Документальное оформление отпуска и служебных командировок

Основанием для предоставления таких отпусков является справка  из образовательного учреждения о том, что сотрудник обучается в  аспирантуре.

По статье 255 ТК РФ женщинам по письменному заявлению и в  соответствии с медицинским заключением  предоставляются отпуска по беременности и родам. Их продолжительность составляет 70 (в случае многоплодной беременности - 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов - 86, при  рождении двух или более детей - 110) календарных дней после родов. Отпуск исчисляется суммарно и предоставляется  женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов.

Отпуск по беременности и  родам предоставляется на основании  больничного листка, выданного соответствующим  медицинским учреждением. Выдача листка нетрудоспособности производится с 30 недель беременности единовременно  продолжительностью 140 календарных  дней (70 календарных дней до родов  и 70 календарных дней после родов).

После окончания отпуска  по беременности и родам, согласно статье 256 ТК РФ, женщина вправе обратиться к работодателю с заявлением о  предоставлении ей отпуска по уходу  за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

Если женщина желает прервать отпуск и выйти на работу, то она  должна подать заявление об этом. Ее выход на работу также оформляется  приказом или распоряжением работодателя.

В случае отказа ей в предоставлении прежней работы при возвращении  до истечения срока отпуска женщина  вправе предъявить в суд иск о  восстановлении ее на прежней работе.

На период отпуска по уходу  за ребенком, как и во время остальных  отпусков, за работником сохраняется  место работы (должность), а время  отпуска по уходу за ребенком засчитываются  в общий и непрерывный трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности (за исключением случаев досрочного назначения трудовой пенсии по старости).

Наличие в законодательстве отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком зачастую играют решающую роль в том, что беременным женщинам очень трудно устроиться на новую работу. Нередко работодатели отказываются принять в штат и  просто молодых женщин, боясь, что  в скором времени они могут  уйти в отпуск по беременности и  родам. Так что наличие предусмотренных  законодательством отпусков для  работников имеет двойственное значение: с одной стороны, отпуска, безусловно, необходимы и любимы работниками, но с другой стороны, факт их существования  иногда и отрицательно сказывается  на работниках, как, например, в рассмотренном случае.

Итак, законом предусмотрены  учебные отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуск работникам, усыновившим ребенка. Эти отпуска предоставляются  при каких-то определенных обстоятельствах, но иногда факт необходимости их предоставления сказывается отрицательно для людей  при поиске места работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Анализ документального  оформления отпуска и служебных командировок

 в ООО «Компании ЮКОН-СЕРВИС»

 

2.1. Характеристика организации  ООО «Компания ЮКОН-СЕРВИС»

 

Общество с ограниченной ответственностью «Компания ЮКОН-СЕРВИС», именуемое в дальнейшем «Общество», учреждено в соответствии с Гражданским  кодексом Российской Федерации, Федеральным  законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее Федеральный  закон) и другими нормативными актами, не противоречащими Гражданскому кодексу  Российской Федерации.

Оно считается созданным  как юридическое лицо с момента  его государственной регистрации  c 15 сентября 2003 года.

Общество имеет круглую  печать со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

Деятельность Общества осуществляется в соответствии с законодательством  Российской Федерации и Уставом  Общества.

ООО «Компания ЮКОН-СЕРВИС»  несёт ответственность по своим  обязательствам всем принадлежащим  ему имуществом.

Место нахождения Общества: Российская Федерация, г. Оренбург.

Почтовый адрес Общества: 460014, Российская Федерация, 460002 г. Оренбург, пер. Брыкина, дом 5 кв. 47.

            Фирменное наименование Общества:

Полное – Общество с  ограниченной ответственностью «Компания  ЮКОН-СЕРВИС».

Сокращённое – ООО «Компания  ЮКОН-СЕРВИС».

Основными видами деятельности Общества являются:

Розничная и оптовая торговля.

Общество осуществляет следующие  виды деятельности:

Торгово-закупочная деятельность с открытием магазинов и торговых точек любого типа.

Посредническая, комиссионная деятельность.

Снабженческо-сбытовая деятельность.

Производство и реализация товаров производственно-технического назначения.

Строительно-монтажные, ремонтно-строительные работы.

Строительство, реконструкция, капитальный ремонт жилых зданий и промышленных объектов, внутренних и наружных сетей.

Деятельность по производству и реализации строительных материалов, деталей и конструкций.

Коммуникационные работы.

Проектно-изыскательская, проектно-конструкторская  и проектно-сметная деятельность.

Автотранспортная деятельность по перевозке пассажиров и грузов, экспедиционному обслуживанию, погрузочно-разгрузочным и такелажным работам, услуги по хранению грузов.

Юридические услуги.

Столярные работы.

Приобретение, реализация и  хранение товарных нефтепродуктов (ГСМ), в том числе через торговую сеть АЗС.

Строительство, аренда, содержание и эксплуатация нефтебаз и передвижных  и стационарных станций. Осуществление  заправки ГСМ.

Бытовые услуги.

Гостиничные услуги.

Игорный бизнес.

Туристская и экскурсионная  деятельность.

Организация зрелищных мероприятий.

Дилерские услуги.

Брокерские услуги.

Риэлтерская деятельность.

Внешнеэкономическая деятельность.

Благотворительная деятельность.

