Документальное оформление отпуска и служебных командировок

Заявление на отпуск - это  документ, содержащий просьбу работника  о предоставлении ему отпуска  определенного вида и продолжительности. Функциональное назначение рассматриваемого заявления состоит в инициации  процедуры предоставления работнику  отпуска, с последующим изданием приказа о предоставлении отпуска.

Заявление на отпуск необходимо писать в следующих случаях:

·  предоставление отпуска  сотрудникам, недавно принятым на работу (отпуск для них не предусмотрен в графике, так как он утвержден  был раньше)

·  предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска тем, кто  имеет на него право до истечения  шести месяцев непрерывной работы в организации (часть 3 статьи 122 ТК РФ).

·  компенсация части  отпуска, превышающей 28 дней (статья 126 ТК РФ)

·  предоставление неиспользованного  отпуска (или компенсации за него) с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)

·  получение всех видов  неоплачиваемых отпусков (статья 128 ТК РФ)

·  предоставление учебного оплачиваемого отпуска (статья 173,174 ТК РФ)

В заявлениях на отпуск в  тексте обязательно указание вида отпуска, периода работы, за который он предоставляется, даты начала и окончания отпуска.

Важным моментом так же является то, что при подготовке заявления о предоставлении отпуска  к нему обязательно следует приложить  документы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя:

1. отпуск по беременности  и родам - листок нетрудоспособности;

2. отпуск в связи с рождением ребенка (по уходу за ребенком) - свидетельство о рождении ребенка;

3. учебный отпуск - справка-вызов  из образовательного учреждения;

4. отпуск за стаж работы (предоставляется отдельным категориям  работников в соответствии с  федеральным законодательством) - справка  о подтверждении стажа (выписка  из личного дела).

Многие организации разрабатывают  для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в  котором работник заполняет только переменные данные. Заявление пишется  в одном экземпляре. На заявлении  проставляется виза руководителя структурного подразделения.

Виза – это реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа.

Таким образом, заявление  о предоставлении отпуска является одним из оснований для издания  приказа о предоставлении отпуска  работнику. Написание заявления  необходимо в случаях, не предусмотренных  графиком отпусков (так как график уже сам по себе является достаточным  основанием для издания приказа). К заявлению необходимо прилагать  документы, подтверждающие право работника  на соответствующий отпуск.

Приказ о предоставлении отпуска - это документ, на основании  которого фиксируется факт предоставления работникам предприятия отпусков. Приказ на отпуск издается руководителем предприятия, а распоряжение о предоставлении отпусков - другими уполномоченными руководителем предприятия должностными лицами. К числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся:

·  график отпусков;

·  заявление о предоставлении отпуска;

·  записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

Заявление о предоставлении отпуска необходимо в тех случаях, когда работник выходит в отпуск в иное время, не совпадающее с графиком отпусков.

Уточним, что приказом документируется  факт предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так  и других видов оплачиваемых и  неоплачиваемых отпусков. Порядок предоставления отпусков работникам предприятия - их виды, продолжительность, размер, очередность, исчисление и др. - определяется в  соответствии с главой 19 ТК РФ, а  также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации  и трудовых договоров, заключенных  с соответствующими работниками. Данный вопрос был подробно рассмотрен в  предыдущей главе.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной  учетной документации по учету труда и его оплаты приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке работника и производится расчет заработной платы.

Рассмотрим обязательные реквизиты, используемые в приказе  о предоставлении отпуска.

1. Код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору  предприятий и организаций (ОКПО).

2. Код формы документа  проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой  документации 

3. Наименование организации  должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах 

4. Наименование вида документа

5. Датой приказа является  дата его подписания

6. Регистрационный номер  документа 

7. Заголовок к тексту  включает в себя краткое содержание  документа. 

8. Текст приказа

9. Подпись – реквизит  документа, представляющий собой  собственноручную подпись полномочного должностного лица. В состав этого реквизита входят:

·  наименование должности  – Вице-президент по работе с  персоналом

·  личная подпись

·  расшифровки подписи 

10. Виза об ознакомлении  работника с приказом содержит:

·  слова «С приказом работник ознакомлен»

·  личную подпись работника

·  дату ознакомления

Проставления дополнительных удостоверяющих реквизитов (печати) приказ не требует.

Срок хранения приказов — 75 лет.

