Документационное обеспечение управления

Для периодически создаваемых  документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах  всего государства, отдельных направлений  деятельности или конкретной организации  устанавливаются типовые сроки  их исполнения.

Типовые сроки установлены  в указах Президента РФ, законах  РФ, правительственных нормативных  актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских  запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных  органов в государственные; для  окончательного введения в силу подписанных  документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в  ведомственных подзаконных актах, например: о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения  финансовых и судебных инстанций  и др.

В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения  в законах и других нормативных  актах. После их утверждения и  включения в Табель форм или Инструкцию по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки  исполнения указываются в тексте документа или резолюции при  рассмотрении поступившего документа  только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять  с момента фиксации факта их поступления  в организацию, а создаваемых - с  момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может  продлить только организация или  должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа  к моменту его регистрации  или при рассмотрении установлен быть не может, определяется условный срок, который может быть откорректирован  по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих  документов.

Исполнение документа  должно контролироваться с момента  постановки его на контроль. На левом  поле документа, на уровне заголовков предусмотрено место для специальной  отметки о контроле исполнения, но на практике эту отметку ставят штампом  на свободном месте в верхней  части документа.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы, независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы  могли классифицироваться по срокам исполнения (по дням текущего месяца, а  также на более длительные сроки  исполнения).

В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения. Ответственность  за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться  в устной или письменной форме. В  последнем случае служба контроля готовит  письменные напоминания. Они могут  быть посвящены как конкретному  заданию, так и отдельному документу  и исполнителю.

Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся  в одном или нескольких структурных  подразделениях. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие  сроки:

• задания последующих лет - не реже одного раза в год;
• задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
• задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель  после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов  заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом  документе часто проставляется  отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма  и процедура исполнения не соответствовали  заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах  контроля исполнения документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской  дисциплины обобщаются ежемесячно. Типовые  аналитические формы по контролю исполнительской дисциплины не определены и устанавливаются руководством организации по представлению службы документационного обеспечения  управления. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указывается:

• общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
• количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
• количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
• задержки исполнения в рабочих днях;
• причины задержек исполнения документов.

Среди характерных причин неисполнения документов в срок обычно бывают:

• слишком высокая степень централизации полномочий;
• перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;
• недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;
• недостаточные сроки для качественного исполнения;
• нерациональная система документооборота;
• недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом.

В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли, сохранения в  целостности созданной им организационной  структуры и поддержания эффективности  ее функционирования является обеспечение  экономической безопасности деятельности.

Под экономической безопасностью  предпринимательской деятельности понимается защищенность деловых интересов  каждого творческого коллектива, предприятия и предпринимателя  в большом и малом бизнесе. В зарубежной практике термин «экономическая безопасность» обычно не используется, так как поглощается термином «безопасность предпринимательской  деятельности от недобросовестной конкуренции». Термин «экономическая безопасность»  в значительной степени отражает специфичность современной российской экономики, в которой существенное место занимает обширная криминализация деловой сферы и всеохватывающая коррупция государственных структур.

Одной из главных составных  частей экономической безопасности (одновременно с правовой, маркетинговой) является информационная безопасность. Информационная безопасность носит  концептуальный характер и предполагает решение комплекса задач поддержания  информационных ресурсов организации  в безопасном состоянии.

Концепция информационной безопасности основывается на аналитических  исследованиях потенциальных и  реальных угроз этим ресурсам, систематической  работе по определению и эволюции состава ценной, конфиденциальной информации и формированию в соответствии с  этим динамичной и достаточной структуры  задач по защите информации.

Информационная безопасность предполагает защищенность конфиденциальной информации на любых носителях в  информационных системах любых типов  от случайных и преднамеренных несанкционированных  воздействий естественного или  искусственного свойства, направленных на уничтожение, разрушение, видоизменение  тех или иных данных, изменение  степени доступности ценных сведений.

Целью информационной безопасности является безопасность информационных ресурсов в любой момент времени  и в любой обстановке. Под безопасностью  информационных ресурсов (информации) понимается относительно гарантированная  в конкретной ситуации защищенность информации во времени и пространстве от любых объективных и субъективных угроз (опасностей), возникающих в обычных условиях функционирования организации и условиях экстремальных ситуаций.