Размер уставного капитала Общества равен 10000 (десять тысяч) рублей.

Ликвидация общества производится по решению общего собрания Участников, либо по решению суда, в случаях  и по основаниям, предусмотренным  Гражданским кодексом РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Особенности документального  оформления отпусков и служебных командировок в ООО «Компании ЮКОН-СЕРВИС»

 

Процедура предоставления отпусков работникам предприятия состоит  из издания следующих обязательных документов, для которых существуют унифицированные формы, утвержденные Госкомстататом РФ:

·  график отпусков

·  приказ о предоставлении отпуска

·  записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

При составлении документов необходимо опираться на действующее  трудовое законодательство. В первую очередь следует руководствоваться  главой 19 ТК РФ, а также другими  федеральными законами, регулирующими  предоставление отпусков.

При предоставлении отпуска  также могут издаваться и другие документы, унифицированные формы  для которых не существуют, но их обязательность прямо предусмотрена  законодательством. К таким документам можно отнести заявление об отпуске. Если отпуск запланирован графиком, нормативно-правовые акты не предусматривают обязанность  работников подавать заявление о  его предоставлении. Письменное заявление  подается тогда, когда работник просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное  графиком время. Например:

·  заявление о предоставлении отпуска до истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя (оговорено статьей 122)

·  заявление о замене части ежегодного оплачиваемого  отпуска, превышающей 28 календарных  дней, денежной компенсацией (статья 126 ТК РФ)

·  заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)

·  заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (статья 128 ТК РФ).

Существуют документы, которые  напрямую не упоминаются в законодательных  актах об отпусках, но на практике издаются в организациях по их усмотрению:

·  приказ об отзыве из отпуска

·  приказ о перенесении  отпуска 

·  извещение о начале отпуска

·  уведомление о разделении отпуска на части.

Для всех этих документов формы (состав реквизитов) определяются по усмотрению организации.

Одним из важнейших документов по предоставлению отпуска является график отпусков

График отпусков – это локальный нормативный акт организации, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году сотрудникам организации. Исходя из этого определения, назначение графика отпусков следующее:

1) установление очередности  предоставления ежегодных оплачиваемых  отпусков работникам в соответствии  с правилами, действующими на  предприятии;

2) информирование сотрудников  о планируемом времени предоставления  им ежегодных оплачиваемых отпусков.

Так же составление графика  отпусков необходимо бухгалтерам для  учета расходов на оплату труда. Составить  и утвердить график следует не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года.

При составлении документа  так же важно помнить:

1. Продолжительность отпуска не должна быть меньше, чем установлено законодательством (статья 115 ТК РФ). Следует обратить внимание на сотрудников, которым положен удлиненный или дополнительный отпуск. В случае разделения отпуска на части, хотя бы одна из его частей не должна быть меньше 14 дней (статья 125 ТК РФ).

2. В случае перенесения отпуска с согласия работника на следующий рабочий год отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (статья 124 ТК РФ).

3. Отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Поэтому необходимо проследить, не произошло ли у работника при этом смещение рабочего года Если при составлении графика отпусков у некоторых работников право на отпуск еще не наступило, также это следует учитывать.

Для графика отпусков предусмотрена специальная унифицированная форма №Т-7. В графе 6 указывается конкретная календарная дата начала отпуска, а не месяц, когда работник планирует использовать отпуск. Если отпуск разбивается на части, то в графах 5 и 6 унифицированной формы №Т-7 указываются отдельно даты начала каждой части отпуска. Необходимо обратить внимание на то, что колонка 7 – «Фактическая дата отпуска» остается незаполненной до выхода работника в отпуск. А колонки 8 и 9 – «Перенесение отпуска» могут оставаться пустыми, если сотрудник использует отпуск в соответствии с запланированными изначально в графике датами. В 10-й графе «Примечания» можно делать отметки, необходимые отделу кадров или бухгалтерии. После заполнения формы №Т-7, происходит согласование и утверждение документа. Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом организации, то целесообразно согласовать его проект с руководителями структурных подразделений. Свою визу на проекте графика отпусков также должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именно бухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных. Затем документ визируется руководителем кадровой службы и передается на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу.

В случае если работник будет  предупрежден о начале отпуска позднее, чем за 2 недели, либо ему вовремя  не выплатили отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику  отпуск на другой согласованный с ним срок. При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника и работодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О внесении изменений руководителем предприятия издается приказ. Таким образом, в качестве основания для предоставления отпуска, срок которого был изменен в установленном ТК РФ порядке, является, наряду с заявлением работника на отпуск, приказ о внесении изменений в график отпусков. Обстоятельства, вследствие которых возникла необходимость в издании такого приказа, должны быть документально подтверждены.

Наиболее массовым документом-основанием является заявление - документ, адресованный должностному лицу учреждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему.

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги в соответствии с  установленной предприятием формой (образцом) и подписывается лично  человеком, подающим заявление.

Для придания заявлению юридической  силы этот документ должен быть адресован  руководителю организации (должностному лицу — представителю работодателя) с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявление обязательно  должно содержать сведения о его  авторе с указанием должности, инициалов  и фамилии. Необходимо указание вида документа — слово «заявление». Текст документа должен содержать  предмет или причину составления  заявления. Кроме того, важнейшими реквизитами  заявления являются дата составления  и собственноручная подпись работника.