Уведомление об отпуске - это  документ, основная задача которого извещение (предупреждение) работника о времени  начала ежегодного оплачиваемого отпуска. В форме уведомления работодатель также может предложить работнику разделить отпуск на части, что предусмотрено статьей 125 ТК РФ. В соответствии со статьей 123 ТК РФ работник должен быть уведомлен о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее, чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска. Уведомление об отпуске не нужно составлять в том случае, если работник идет в отпуск по заявлению.

В случае отказа работника  от ознакомления с уведомлением составляется соответствующий акт.

Основная задача уведомления об отпуске - это извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Записка-расчет о предоставлении отпуска - это документ, предназначенный  для подтверждения факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого  отпуска и подготовки расчета  выплат, причитающихся ему за период отпуска.

При направлении в командировку нужно оформить:

- служебное задание (форма N Т-10а);

- приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме N Т-9 или Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма N Т-10).

Эти документы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Служебное задание, как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:

- информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);

- место командировки (государство, город и название компании);

- срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);

- наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;

- основание для командирования.

На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении  из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет  о выполнении задания. Делает это, как  правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.

  В соответствии с п. 6 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749 (Положение о служебных командировках), цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель.

  Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 для составления служебного задания предусмотрена унифицированная форма №Т-10а. Служебное задание является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку и оформления командировочного удостоверения. В графе "Наименование организации" должно быть указано название организации в соответствии с учредительными документами. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) приводят ниже полного наименования или сразу после него.

 В служебном задании  указываются фамилия, имя, отчество  командируемого работника, его  структурное подразделение и  должность.

 Начало командировки  определяется в соответствии  с датой отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства от места постоянной работы. Указывается также продолжительность командировки, организация-плательщик, за счет которой финансируется командировка (организация, которая направляет работника в командировку либо которая принимает), основание принятого решения о служебной командировке. Это может быть служебная записка руководителя структурного подразделения, договор с организацией, куда работник направляется, график производства работ и т.д. Кроме того, кратко излагается цель задания - суть поручения работодателя командируемому работнику.

 По возвращении из  командировки работник излагает, какую работу он выполнил в  рамках командировки, и ставит  свою подпись. Ниже подписи  работника руководитель структурного  подразделения пишет заключение  о выполнении задания (выполнил  ли работник задание), расписывается  и ставит дату. Заполнение графы  "Составление отчета" является  обязательным. Работник должен составить  отчет в течение трех дней  со дня возвращения из командировки.

  Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 предусмотрены унифицированные формы №Т-9 и №Т-9а приказа о направлении работника (или работников) в командировку.

  Однако в Положении о служебных командировках, определяющем документы, которые необходимо составлять до отбытия в командировку (служебное задание, командировочное удостоверение, авансовый отчет и отчет о выполненной работе), отсутствует указание на оформление приказа.

  В соответствии с п. 7 Положения о служебных командировках на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них).

  Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, после чего вручается работнику и сохраняется им в течение всего срока командировки. При этом фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о датах приезда в место командировки и выезда из него, которые проставляются в командировочном удостоверении. Данные отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник

  Командировочное удостоверение составляется по форме №Т-10. В нем указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами. Также в него вносятся фамилия, имя и отчество работника, его структурное подразделение и должность. Необходимо также отразить цель командировки (в соответствии со служебным заданием), количество дней командировки (не считая времени нахождения в пути), указать даты ее начала и окончания. В командировочном удостоверении указываются реквизиты паспорта или заменяющего его документа. Подписывает командировочное удостоверение руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

 На оборотной стороне  командировочного удостоверения  ставится дата, когда работник  отбыл в командировку. Дата выбытия  заверяется подписью уполномоченного  лица (работника кадровой службы, бухгалтера, начальника соответствующего  структурного подразделения или  руководителя организации) и печатью  организации. По прибытии в  место командировки в командировочном  удостоверении ставится дата  прибытия и заверяется аналогично. Если работник в течение командировки  перемещается в разные территориальные  пункты в рамках выполнения  одного поручения, то прибытие  и выбытие из мест назначения  также заверяются подписью уполномоченного  лица и печатью. Последняя отметка  в командировочном удостоверении  отражает прибытие в место постоянной работы.

  В случае болезни работника в период командировки на основании представленного листка временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности согласно п. 25 Положения о служебных командировках. Соответственно, эти дни в табеле будут отмечаться буквой "Б".