Документационное обеспечение управления

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна  именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
• возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве  небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем  заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации  документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в  зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному  составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа  до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система  автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота, то в  большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под  роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с  помощью используемой системы. Такой  подход позволяет получить адресатам  документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые  затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в  службе ДОУ. Однако контроль за исполнением  – это уже отдельная большая  тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году .

Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка  проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя  и специалиста по делопроизводству».

Технологии  документационного обеспечения  управления

Организация документооборота

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных  документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также - производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.

Это предполагает наличие  технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Само понятие «технология» используется в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

Распространяя содержание этого понятия на документационное обеспечение управления, и учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основывается, определим  технологию документационного обеспечения управления как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

Технологии документационного  обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов  делятся на:

• технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
• технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;
• технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;
• технологии обработки документной информации и накопления документов;
• технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Совокупность перечисленных  технологий, включая и специфические  моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались документооборотом. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.

В соответствии с масштабами движения документов разделяют документооборот  конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как  юридического лица, корпорации с рядом  филиалов, отрасли управления или  государства в целом. Нормативные  акты и методические пособия, в частности  Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают  в качестве базового объекта документооборот  организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого  элемента, обладающего полным набором  технологических процессов и  достаточно простого для описания этих процессов.

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих  между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации  и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию  документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на конкретные поручения, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и исполнения.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также  формируются документопотоки, которые  в результате сливаются в единый поток исходящей документации.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные  к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников - исполнителей.

Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, например:

• распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;
• акты и справки проведения вневедомственных проверок;
• статистическая отчетность;
• письма-запросы о деятельности организации;
• письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;
• материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

Каждый вид документа  имеет свой путь движения, который  можно проследить, описать и закрепить  за ним.

Большое значение в организации  документооборота имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Одной из основных характеристик  документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются  методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения  доступа к составу информации и других параметров, оказывающих  существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

Несколько лет назад подавляющее  большинство документов поступало  и обрабатывалось централизованно  в специальном подразделении - экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался  экспедиционной обработкой, в настоящее  время все большее количество информации поступает непосредственно  в структурные подразделения, конкретным сотрудникам, на персональные компьютеры, минуя экспедицию. Сдерживающим фактором массового перехода к более быстрым способам пересылки корреспонденции в данном случае выступают не технические сложности, а, скорее, проблемы юридической силы корреспонденции.

Поэтому не только быстрое  доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.

Технологии  регистрации документов

Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации  документооборота. От того, какая форма  регистрации выбрана и с помощью  каких технических средств она  осуществляется, зависят формы и  технология последующих этапов документооборота.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело» регистрация  документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Основная цель регистрации - придать юридическую силу документу, т.е. пока документ окончательно не оформлен (дата и номер проставляются после  подписи документа), он еще не имеет  юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы документу - это главная цель регистрации. Однако регистрация преследует и другие цели - организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам.

Следуя определению по ГОСТ Р 51141-98 регистрации подлежат все  документы. Однако практикой и требованиями ГСДОУ установлено, что регистрации  подлежат, как правило, все внутренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Каждая организация  разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой  документационного обеспечения  управления. К таким документам относятся поздравительные телеграммы и письма, рекламные документы (листки, проспекты и др.), сводки и информация, присланная в копиях для сведения и др. Иногда в этот перечень попадают документы, которые не регистрируются службой документационного обеспечения управления, но регистрируются в других структурных подразделениях организации.

Информация о документах, полученная при их регистрации и  занесенная в определенную регистрационную  форму, поступает в информационно-поисковую  систему организации. Документы  могут регистрироваться:

• в журналах;
• на регистрационно-контрольных карточках (РКК);
• на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т.е. с использованием компьютерных технологий.

Вне зависимости от выбранной  формы регистрации должен соблюдаться  ее основной принцип - однократность. Это  означает, что документ в организации  должен быть зарегистрирован один раз, у него должен быть только один регистрационный  номер, присвоенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался - в службе ДОУ, отделе кадров, бухгалтерии и т.п.

Выбор места регистрации  зависит от принятой в организации  системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших  организациях это, как правило, централизованная регистрация (в службе ДОУ, у секретаря), в средних и крупных организациях - смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразделениях - в местах их создания или исполнения. Так, приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская документация - в бухгалтерии, документы, адресованные в другие структурные подразделения или исходящие из них, - в этих структурных подразделениях. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Состав регистрационного номера зависит от принятого в  каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Первым в составе  любого регистрационного номера указывается  порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного  года. Порядковые номера возрастают в  течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период. Например, при регистрации протоколов заседаний выборных органов регистрационный порядковый номер дополняется номером созыва, а исчисление порядковых номеров начинается с начала работы выборного органа и продолжается до ее окончания.