Документационное обеспечение управления

При заключении любого договора (контракта) стороны должны брать  на себя взаимные письменные обязательства  по защите конфиденциальной информации другой стороны и документов, полученных при переговорах, и исполнению условий  договора.

Следовательно, в целях  определения состава защищаемых сведений и документов каждая организация  должна составлять и регулярно обновлять  соответствующие перечни, без которых  система защиты информации предприятия  не может функционировать. Важно, что  эти перечни носят индивидуальный характер для каждой организации  и отражают реальную информационную сферу направлений ее деятельности, требования собственника информации по ограничению доступа персонала к информации, составляющей интеллектуальную собственность предприятия.

Важно, что в отличие  от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен  специфическими технологическими этапами  и процедурами.

Выделяются следующие  основные этапы:

• получение разрешения на издание конфиденциального документа;
• установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;
• составление вариантов и черновика текста документа;
• получение разрешения на изготовление документа;
• учет подготовленного черновика конфиденциального документа;
• изготовление проекта конфиденциального документа;
• издание конфиденциального документа.

Указанные этапы характеризуются  не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы исполнителей с конфиденциальной информацией. Передача конфиденциальной информации в интересах  дела партнерам, посредникам, работникам государственных учреждений допускается  только в случаях, установленных  законодательством или соответствующим  пунктом в контракте, и только по их письменному запросу с указанием  конкретного состава и назначения требуемых сведений. Информация передается им также всегда в письменном виде за подписью руководителя предприятия  и с информированием об этом руководителя службы безопасности. Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается.

Общеизвестно, что в наибольшей безопасности находится конфиденциальная информация, не зафиксированная на каком-либо носителе. Риск потери ценной информации появляется немедленно при  возникновении мысли о необходимости  ее документирования. В связи с  этим система защиты конфиденциальной информации должна начинать функционировать  не после издания (подписания) конфиденциального  документа, а заблаговременно. Еще  до создания документа необходимо решить: является ли данная информация конфиденциальной и если да, то какой уровень грифа  конфиденциальности ей должен быть присвоен.

Руководители предприятия  и структурных подразделений, филиалов имеют право присваивать гриф конфиденциальности любому разрешенному для издания, но не включенному в  перечень документу, если это не противоречит действующему законодательству. Система  грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако позволяет четко организовать работу с документами, и в частности сформировать систему доступа к документам персонала.

Гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа  к традиционному, машиночитаемому  или электронному документу представляет собой реквизит документа, свидетельствующий  о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый  на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему. Грифы ставятся на всех экземплярах документа, учетных  и отчетных формах, черновиках, вариантах  и копиях, в которых содержится хотя бы один из конфиденциальных показателей.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней  грифа ограничения доступа, соответствующих  различным степеням конфиденциальности информации («Конфиденциально», «Конфиденциальная  информация», «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования», «Служебная информация»).

Гриф ограничения доступа, указываемый на документе, не сокращается  по написанию и под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и  иные условия его снятия. Гриф располагается  на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома), в правом верхнем углу. На электронных  документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах. Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничительные  пометы типа: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки»  и др. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется  сокращенное обозначение грифа  конфиденциальности, например: № 37к, 89ск, 97дсп.

Наиболее существенная особенность  документирования конфиденциальной информации, касающаяся уже непосредственно  технологических процедур изготовления самого документа, состоит в централизованном учете - присвоении единого учетного номера черновику и проекту будущего документа. Одновременно на еще не изготовленный  документ в службе документационного  обеспечения управления заполняется  комплект учетных карточек. Полученный черновиком документа учетный номер  будет сопровождать проект документа, а затем и сам документ в  течение его последующего «жизненного  цикла». Учету подлежат черновики  всех конфиденциальных документов, независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа.

Изменение или снятие грифа  конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем  сведений. Руководители всех рангов и  исполнители несут персональную ответственность за своевременное и правильное установление, изменение и снятие грифа конфиденциальности. Фактическое изменение или снятие грифа осуществляет должностное лицо, подписавшее (утвердившее) документ, а также руководитель предприятия.

Процедуры изменения и  снятия грифа конфиденциальности с  документов предприятия должны быть четко регламентированы.

При изменении или снятии грифа должностное лицо делает отметку  на самом документе и в сопроводительном письме: зачеркивает гриф или проставляет  новый, указав основания для выполнения этого действия, ставит подпись и  дату. В соответствии с этой отметкой делаются необходимые записи в учетной  форме документа. При необходимости  об изменении или снятии грифа  конфиденциальности с документа  сообщается заинтересованным организациям и предприятиям.

Технология обработки  и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной  и методической основе, призванной решать задачи обеспечения документированной  информацией управленческие и производственные процессы.

К обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие  серьезные требования, которые в  определенной степени гарантируют  решение указанных задач:

• централизация всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;
• учет всех без исключения конфиденциальных документов;
• операционный учет технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа;
• обязательный контроль уполномоченным должностным лицом правильности выполнения учетных операций;
• учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм;
• ознакомление или работа с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;
• обязательная роспись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников предприятия за сохранность носителя и конфиденциальность информации;
• строгий контроль выполнения персоналом введенных в организации правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательный для всех категорий персонала;
• систематические (периодические и разовые) проверки наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях и т.д., ежедневный контроль сохранности, комплектности, целостности и местонахождения каждого конфиденциального документа;
• коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;
• письменное санкционирование полномочным руководителем процедур копирования и размножения бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль технологии выполнения этих процедур. 
  

Список  используемой литература:

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту  фирмы (на основе ГОСТов РФ). Настольная книга для секретарей, бухгалтеров. – М.: Интел-синтез,1994.

2. Делопроизводство (организация  и технология документационного  обеспечения управления): Учеб. для вузов / Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина, Т.А.Быкова и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: 2000.

3. Илюшенко М.П. История  делопроизводства в дореволюционной  России. – М.:1993.

4. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение офиса:  Учеб. пособие для сред. проф. образования. – М.: Мастерство, 2000.

5.Составление и оформление служебных документов: Практ. пособие для

коммерческих фирм, общественных организаций и государственных  структур / Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – М.: 1999.

6. Стенюков М.В. Делопроизводство  в управлении персоналом: Образцы

документов. Рекомендации по составлению с юридической поддержкой. – М.: ПРИОР, 2001.

7. Стенюков М.В. Конспект  лекций по делопроизводству. –  М.: ПРИОР, 2002.

8. Теппер Р. Как овладеть  искусством делового письма. 250 писем  и записок в помощь менеджеру. – М.: 1994. 

 

Оглавление:

Введение 1

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии 2

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия 2

Этапы издания приказов и распоряжений 3

Инициирование издания приказа или распоряжения 4

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения 4

Подготовка проекта приказа или распоряжения 5

Таблица. 6

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц 9

Подписание приказа или распоряжения 12

Регистрация приказа или распоряжения 12

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей 14

Технологии  документационного обеспечения  управления 15

Организация документооборота 15

Технологии регистрации документов 19

Контроль исполнения документов 24

Список используемой литературы: 42

Содержание: 43