Документальное оформление и порядок начисления заработной платы работников с повременной оплатой

В соответствии со ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь штатное расписание является одним из локальных нормативных актов, определяющих трудовой распорядок для работников организации. Поскольку в соответствии со ст. 1 и 19 Трудового кодекса Республики Беларусь трудовой договор заключается по должностям, специальностям, профессиям и квалификации согласно штатному расписанию для соблюдения законодательства в организациях любых организационно-правовых форм должно быть утверждено штатное расписание.

Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, который содержит сгруппированный с учетом структуры управления организации перечень наименований должностей служащих и профессий, рабочих с указанием их количества по каждому наименованию, квалификации и размеров должностных окладов (ставок).

Прием на постоянную работу сотрудников с повременной оплатой труда в РУП «Беллифт» осуществляется согласно штатному расписанию (приложение 1). Штатное расписание утверждается генеральным директором РУП «Беллифт» в соответствии с необходимым количеством рабочих и служащих для полного осуществления производственно-хозяйственной деятельности организации.

Для управления организацией  необходим надлежаще организованный учет количественного и качественного   состава   работающих    –    численности   по      профессиям, специальностям, разрядам, полу, возрасту и другим показателям, а также использования рабочего времени каждым работником. Чтобы начислить работникам заработную плату, распределить ее по счетам бухгалтерского учета, проанализировать ее использование, составить статистическую отчетность, а также для других целей, необходимо вести учет личного состава работников предприятия. Учет личного состава, обеспечивающий получение необходимых данных о численности персонала, ведется в РУП «Беллифт» отделом кадров.

Основными документами по учету численности персонала, рабочего времени, выполненных работ, служащими основанием для начисления заработной платы работников с повременной оплатой труда в РУП «Беллифт», являются:

• приказы, распоряжения, нормативные акты, инструкции, положения об оплате труда и о премировании работников, разработанные организацией;
• табель учета рабочего времени, штатное расписание;
• копия свидетельства о рождении ребенка, справки с места учебы детей сотрудников для получения льготы по налогу на доходы физических лиц;
• листки нетрудоспособности;
• листки о простое, акты о браке, табели (справки) и приказы о работе в ночное и сверхурочное время и праздничные дни;
• приказы на предоставление работникам отпусков (очередных, учебных), на оплату дополнительных перерывов в работе кормящих матерей и др.;
• кредитные обязательства, исполнительные документы судов.

На основании поданного заявления о приеме на работу и заключенного трудового договора в организации издается приказ о приеме на работу.

Движение личного состава работников организации оформляется приказами:

• приказом о приеме на работу (приложение 2);
• приказом  о переводе на другую работу;
• приказом о предоставлении отпуска (приложение 3);
• приказом  о прекращении трудового договора (приложение 4);

Копии всех приказов, составленные отделом кадров, передаются в бухгалтерию РУП «Беллифт».

Если в штатном расписании предусмотрена должность материально ответственного лица (продавец, контролер-кассир и т.д.), то при приеме на работу на данную должность с ним заключается договор о материальной ответственности.

Каждому рабочему или служащему, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по заработной плате и учету труда. В случае увольнения или перевода на другую работу его табельный номер, как правило, не может использоваться в течение 1-2 лет. Включение в табель или исключение из него рабочих и служащих производится на основании первичных документов по учету кадров.

Сведения о приеме, перемещении и увольнении работников регистрируются на основании приказов в личных карточках и трудовых книжках работников. В личной карточке указываются: общие сведения о принятом на работу сотруднике (фамилия, имя, отчество; дата рождения; место рождения, образование и др. общие сведения, а также информация о воинском учете; назначении и перемещении работника; открытия и закрытия лицевых счетов.

Впервые принимаемому работнику оформляют трудовую книжку. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней. В нее вносятся сведения о работнике, о выполняемой им работе, а также о поощрениях и награждениях за успехи в работе. Взыскания в трудовую книжку не записываются. Трудовые книжки хранятся в организации и выдаются на руки работникам в день их увольнения.

В РУП «Беллифт» установлен свой трудовой режим. Контроль за его соблюдением ведется при помощи табельного учета. Он предполагает наблюдение за приходом на работу и уходом с нее, выяснением причин опозданий и неявок, получение данных о фактически отработанном времени, своевременное составление отчетности  о наличии и движении работников, использовании рабочего времени и состоянии трудовой дисциплины.

Оперативный учет использования рабочего времени  в РУП «Беллифт» ведут в Табеле учета рабочего времени (приложение 5). Табельный учет охватывает всех работников организации.

По каждому работнику в табеле ежедневно отмечают количество фактически отработанных часов, в том числе ночных, сверхурочных, дней простоев, неявок (по причинам), недоработанных дней (по причинам). Табель заполняется методом сплошной регистрации. Коды использования рабочего времени являются типовыми, они приведены в Инструкции по статистике численности работников и заработной платы.

По окончании месяца табель закрывается: в нем подсчитывают по каждому работнику количество дней явок на работу, количество отработанных часов. Табель подписывает руководитель структурного подразделения и передается в бухгалтерию. При повременной форме они являются единственным основанием для начисления заработной платы.

Рассмотрим порядок документального оформления оплаты отпускных. В соответствии с трудовым законодательством все работники предприятий имеют право на трудовые, дополнительные и социальные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.

