реальные действия по защите этой информации, т.е. иметь, например, средства для закупки или разработки системы защиты информации.

В соответствии с Приказом ГТК РФ от 08.07.1997 «О перечне сведений конфиденциального характера» к  конфиденциальным не могут быть отнесены следующие сведения и документы:

• учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и устав;
• документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);
• сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;
• документы о платежеспособности;
• сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
• документы об уплате налогов и обязательных платежей;
• сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства Российской Федерации и размерах причиненного при этом ущерба;
• сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

В отличие от государственной  тайны состав сведений, составляющих коммерческую тайну, государством централизованно  не регламентируется и определяется индивидуально каждым предприятием. Одновременно организация устанавливает  необходимый уровень конфиденциальности этих сведений, степень требуемой  их защиты, длительность защиты, ее стоимость  и технологию. Состав ценной и конфиденциальной информации, подлежащей защите, определяется собственником или владельцем этих сведений и фиксируется в специальном  перечне. В основе перечня лежит  типовой состав защищаемых сведений фирм данного профиля.

Перечень конфиденциальных сведений предприятия представляет собой классифицированный список типовой  и конкретной ценной информации о  выполняемых работах, производимой продукции, научных и деловых  идеях, технологических новшествах. В нем закрепляется факт отнесения  сведений к защищаемой информации и  определяется период (срок) конфиденциальности (т.е. недоступности для всех) этих сведений, уровень (гриф) их конфиденциальности, список должностей сотрудников предприятия, которым дано право использовать эти сведения в работе.

Перечень является постоянным рабочим материалом руководства  предприятия, служб безопасности и  конфиденциальной документации. Поэтому  он должен регулярно обновляться  и корректироваться. Ограничение  доступа к информации, относящейся  к новой продукции, но не обладающей ценностью, применяться не должно.

Важной задачей перечня  является дробление коммерческой тайны  на отдельные информационные элементы, известные разным лицам. Закрепление  части информации за конкретными  должностями позволяет снизить  вероятность раскрытия секрета  сотрудниками и предотвратить возможность  включения ими в документы  конфиденциальной информации.

Перечень необходим также  для выделения конфиденциальных документов из общего документопотока, соответствующего их маркирования (грифования) и автономной обработки, использования  и хранения. При рассмотрении в  судах дел об использовании сотрудниками информации и понесенных фирмой в  связи с этим убытках перечень используется в качестве доказательства отнесения этих сведений к разряду  конфиденциальных.

Перевод сведений, включенных в перечень, из категории конфиденциальных в категорию открытых, т.е. исключение сведений из перечня, осуществляется комиссией  по представлению руководства предприятия, структурных подразделений и  службы безопасности.

В перечне должно быть положение  о том, что сохранение коммерческой тайны партнеров является неотъемлемой частью деятельности предприятия. Открытая публикация сведений, полученных на договорной или доверительной основе или  являющихся результатом совместной производственной деятельности, допускается  лишь с общего согласия партнеров.