Проблемы обеспечения  безопасности информации становятся все  более сложными и значимыми в  связи с массовым переходом информационных технологий в управлении на безбумажную  автоматизированную основу и электронный  документооборот. При всей прогрессивности  этого перехода одновременно существенно  расширяется и содержательно  обновляется комплекс организационных, технических и технологических  трудностей в предотвращении вмешательства  в информационные ресурсы, которые  стали легкой добычей посторонних  лиц.

Подобные проблемы особенно характерны для коммерческих, негосударственных  структур. В недалеком прошлом  главная опасность состояла в  утрате конфиденциальных документов, разглашении ценных сведений или  их утечке по техническим каналам. Сейчас получило широкое развитие тайное оперирование электронными документами, сведениями в компьютерных базах данных, незаконное использование электронных массивов и последующее извлечение материальной выгоды из таких действий.

В этих условиях особенно важно  учитывать, что защита электронной  конфиденциальной информации осуществляется не только и не столько программно-аппаратными, криптографическими и техническими методами и средствами. Она невозможна без соблюдения требований ее защиты правовыми и организационными методами, что несущественно для автоматизированной обработки открытой информации. При  игнорировании этих требований, требований комплексности защиты, уязвимость информации на магнитных, бумажных и иных носителях  резко возрастает, и гарантировать  в этих условиях безопасность информационных ресурсов невозможно.

Сформированные в рамках концепции информационной безопасности перспективные и текущие задачи защиты информации являются определяющими  при формировании и постоянной актуализации технологического процесса защиты, предупреждающего нарушение доступности, сохранности, целостности, достоверности и конфиденциальности ценных информационных ресурсов предприятия. Решение указанных задач основывается на принципе персональной ответственности  руководителей всех уровней и  персонала организации за использование  информации в соответствии с действующим  законодательством и их функциональными  обязанностями.

Предполагается, что защита ценной информации осуществляется, прежде всего, от главной опасности - несанкционированного доступа или ознакомления с информацией  постороннего лица и в результате этого копирования, разглашения, уничтожения, фальсификации, искажения, незаконного  оперирования, модификации, подмены  и других угроз. Следует учитывать, что архитектура системы защиты должна охватывать не только электронные  информационные системы, но и весь управленческий комплекс организации в единстве его реальных функциональных и структурных  частей, традиционных документационных процессов. Отказаться от бумажных документов и часто рутинной, исторически  сложившейся управленческой технологии не всегда представляется возможным, особенно если вопрос стоит о безопасности ценной, конфиденциальной информации.

Ценность информации может  быть стоимостной категорией и характеризовать  конкретный размер прибыли при ее использовании или размер убытков  при ее утрате.

Наиболее ценными являются сведения о производстве и продукции, рынке, научных разработках, материально-техническом  обеспечении организации, условиях контрактных переговоров, сведения о персонале, системе безопасности предприятия. Больше всего конкурентов интересует информация о динамике сбыта продукции и эффективности предоставляемых предприятием услуг. В России сфера интересов конкурента обычно включает, в первую очередь, финансовую деятельность организации и направления обеспечения безопасности работы предприятия.

К разряду ценных и всегда подлежащих защите относятся сведения, составляющие производственную или  коммерческую тайну сотрудничающих с организацией партнеров, заказчиков и клиентов.

В соответствии с основополагающими  принципами обеспечения безопасности информационных ресурсов предприятия  сведения могут быть: открытыми, т.е. общедоступными, используемыми в  работе без специального разрешения, публикуемыми в средствах массовой информации, оглашаемыми на конференциях, в выступлениях, интервью и т.п.; и  ограниченного доступа и использования, т.е. содержащими тот или иной вид тайны и подлежащими защите, охране, наблюдению и контролю.

Под информационными ресурсами, отнесенными к категории ограниченного  доступа к ним персонала и  иных лиц, подразумевается документированная  на любом носителе (бумажном, магнитном, фотографическом и др.) ценная текстовая, изобразительная или электронная  информация, отражающая приоритетные достижения в области государственной, экономической, предпринимательской  и другой деятельности, разглашение  которой может нанести ущерб  интересам государства или ее собственника.