Для начисления заработной платы за время отпуска основанием служит приказ директора РУП «Беллифт» по отпускам, в котором указаны его продолжительность и период, за который он предоставляется (приложение 7), составляется записка о предоставлении отпуска (приложение 8)

Из заработной платы производят удержания в строгом соответствии с налоговым и трудовым законодательством.  Для этого используются:

-  ведомости на выдачу аванса  за первую половину месяца (для  удержания аванса),

- ставки подоходного  налога  и обязательных страховых взносов  в Фонд социальной защиты населения (для удержания подоходного налога  и обязательных страховых взносов),

- исполнительные листы судебных  органов (для удержания алиментов  и др.),

- заявления работников (для удержания  сумм за товары, приобретенные  в кредит и проч.),

- приказы руководителя организации (на удержание сумм материального  ущерба и т.д.),

- погашение ссуды (займа) и процентов  по ссуде на индивидуальное  жилищное строительство, потребительские и другие нужды согласно кредитному договору,

- другие первичные документы  на удержание из заработной  платы (административные штрафы  на работников, наложенные соответствующими  органами и удерживаемые согласно  распоряжениям (актам) контролирующих органов и др.).

Проверенные документы по начислению и удержанию из заработной платы обрабатываются на компьютере с использованием бухгалтерской программы «ZARPLATA», где создается база данных по каждому работнику РУП «Беллифт».

Таким образом, документальное оформление основания для начисления заработной платы работников с повременной оплатой труда является необходимым условием для начисления заработной платы и производства удержаний из нее. Без документального обоснования ни одно начисление и ни одно удержание из заработной платы работника не производится. Для учета численности персонала, рабочего времени в РУП «Беллифт» составляются приказы, оформляются трудовые книжки, ведутся табели рабочего времени. Данные табелей по учету использования рабочего времени применяются для контроля и анализа трудовой дисциплины на предприятии, для расчетов с рабочими и служащими по оплате труда. При оплате труда по повременной форме оплаты труда они являются единственным основанием для начисления заработной платы работникам.

 

 

 

2.2. Порядок начисления заработной платы работников с повременной оплатой труда

 

 

Коллективным договором установлено, что оплата труда работников производится в соответствии с:

Положением об оплате труда рабочих, руководителей, специалистов и служащих РУП «Беллифт»;

Положением о премировании руководителей, специалистов, служащих РУП «Беллифт»;

Положением о порядке выплаты надбавок к заработной плате за стаж работы в отрасли жилищно-коммунального хозяйства и РУП «Беллифт».

Повременная оплата труда применяется при расчете заработной платы руководителей, специалистов и служащих, потому что они не производят конкретную продукцию, учитываемую штуками, мерами, килограммами и т.д. Их труд измеряется затраченным на свою работу временем.

Как было отмечено выше, основными документами для расчета заработной платы работников с повременной оплатой труда РУП «Беллифт» являются штатное расписание (приложение 1), табель учета рабочего времени, по которому определяют количество отработанных дней (часов) (приложение 5), данные приказов о движении рабочей силы (о приеме, увольнении (приложение 2) и др.).

Расчеты заработной платы работников с повременной оплатой труда РУП «Беллифт» отражаются в расчетных листках по зарплате (приложение 10), в которых по каждому работнику содержатся сведения, необходимые для начисления заработной платы: период, за который осуществляются расчеты по заработной плате, табельный номер и фамилия, имя, отчество работника, скидка на детей, разряд, оклад, структурное подразделение, занимаемая должность и другая информация.

В расчетных листках  в разделе «Начислено» отражаются все начисления по видам, в разделе «Удержания» - все удержания по видам, а также отражается сумма, причитающаяся к выдаче, или долг за работником. Справочно дается информация о суммах, облагаемых подоходном налогом с начала года, скидки по подоходному налогу, сумма начисленного и удержанного подоходного налога с начала года. Ежемесячные записи в расчетных листках позволяют накапливать данные о начисленной заработной плате, которые используются при расчетах за время отпуска, за дни болезни и т.п.

Второй экземпляр расчетного листка выдается рабочим и служащим.

Расчетные ведомости являются основанием для составления платежных ведомостей.

При повременной оплате труда заработная плата определяется умножением часовой (дневной) тарифной ставки на фактически отработанное количество часов (дней):

 

              ЗП = ЧТС * КОТР.ЧАСОВ,                                                     (2.1)

или ЗП = ДТС * КОТР.ДНЕЙ ,                                                       (2.2)

где ЗП – заработная плата за фактически отработанное время;

ЧТС – часовая тарифная ставка;

ДТС – дневная тарифная ставка;

  КОТР.ЧАСОВ - количество фактически отработанных часов;

  КОТР.ДНЕЙ    - количество фактически отработанных дней.

 

Рассмотрим пример расчета заработной платы инженеру-программисту I категории Лис Людмиле Анатольевне за март 2008 г.

В соответствии со штатным расписанием РУП «Беллифт» должностной оклад инженера-программиста I категории установлен в размере 806 000 руб. (приложение 1). Согласно табелю учета рабочего времени за март 2008 г. отдела программного обеспечения инженер-программист I категории Лис Л.А. проработала 120 часов при рабочих часах в марте 167,2 часа (приложение 11).

За неполный месяц работы ее заработная плата составила:

 

ЗП = (806 000 : 167,2) * 120 = 4820,574 * 120 = 578 469 руб. (приложение 10)

По Положению о порядке выплаты надбавок к заработной плате за стаж работы в отрасли жилищно-коммунального хозяйства и РУП «Беллифт» за соответствующий стаж работы в отрасли выплачивается надбавка к заработной плате. Пунктом 7 данного положения определено, что начисление и выплата надбавок за стаж работы в отрасли производится ежемесячно за фактически отработанное время, исходя из тарифной ставки (должностного оклада), установленной на последнее число месяца, за который начисляется надбавка.

С учетом стажа работы в РУП «Беллифт»  инженера-программиста I категории Лис Л.А. более 10 лет надбавка за стаж работы рассчитана в размере 15%: