Документальное оформление отпуска и служебных командировок

Введение

1 Теоретические основы  документального  оформления  отпуска и служебных командировок

1.1 Сущность или понятие  отпуска и служебных командировок

1.2. Порядок предоставления отпусков и служебных командировок

2. Анализ документального  оформления отпуска и служебных командировок

 в ООО «Компании ЮКОН-СЕРВИС»

2.1. Характеристика организации  ООО «Компании ЮКОН-СЕРВИС»

2.2 Особенности документального  оформления отпусков и служебных командировок в ООО «Компании ЮКОН-СЕРВИС»

3 Правовое регулирование отпуска и служебных командировок

в ООО «Компании ЮКОН-СЕРВИС»

Заключение 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Ежегодные отпуска относятся  к категории мер сохранения здоровья. Во время отпуска люди могут не только отдохнуть от работы, но и  избавиться от болезней, развившихся  от постоянного стресса на работе. Отдыхать человеку хочется всегда, поэтому и тема отпусков актуальна  во все времена. Причем проблема предоставления отпусков касается всех трудящихся слоев  населения от дворников и до руководителей  государства. При современной рыночной экономике в погоне за прибылью руководство организации зачастую добивается поставленных целей за счет ущемления прав работников, в том числе и в предоставлении отпусков. К тому же законодательство меняется довольно часто, некоторые работники просто не знают своих прав, чем нередко пользуются работодатели. Трудовые споры между работником и работодателем на сегодняшний день не редкость. Грамотное оформление документов при предоставлении отпусков – залог юридической значимости документа, так как только верно составленный документ в соответствии с действующим законодательством и с учетом всех делопроизводственных нормативов может служить доказательством, свидетельством. Отстаивать свои интересы приходится и работникам, и работодателям. В то же время специалистами кадровых служб не применяются унифицированные формы и (или) допускаются ошибки в их заполнении. В большинстве случаев их наличие определяется частыми изменениями нормативных правовых актов.

В настоящее время Унифицированные  формы документов, необходимые для  направления работника в командировку, утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работников в командировки.

Немаловажное замечание: за нарушение законодательства о  труде должностные лица могут  быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридические лица — от 30 000 до 50 000 рублей.

Работодателю необходимо учитывать, что отсутствие первичных  документов, на основании которых  совершаются хозяйственные операции, влечет взыскание штрафа в размере 5 000 руб., а если данное нарушение  совершено в двух и более налоговых периодах, то 15 000 руб.

Таким образом, кадровикам просто необходимо всегда быть в курсе как  основных положений о труде, в  том числе и о предоставлении отпуска, так и последних изменений  в законодательстве.

 

 

 

1 Теоретические основы  документального  оформления  отпуска и служебных командировок

 

1.1 Сущность или понятие  отпуска и служебных командировок

 

Отпуск – это свободное  от работы время в течение установленного законом количества дней. В трудовом законодательстве различаются следующие  виды отпусков: ежегодные (основные и  дополнительные), льготные (дополнительные отпуска женщинам, имеющим детей, участникам Великой Отечественной  войны), специальные (учебные, по временной  нетрудоспособности, беременности и  родам, по семейным обстоятельствам и др.).

   Видом времени отдыха являются ежегодные оплачиваемые отпуска (основные и дополнительные), которые предоставляются для отдыха за труд в течение определенного времени с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

   Для отдыха предоставляются и некоторые  льготные отпуска без сохранения заработной платы. Но они, как и специальные отпуска, регулируются специальными правилами.

   Ежегодный основной отпуск предоставляется всем работникам с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Право работников на отпуск не зависит от места работы, выполняемой трудовой функции, формы собственности, на основе которой ведется хозяйственная деятельность в организации, срока трудового договора. Правом на ежегодный оплачиваемый отпуск пользуются на общих основаниях совместители по совмещаемой работе; работники, заключившие трудовой договор на срок до 2 месяцев; работники, занятые на сезонных работах; работники, работающие  по трудовому договору у физических лиц; надомники.

   Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется  работникам на срок 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый  отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. К ним относятся:

- для инвалидов – не менее 30 календарных дней;

- для несовершеннолетних – не менее 31 календарного дня;

- для работников научно-исследовательских и культурно-просветительных учреждений – 36 или 48 рабочих дней;

- для учителей, преподавателей и руководящих работников общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального профессионального образования (в том числе дополнительного); для профессорско-преподавательского состава и руководителей  образовательных учреждений среднего и высшего профессионального образования (и соответствующего дополнительного образования), а также для руководящих и педагогических работников специальных дошкольных учреждений, в которых воспитываются дети с отклонениями в развитии, дошкольных образовательных учреждений санаторного типа – 56 календарных дней;

- для руководящих и педагогических работников дошкольных образовательных учреждений общего назначения и дошкольных групп школ, детских садов, образовательных (внешкольных) учреждений дополнительного образования, учебных, учебно-методических, , методических кабинетов (центров); для педагогов-организаторов, социальных педагогов, воспитателей, педагогов дополнительного образования, мастеров производственного обучения – 42 календарных дня;

для работников организаций  здравоохранения, осуществляющих диагностику  и лечение ВИЧ-инфицированных, а  также лиц, работа которых связана  с материалами, содержащими вирус  иммунодефицита человека, -36 рабочих  дней;

- для некоторых категорий работников, занятых на работах с химическим оружием, - 56 и 49 календарных дней;

- для государственных служащих – не менее 30 календарных дней; для прокурорских работников – 30 календарных дней, а для работающих в районах Крайнего Севера – 54 календарных дня, в приравненных к ним местностях – 46 календарных дней;

- для судей – 30 рабочих дней, а для работающих в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями – 45 рабочих дней.

    Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются следующим категориям работников.

   1. Работникам, занятым  на работах  с вредными и  (или) опасными  условиями труда:  на подземных  горных работах  и открытых  горных работах  в разрезах  и карьерах, в зонах  радиоактивного заражения, на  других работах, связанных с  неустранимым неблагоприятным воздействием  на здоровье человека вредных  физических, химических, биологических  и иных факторов. В соответствии с ныне действующим  списком таких работ продолжительность  этого отпуска установлена от 6 до 36 рабочих дней;

   2. Отдельным категориям  работников, труд которых связан  с особенностями  выполнения работы.

   Перечень  категорий работников, которым устанавливается  ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а  также минимальная продолжительность  этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством РФ.

  3. Работникам с ненормированным рабочем днем. Продолжительность дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день (не менее 3 календарных дней) определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации.

  В случае, когда такой отпуск не предоставляется, переработка сверх нормальной продолжительности рабочего времени с письменного согласия работника компенсируется как сверхурочная работа. Очевидно, что для этого работодатель в соответствии с ч. 3 ст. 91 ТК РФ должен вести учет времени, отработанного каждым работником с ненормированным рабочим днем сверх нормальной  продолжительности.

   Федеральными  законами предусмотрены дополнительные оплачиваемые отпуска и некоторым другим категориям работников:

- государственным служащим – за выслугу лет (в порядке и на условиях, определяемых федеральными законами и законами субъектов РФ;

- прокурорским работникам – 5, 10 и 15 календарных (а судьям – рабочих) дней в зависимости от срока службы;

- гражданам, подвергшимся радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, предоставляются дополнительные отпуска продолжительностью 21 и 14 календарных дней (в зависимости от местности) сверх других отпусков, в том числе удлиненных;

- гражданам, подвергшимся радиационному воздействию выше установленного уровня вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне в 1949-1963 годах, - 14 календарных дней.

    Организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами.

     В соответствии со ст. 120 ТК РФ продолжительных ежегодных основного и дополнительного оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Не рабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

    Отпуска без сохранения заработной платы  предоставляются по различным основаниям (не за труд). Некоторые из них –  для отдыха (льготные). Другие – для  определенных целей в связи с  определенными обстоятельствами (специальные). На эти отпуска не распространяются правила о ежегодных трудовых отпусках. Предоставляются они независимо от других отпусков.

    Законодательство  предусматривает ряд случаев, когда  работодатель по письменному заявлению  работника обязан предоставлять дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в том числе:

- участникам Великой Отечественной  войны, - до 35 календарных дней в году;

- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с происхождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;

- работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году;

- работникам в случае рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до 5 календарных дней;

- в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором (часть 2 статья 128 ТК РФ).

    В соответствии с частью 1 статьи 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Особенность этого отпуска состоит в том, что он предоставляется по просьбе работника и по усмотрению работодателя. Это значит, что работодатель не вправе направить работника в такой отпуск помимо его желания. В разъяснении Минтруда РФ от 27 июня 1996 года указанно, что вынужденные отпуска без сохранения заработной платы по инициативе работодателя законодательством о труде не предусмотрены. С другой стороны, работодатель  может  отказать в просьбе работнику. Вопрос об уважительности причин решается в  каждом конкретном случае с учетом всех обстоятельств.

Служебная командировка - поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы. Служебные поездки  работников, постоянная работа которых  осуществляется в пути или имеет  разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.

Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно  протекает в пути или носит  разъездной характер. Поездки таких  работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что  им можно не возмещать расходы, связанные  со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким  работникам возмещаются:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);