Документальное оформление отпуска и служебных командировок

Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной  валюте, связанных с командировкой  за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной  валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного  работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с  Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".

За время нахождения в  пути работника, направляемого в  командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке  и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным  актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке  и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным  актом для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника  с территории Российской Федерации  дата пересечения государственной  границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются  в иностранной валюте, а при  следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной  границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются  в рублях. Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника  в командировку на территории 2 или  более иностранных государств суточные за день пересечения границы между  государствами выплачиваются в  иностранной валюте по нормам, установленным  для государства, в которое направляется работник.

При направлении работника  в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых  Государств, с которыми заключены  межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении  государственной границы, даты пересечения  государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении  документов, подтверждающих факт вынужденной  задержки.

Работнику, выехавшему в  командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся  на территорию Российской Федерации  в тот же день, суточные в иностранной  валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату  суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным  актом, для командировок на территории иностранных государств.

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных  государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке  и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным  актом.

Расходы по проезду при  направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном  пунктом 12 настоящего Положения при  направлении в командировку в  пределах территории Российской Федерации.

Работнику при направлении  его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно  возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские  и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками в  случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Работнику в случае его  временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный  работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию  здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или  вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие  по временной нетрудоспособности в  соответствии с законодательством Российской Федерации. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных  в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос  на обязательное личное страхование  пассажиров на транспорте, оплату услуг  по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с  руководителем структурного подразделения  работодателя, в письменной форме.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В соответствии с ТК РФ работник один раз в год имеет право  на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Такой отпуск можно получить уже через 6 месяцев  работы на предприятии по договоренности с работодателем. Для отдельных  категорий работников предусмотрены  удлиненные и дополнительные отпуска.

При исчислении продолжительности  отпусков необходимо помнить, что если очередной отпуск предоставляется  в календарных днях, а дополнительный – в рабочих, необходимо установить единую продолжительность отпуска  в календарных днях, то есть продолжительность  дополнительного отпуска перевести  из рабочих – в календарные  дни.

В стаж работы, дающий право  на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается в основном фактическое  время работы и время, когда работник отсутствовал, но не по своей вине.

По уважительным причинам возможно предоставление отпуска без  сохранения заработной платы. Принуждение  работников к написанию заявлений  об отпуске без сохранения заработной платы незаконно.

Для людей, совмещающих работу с обучением, предусмотрены учебные  отпуска. Они бывают как оплачиваемые, так и неоплачиваемые. Основанием для предоставления учебных отпусков являются заявление работника и  справка-вызов из учебного учреждения.

Наиболее продолжительными являются отпуска, связанные с детьми - отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком, а так же отпуска работникам, усыновившим  ребенка. Последние два могут  предоставляться не только матери ребенка, но и отцу. Непосредственное предоставление отпуска производится на основе грамотно оформленной документации. Работник может выйти в отпуск не в любое  время, а только в заранее запланированное специальным документом. Очередность выхода в отпуск работников организаций фиксируется графиком отпусков. Этот документ является основанием для издания приказа о предоставлении отпуска работникам. Документирование процедуры предоставления отпусков начинается именно с составления графика.

Обычно график составляется по структурным подразделениям предприятия  уполномоченными должностными лицами (при подготовке проекта документа  должны учитываться пожелания работников, имеющих право на предоставление отпуска в удобное для них  время). Сотрудник отдела кадров обобщает полученные данные. После этого проект визируется руководителем соответствующего подразделения, согласуется с выборным представительным органом работников и утверждается руководителем предприятия  без издания специального приказа. Вводится в действие с 1 января того года, на который составлен, независимо от даты утверждения. Как правило, график отпусков оформляется с применением  унифицированной формы №Т-7.

При составлении графика  отпусков сотрудникам отдела кадров желательно для ознакомления с документом работниками ввести отдельную графу  с помощью организационно-распорядительного  документа, либо отдельный лист в произвольной форме.

Далее на основе графика  отпусков, а в иных случаях, непредусмотренных  в нем, на основе заявлений об отпуске  и подтвердительных документов издается приказ о предоставлении отпуска  работнику. С приказом работники  должны быть ознакомлены под роспись. Существуют две унифицированные  формы для приказа о предоставлении отпуска. Рациональнее использовать форму, предназначенную для одного работника (№Т-6), так как это более удобно при внесении данных.

О начале ежегодного оплачиваемого  отпуска работника необходимо известить  в письменной форме за две недели. Для этого можно направлять работнику  уведомление, с которым он должен быть ознакомлен так же под роспись, либо издавать приказ на две недели раньше отпуска.

Сведения из приказа вносятся в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника. После этого необходимо составить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику. Этот документ заполняется  не только работником кадровой службы, но и бухгалтером. На основании записки-расчета  производится выплата отпускных.

Одной из частых причин ущемления  прав сотрудников является незнание ими действующего законодательства. Поэтому работникам просто необходимо изучение хотя бы ТК РФ. Иногда нарушение  прав работников происходит не умышленно. Постоянное изменение трудового  законодательства приводит к ошибкам  по незнанию со стороны работников, ответственных за ведение кадрового  делопроизводства. Особенно часто это  встречается в небольших фирмах, не имеющих в штате юриста.

Нельзя забывать, что за нарушение законодательства о труде  предусмотрены штрафы и санкции. Неверно оформленный документ может  привести к серьезным правовым последствиям. Даже неграмотно составленное уведомление  о начале отпуска может иметь  правовые последствия, которые могут  негативно отразится и на должностном лице, и на деятельности всей организации в целом. Таким образом, кадровым работникам необходимо всегда быть в курсе последних изменений в законодательстве, касающемся как предоставления отпусков, так и в целом трудовых отношений.

К сожалению, российская законодательная  база имеет еще множество неурегулированных  вопросов, что приводит к неразберихе  и в документировании процедуры  предоставления отпусков работникам предприятий  и организаций.